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exercices (mardi 22 avril 2014)

Consolider les données (Calc)

Cet exercice, réalisé sur OpenOffice Calc, est également disponible dans une version Excel.

Il a été nécessaire de « dédoubler » l’explication, car les deux programmes présentent, dans le cas présent, des différences d’interface significatives.

Néanmoins, dans la logique générale, les principales étapes ainsi que la finalité de la procédure sont identiques sur les deux applications.

Afin de ne pas charger les supports, j’ai préféré établir une liaison entre les deux tutos. Il vous faudra donc commencer l’exercice avec le début de l’explication sur le support Excel : allez-y dès maintenant. Vous trouverez ensuite un lien que vous reconduira ici au bon moment.

Organiser les fichiers

Vous avez donc ouvert vos trois fichiers (après avoir complété celui d’Emilie). Vous devriez avoir un groupe « OpenOffice Calc » dans la barre de tâches. En cas contraire cliquez sur chacun d’eux en maintenant la touche « CTRL » enfoncée.

Faîtes un clic droit de la souris sur ce groupe et sélectionnez l’option « Mosaïque horizontale ».

Les trois fenêtres se superposent à l’écran.

Créez ensuite un nouveau fichier :

Recommencez la même opération pour afficher à nouveau le groupe complet à l’écran :

Placez-vous ensuite sur la première feuille de votre document vierge et, après avoir fait un clic droit sur l’onglet, puis « Renommer la feuille... » tapez ce nouveau nom : « Récapitulatif_janvier 2009 » :

Placez-vous, ensuite, sur la feuille d’Annie et faîtes encore un clic droit sur l’onglet. Cette fois-ci, choisissez l’option suivante :

Une boîte de dialogue apparaît alors à l’écran :

Cliquez sur cette liste et sélectionnez « Sans nom1 » ; il s’agit du classeur vierge dans lequel vous venez de renommer la première feuille.

Après cela cliquez sur OK pour valider le déplacement.

Vous constatez que la feuille « Annie... » a bien été déplacée dans le quatrième classeur.

Recommencez la même opération pour la feuille « Emilie... »

Ainsi que celle de Bertrand.

Le but étant d’arriver à ce résultat : sur le dernier document ouvert se trouvent désormais les quatre feuilles de calcul : celles des trois intervenants et une vierge, intitulée « Récapitulatif... »

Placez-vous, justement, sur la cellule A1 de la feuille « Récapitulatif_janvier 2009 » puis passez par le menu « Données / Consolider... »

Sur l’assistant, cliquez sur le bouton « Options » :

Cochez ensuite les cases « Étiquettes de ligne » et « Étiquettes de colonne »

Puis cliquez sur le bouton « Réduire » placé dans l’alignement de la rubrique « Plage de données source »

Cela a pour effet de réduire l’assistant afin de reprendre plus facilement la main sur votre classeur.

Cliquez sur l’onglet « Emilie... » :

Sur cette feuille de calcul, sélectionnez les plages de cellules suivantes (les deux premières colonnes du tableau) :

Reprenez la main sur l’assistant en cliquant sur ce bouton :

Important : cliquez sur « Ajouter ».

Observez le champ « Plages de consolidation » : vous venez d’insérer les données de la feuille « Émilie... » dans l’assistant.

Il faut recommencer la procédure pour les deux autres intervenants ; passons, par exemple à Bertand :

Il suffit, éventuellement de redéfinir la plage de cellules qui sera intégrée en la sélectionnant ...

Mais attention : il ne faut pas oublier de cliquer sur le bouton « Ajouter » et vérifier que la référence de cellules figure bien dans le champ « Plages de consolidation » avant de passer à la feuille suivante.

Normalement, après avoir renouvelé la manipulation complète pour la feuille « Annie... », vous devriez obtenir le résultat suivant :

Cliquez sur le bouton « OK ».

Le total des dépenses de nos trois intervenants apparaît, poste par poste, sur la feuille « Récapitulatif... »

Même si un poste est répété plusieurs fois sur une ou plusieurs feuilles de calcul, la consolidation permet de rassembler tout cela à la finale de façon synthétique.

Vous comprendrez donc qu’il est extrêmement important, pour cela, que les intitulés soient rigoureusement formulés de façon identique (d’où l’intérêt du remplissage automatique).

Il ne reste alors plus qu’à effectuer quelques petits ajustements de mise en page :

 

Version Calc

 
 

Documents de travail