Lilapuce
 

supports (mercredi 10 mars 2010)

Document maître (OOo) [2] : lier des fichiers

Résumé de l’étape précédente : un document maître permet de rassembler dans un seul fichier plusieurs fichiers séparés. Il est nécessaire de regrouper tout les fichiers dans le même dossier. La création d’un document passe par le menu « Nouveau/Document Maître ». Mieux vaut importer les styles d’un modèle afin d’harmoniser la présentation.

Alors, on l’enregistre ce fichier ?

Je rappelle que, pour l’instant, notre fichier « Document maitre » n’est pas encore enregistré. Par conséquent, ce dernier apparaît toujours avec la mention « Sans nom ... » dans la barre de titre. Il est nécessaire de préciser cette information, dans la mesure où nous aurons à manipuler plusieurs fichiers et qu’il faudra passer d’une fenêtre à une autre et donc bien identifier chacune d’elles.

Nous n’avons encore quasiment rien fait de notre document maître, si ce n’est importer les styles du modèle. Nous l’enregistrerons après avoir exploré et validé les principales fonctionnalités de ce type de fichier. Considérons que le peu d’empressement à enregistrer notre travail se justifie, dans ce cas, d’un point de vue pédagogique : il est inutile d’enregistrer tant que nous n’en sommes qu’aux étapes de repérage. En cas d’erreur, dans ce cas, mieux vaut recommencer depuis le début, afin de conserver le cheminement logique des procédures.

Précisons que tout ce qui est présenté ci-dessous s’appliquerait de façon identique si le modèle avait été enregistré.

Par conséquent, à partir du moment où vous connaîtrez le fonctionnement du document maître, rien ne vous empêche d’enregistrer votre fichier le plus tôt possible, comme vous avez certainement l’habitude de le faire.

Lier les fichiers au document maître

Nous pouvons maintenant commencer l’insertion des documents.

Depuis le navigateur, je clique sur le bouton « Insérer »…

… et je maintiens le bouton de la souris enfoncé afin de dévoiler les options, parmi lesquelles je sélectionne « Fichier » :

Après avoir, le cas échéant, navigué jusqu’au bon dossier, je sélectionne ensuite le premier fichier de la liste, puis je clique sur « Insérer » :

Le texte s’insère dans le document maître.

Première constatation : le style de « Titre 1 » s’est automatiquement actualisé à partir des styles importés depuis le modèle ; lequel modèle, rappelons-le, défini notamment que « Titre1 » s’affiche en couleur, heu... disons, vert canard, alias « Turquoise 6 ».

Un rapide coup d’œil sur le bas de la page me confirme, que le style « Titre 2 » (texte mauve, alias « Sun2 ») a été également employé sur le document d’origine. Il en est de même pour la numérotation automatique, placée en pied de page.

J’observe à présent le navigateur : le nom du fichier inséré se trouve mentionné au dessus de « Texte » :

Retour sur le texte : je constate une mise en forme particulière, sur ce paragraphe encadré avec un arrière-plan tramé.

L’ami Charlie (puisqu’il s’agit de Charlie) nous a créé, sur le document d’origine, un style de paragraphe personnalisé appelé « Questions ». Sacré Charlie.

Dans la mesure où ce style ne figure pas dans notre modèle de document, il apparaît bien dans sa mis en forme d’origine ; mais il m’est impossible de prendre la main dessus. En tous cas, le sélecteur de style, qui affiche l’intitulé en gris, refuse de passer le paragraphe dans un autre style.

En réalité, le document est structuré de façon incohérente avec notre modèle.

Il semble que, du point de vue de la logique des niveaux de titres, ce style personnalisé « Questions » s’intercale entre le titre de niveau 1 et celui qui apparaît actuellement en tant que titre niveau 2.

Autrement dit, pour remettre les choses d’aplomb, il va falloir remplacer « Questions » par « Titre 2 » et abaisser d’un niveau l’actuel titre 2.

Essayons, par exemple, d’utiliser l’outil « Mode tout remplir » pour faire cela directement depuis le document maître.

Je clique sur le style « Titre 2 » (depuis la palette « Styles et formatage »), puis je prend l’outil « Mode tout remplir » ; jusque là tout va bien, comme d’habitude…

… mais lorsque je tente de passer le style « Question » en style « Titre 2 », je me rends compte que le programme refuse la commande. L’outil caractéristique (en forme de pot de peinture) n’apparaît même pas. Impossible, là encore, de prendre la main sur ce paragraphe, ne serait-ce que pour changer le style :

Déduction logique : il est impossible, depuis un document maître, de modifier un texte inséré dans ce dernier. Ceci vaut, pour la structuration (passer d’un niveau de titre à un autre) mais c’est le cas également pour le contenu. Essayez de corriger le texte et vous constaterez que le programme refuse de vous obéir.

Voilà déjà un enseignement important qu’il nous faudra garder à l’esprit jusqu’à la fin de ce tuto.

Continuons notre expérimentation : essayons d’ajouter à notre modèle le deuxième texte du projet.

Je clique sur « Texte », afin de m’assurer que ce deuxième texte viendra bien à la suite du premier…

… puis, comme tout à l’heure, à l’aide du bouton « Insérer/Fichier »…

… j’appelle l’explorateur pour sélectionner le document :

Je valide par « Insérer », après quoi je constate que le deuxième document a bien été intégré au document maître, à l’emplacement souhaité.

Là encore, des styles de niveaux de titres du document d’origine ont bien été reconnus et automatiquement actualisés à partir du style du document maître (« Titre 1 » en vert et « Titre 2 » en violet) :

Là encore, la numérotation automatique s’est activée, mais, cette fois-ci, elle ne correspond plus à celle du document d’origine, puisque celle qui s’affiche actuellement à l’écran prend en compte les pages du premier document :

Enfin, en sixième page (ci-dessus), je constate que Gabriel (auteur de ce deuxième texte) a structuré son document avec au moins trois niveaux hiérarchiques de titres, puisque figure un « Titre 3 » en marron (nous y reviendrons un peu plus loin).

La double apparence du navigateur

Voyons à présent une fonctionnalité qui a été furtivement évoquée lors de l’étape précédente : je clique sur le bouton « Basculer » du navigateur :

Ceci a pour effet d’afficher l’apparence du navigateur, tel qu’il apparaît dans un document ordinaire (voir support).

On y trouve, notamment, la liste des toutes les occurrences de styles de titres employés dans le document maître ; par conséquent, les titres du premier et du deuxième fichier.

Cela permet donc, par double-clic, de naviguer d’un titre à un autre…

… comme avec un sommaire ; ici, par exemple, un titre de niveau 2 :

Et là …

… ce titre de niveau 3, comme nous l’avions déjà remarqué :

Or, en observant un peu plus attentivement le texte de Gabriel, je remarque que figure au moins une occurrence d’un style « Titre 4 ».

Un rapide coup d’œil sur le navigateur me permet de vérifier que ce titre n’y figure pas.

Cela signifie tout simplement que, pour l’instant, mon document maître ne permet pas d’afficher dans le navigateur tous les styles de titre disponibles.

Pour régler cela, il suffit (comme nous l’avions vu) de cliquer sur le bouton « Niveau de titres affichés » et de sélectionner « 4 » :

Désormais, le navigateur affiche tous les titres :

Je décide de terminer ce tour d’horizon en insérant le troisième fichier du projet. Pour cela, il me faudra retrouver l’apparence du navigateur du document maître, puisqu’en l’état, aucun bouton ne me permet d’effectuer la commande.

Je clique donc à nouveau sur le bouton « Basculer » :

Afin d’appeler l’explorateur de fichiers (après avoir cliqué sur « Texte) :

Je sélectionne le texte de Sherleena :

Je valide par « Insérer » et voilà ; tout est désormais intégré :

Aperçu :

Cela commence à prendre forme.

Vous pourriez, en l’état, enregistrer votre document maître. Je vous suggère, au contraire de le fermer sans l’enregistrer et de tout recommencer depuis le début.

Vous verrez, pris dans le fil de l’action (sans les explications), cela ne vous prendra que quelques minutes.

Prochaine étape éditer et corriger les fichiers à partir du document maître.


 

Autres supports
de l'atelier Bureautique

 

L'atelier «Bureautique»