Lilapuce
 

supports (jeudi 6 décembre 2007)

Les styles, petit blabla

Cet article a été rédigé avant la mise en ligne de l’exercice complet et détaillé qui traite de façon beaucoup plus approfondie, du même sujet. Il peut être considéré comme une introduction générale aux styles.

Ah ! voilà LE gros morceau de Word (et autres traitements de texte).

En y regardant de près, on se rend compte que beaucoup de fonctionnalités avancées de Word sont basées sur les styles.

En préambule, dites-vous bien que la gestion des styles devient indispensable dès lors que vous traitez d’une part, des documents "verbolumineux" (à la fois verbeux et volumineux) et, d’autre part, s’ils sont structurés de façon logiques (j’y reviens un peu plus loin).

Donc vous serez, a priori, particulièrement intéressés par les styles, si vous êtes amenés à sévir dans les domaines tels que l’éducation, l’associatif, l’administration, la communication, le conseil, la politique, l’informatique etc. (il paraît qu’il en existe même qui font tout ça à la fois !).

Si vous utilisez votre traitement de texte pour taper de la poésie ou pour envoyer tous les 3 ans un courrier à votre percepteur à partir d’un modèle de page simplifié, vous pouvez sans problème laisser passer les styles à côté de vous dans le flux général des affaires courantes, comme si de rien n’était. Ne soyez pas trop intimidé par l’exaltation qu’il m’arrive parfois d’exprimer à propos de ces fameux styles.

Pour l’instant, contentons-nous de présenter la démarche adoptée lors de notre atelier :

- Nous avons ouvert un texte, un exrait d’un vieux machin trouvé sur Internet, il y a quelques années (CNIL_vrac.rtf) et que vous trouverez en bas de cette page. Ce texte est structuré, d’un point de vue logique, avec des titres "Chapitre 1", "Chapitre 2", des sous-titres et du texte courant ; de plus ce texte est exempt de toute mise en forme.

- Comme nous le verrons, la notion de paragraphe est très importante dans la gestion de style. Par conséquent nous devons avoir une bonne visibilité pour repérer les "retours chariots" par la touche Entrer du clavier (symbolisés par le caractère "pied de mouche" ). Affichons donc les caractères invisibles (barre d’outils de mise en forme).

- Plaçons notre point d’insertion dans le paragraphe "Chapitre 1" puis appliquons le style "Titre 1" à l’aide de la zone de style (voir ci-dessous).

- Le texte est passé immédiatement dans une mise en forme différente (plus gros, plus gras, police Arial, etc.) C’est un titre, quoi.

- En gardant le point d’insertion dans ce paragraphe ainsi modifié et en observant la fenêtre de style on remarque qu’il est indiqué "Titre 1".

- Plaçons le point d’insertion sur la lignes qui comporte le texte "Chapitre 2" appliquons à nouveau le style "Titre 1" : même mise en forme que précédemment. Rien d’étonnant à cela, car il s’agit du même « niveau logique » ; il est question, dans les deux cas de titrer un chapitre.

- Plaçons-nous, cette fois-ci, dans le paragraphe "La nécessaire protection ..." (attention, il s’agit bien de placer le point d’insertion et non de sélectionner des caractères). Appliquons le style "Titre 2" : nouvelle mise en forme, avec un caractère plus petit que le style "Titre 1" et en italique.

- Appliquons également le style "Titre 2" sur le texte "L’annuaire universel".

- Appliquons le style "Liste à puce" aux cinq dernières lignes du texte.

- Modifions la couleur du style "Titre 2" : attention, il est important que ce soit bien le style Titre2 qui soit modifié ; pour cela aller dans le menu Format / Styles et cliquer sur le style "Titre 2" puis, cliquez sur le bouton "Modifier" (il peu y avoir des différences d’interface selon votre version de programme mais la logique reste la même). Changez la couleur (en passant éventuellement par le bouton "Format/ Police"). Superbe : l’autre paragraphe "Titre 2" change également de couleur.

A partir de Word 2000, la gestion des styles se fait par l’intermédiaire du "Volet Office" placé à droite de la fenêtre. Très important : c’est là qu’il faut modifier les styles, faute de quoi, Word commencera à délirer en créant des nouveaux styles à tour de bras. On risque d’être rapidement noyé par cette surabondance de styles non maîtrisés et de perdre toute l’efficacité de la démarche.

Sur les versions plus anciennes de Word, un seul salut (enfin, si on peut dire...) : Menu Format / Styles / Une boite de dialogue surgit. Sélectionnez dans la liste de gauche le style à modifier puis cliquez sur le bouton "Modifier". Ensuite… bienvenue dans l’empilade des boîtes de dialogue ! Gardez en mémoire que vous êtes là pour changer votre style et que tous passe par le bouton format de la boite de dialogue des styles (les deux rubriques importantes sont : police et paragraphe). Quand vous avez à répondre à une succession de boîtes de dialogue, pensez à valider la boîte de dialogue « du dessus » avant de passer à celle qui est en-dessous (et d’abord pourquoi elle vous intéresse celle qui est en dessous ?)

- Plaçons notre pointeur sur un des paragraphes parmi lesquels nous ne sommes pas encore intervenus. Cliquons. Nous constatons que la fenêtre de styles indique "Normal". Qu’est-ce que c’est que ce "Normal" ? Eh bien c’est le style par défaut proposé par Word. C’est à partir de ce style générique (et horriblement laid) que sont constitués tous les autres styles. Donc, même quand vous ne gérez pas les styles, Word le fait pour vous. Autant prendre les choses en main, non ?

- Non seulement on peut modifier les styles prédéfinis de Word, mais en plus on peut créer ses propres tyles personnalisés. Par exemple, pour créer le style "références" il faut cliquer sur le bouton "Nouveau Style" du volet Office. Il ne reste plus qu’à le nommer, puis à indiquer les propriétés : Police : Georgia, C12, ital, aligné à droite, espace avant : 6pt, espace après : 12pt, retrait gauche 2cm.

- Appliquons ensuite ce nouveau style aux deux premières lignes de notre texte.

Voilà, on a vu l’essentiel ; alors pour récapituler :

- Les styles permettent de baliser des niveaux logiques de textes (par exemple les titres, les tableaux, les listes, etc.)

- Il est préférable de faire correspondre le niveau logique de votre texte avec celui proposé par les styles de votre traitement de texte.

- En plus des nombreux styles proposés par le traitement de texte, il est possible de créer ses propres styles personnalisés

- Une fois les styles appliqués, il y a donc une correspondance entre la structuration logique et la mise en forme du texte. Cela se traduit par une redoutable efficacité : en changeant les propriété d’un style on modifie immédiatement la mise en forme de tous les textes auxquels on a précédemment appliqué ce style.

- Concrètement, si vous devez créer des styles personnalisés, vous n’aurez, la plupart des fois que deux grandes catégories de propriétés à renseigner :

  • 1) le format de Police (dessin de caractère, taille, couleur, ital, gras)
  • 2) le format de Paragraphe (alignement, retraits, espace avant, espace après, et même les tabulations)

- Dans la majorité des cas, un style est applicable à l’ensemble du paragraphe ; on parle de "style de paragraphe". Par conséquent, le fait de placer le point d’insertion n’importe où, à l’intérieur d’un paragraphe, suffit pour que, après avoir sélectionné un style, ce soit la totalité du paragraphe qui passe dans le style. On ne peut pas imbriquer un style de paragraphe dans un autre style de paragraphe (hum).

- Il est possible, néanmoins, de créer des styles de caractère. C’est même le seul moyen pour imbriquer un style dans un autre (autrement dit, on imbrique un style de caractère à l’intérieur d’un style de paragraphe). Deux recommandations, à ce sujet :

  • il faut indiquer qu’il s’agit d’un style de caractère au moment de la création du style (on ne peut pas transformer après coup, un style de paragraphe en style de caractère).
  • Appliquez d’abord votre style de paragraphe, puis, dans un second temps, sélectionnez votre portion de texte pour appliquer le style de caractère.

- Afin de clarifier la démarche, et même si ce n’est pas une obligation, je vous recommande de décomposer la gestion des styles en deux étapes distinctes :

  • 1) définition des styles, pendant laquelle on modifie des styles de Word et on crée des styles personnalisés. Cela passe par le menu /Format/ Styles (et, après l’interface est différente selon les versions de Word). Il n’est même pas indispensable d’avoir le texte définitif. C’est un peu comme un peintre qui prépare ses couleurs, à l’avance, dans des pots.
  • 2) application des styles, qui suppose que l’on ait procédé préalablement à l’étape de la définition, car, à ce moment-là, notre peintre plonge ses outils dans les pots et applique les couleurs, les unes après les autres sur son support. Dans Word, pour appliquer un style, il faut d’abord placer le point d’insertion dans le paragraphe, puis, cliquer sur le style désiré parmi tous ceux figurant
    dans la fenêtre des styles (à gauche de la barre d’outil de mise en forme)

Pour compléter ce support, je ne saurai trop vous recommander de vous rendre sur ce long exercice qui reprend de façon détaillée cette présentation générale.

 

Cnil_vrac.rtf

 

 

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