Lilapuce
 

supports (mercredi 10 mars 2010)

Modèle de document (OOo)

Ce tuto fait suite à la série de supports concernant la gestion des styles dans un document structuré sur OpenOffice Writer.

Bien entendu, ce qui est indiqué ci-dessous peut être généralisé à n’importe quel fichier réalisé sur ce traitement de texte.

Pourquoi créer un modèle ?

Nous prendrons donc comme exemple notre fichier finalisé « Programme des activités », sachant que l’intérêt de créer un modèle de document n’intervient surtout que dans les situations suivantes :

- Vous avez créé un document comportant de nombreuses personnalisations de styles ( mis en forme des titres, styles personnalisés [créés de toutes pièces], les styles de pages, etc. )

- Il s’agit d’un document long et structuré.

- Surtout,vous êtes susceptible de réutiliser exactement les mêmes options de mise en forme pour d’autres documents ou d’autres éditions du même type de document (lettre d’information, tête de lettre, facture, rapports d’activité, comptes rendus et ordre du jour de réunion, documents scolaires ou universitaire, etc.)

Plutôt que d’employer la méthode « Enregistrer sous... » à partir d’un document d’origine pour créer autant de variantes (une méthode qui peut s’avérer être une source d’erreurs redoutable), vous gagneriez à créer vos propres modèles de documents et éviter ainsi de risquer de détériorer ou de perdre vos originaux.

Car voilà à quoi sert un modèle : c’est un format de fichier spécial qui génère des documents ordinaires personnalisés.

Les fichiers créés à partir d’un modèle sont tous basés sur le même moule (les styles et autres options personnalisées). Mais chacun de ces fichiers est unique ; il n’est pas un duplicata d’une précédente édition, tel qu’on le ferait avec « Enregistrer sous... ».

Donc aucune confusion possible, les risque d’écrasement entre tel et tel fichier sont quasiment nuls (à moins d’y mettre un poil de mauvaise foi). C’est donc la solution la plus fiable et la plus rigoureuse pour générer des « documents types » homogènes, sans risquer de détériorer le modèle.

Dans un modèle, il est possible de stocker une trame de texte, correctement mise en page, avec le bon caractère ; ceci figurera de façon standardisée sur tous vos futurs documents ; par exemple, un « bloc adresse expéditeur » et un « champ date » d’une en-tête de lettre (voir exercice)

Mais vous pouvez tout aussi bien ne charger, dans votre modèle, que les styles, sans aucun texte ; c’est précisément ce que nous allons voir maintenant.

Pour cela, nous allons procéder en deux temps :

- Importer les styles

- Créer le modèle

Importer les styles

Un petit repérage général s’impose avant toute chose ; identifier clairement à quel niveau de l’arborescence du système se trouve le fichier sur lequel je vais récupérer les styles.

Pour ma part, voilà où le fichier se trouve :

Je l’ouvre...

… afin de bien vérifier qu’il s’agit du bon document.

C’est bien cela. Je ferme le fichier.

J’ouvre un nouveau fichier sur OpenOffice Writer et j’active la palette « Styles et formatage ».

Sur la palette, je pointe ce bouton « Nouveau style à partir de la sélection » (même s’il n’y a aucune sélection), puis je maintiens le bouton de la souris enfoncé sur ce bouton...

… afin de sélectionner l’option « Charger les styles » :

Le programme mettra éventuellement plus ou moins de temps à réagir...

… mais au bout d’un moment, cette fenêtre apparaît à l’écran :

Très important : afin de m’assurer que les styles importés écrasent les styles de même nom sur le document actif, je coche toutes les cases qui figurent en bas de cette petite fenêtre.

Je clique ensuite sur le bouton « À partir d’un fichier » :

Cela ouvre l’explorateur de fichier.

Il suffit ensuite de s’orienter correctement pour retrouver le bon niveau d’arborescence du fichier à récupérer (dans mon cas, en cliquant sur le raccourci « Mes documents ») ...

Puis d’ouvrir le dossier, d’activer, au besoin, l’option de format de fichier « Texte ODF » (en bas de l’explorateur) afin d’afficher le fichier recherché, de sélectionner ce dernier et de l’ouvrir :

Voilà qui est fait.

Le document actif (il n’est pas encore enregistré) intègre désormais les styles du fichier « Programme des activités ».

Je constate que le titre courant de l’en-tête (inscrite « en dur » dans notre document d’origine) figure bien ici.

Je tape un quelconque texte sur le premier paragraphe...

… puis, sur le sélecteur de styles, je choisis « Titre 1 » :

Voilà qui nous confirme, au moins, que ce style a été correctement importé.

Je remarque, de plus, que l’insertion automatique du titre de chapitre est toujours disponible.

Nouveau test : j’appuie sur la touche « Entrée », afin de créer un style de paragraphe « Corps de texte » (nous verrons en détail que « Corps de texte » est le style qui succède par défaut à un style de titre)

Et je tape quelque chose : oui, là aussi, le bon style a été importé (Police « Georgia ») :

Un peu de ménage : je sélectionne ces deux paragraphes...

… et je supprime.

À la place de « Titre 1 »...

…je rétablis le style « Standard » pour ce premier paragraphe.

Et je sélectionne enfin l’en-tête de page...

… afin de l’effacer également.

Un petit coup d’œil sur le pied de page : laissons la numérotation automatique. De toutes façon s’il me faut, par la suite, créer une couverture, je pourrai toujours utiliser le style de page que nous avions créés spécialement à cette effet.

Voilà, pour l’importation des styles d’un document à un autre.

Enregistrer en tant que modèle

Il est temps, désormais, de créer le modèle ; ce qui nous évitera de recommencer cette procédure d’importation de styles à chaque fois que l’on souhaite rédiger un document basé sur la même mise en forme.

Menu « Fichier/Modèles/Enregistrer... » :

Sur la boîte de dialogue, je saisis, en haut, le nom du modèle (dans notre cas, ce sera « Structure_Culture »). Je garde l’option par défaut concernant la catégorie : « Mes modèles », puis je valide par « OK » :

Remarquez que, lorsque la boîte de dialogue s’efface, on retrouve bien à l’écran notre fichier temporaire. Je viens de créer un modèle, mais il n’est pas édité.

Où se trouvent les modèles personnalisés d’OpenOffice ?

C’est justement cela qui peut être perturbant : contrairement à la procédure « Enregistrer sous... », vous perdez la main sur le fichier (modèle) après l’avoir créer et vous ne savez pas où il se trouve, car aucun système d’exploration n’est apparu pour vous renseigner à ce sujet.

Il est alors possible que vous soyez taraudé au moins par deux questions (vous savez, je commence à vous connaître) :

- À quel niveau du système le modèle a-t-il été enregistré ?

- Comment faire pour le récupérer ?

Alors, si tel est le cas, sachez qu’il me semble que vous avez bien raison de vous posez ces questions.

Voilà pourquoi nous allons découvrir tout de suite à quel niveau de votre système OpenOffice stocke vos modèles personnalisés. Bien entendu, ce qui suit ne constitue aucunement une obligation pour traiter les modèles de documents sur OpenOffice. Il ne s’agit que d’une information d’ordre général, utile pour OpenOffice ainsi que pour d’autres programmes : savoir à quel niveau du système les données personnelles crées par les applications sont stockées.

Quant au fait de savoir comment récupérer un modèle, nous aborderons cela juste après. Vous verrez, c’est extrêmement simple.

- Fermez, sans l’enregistrer, le fichier temporaire à partir de quoi vous avez créé le modèle : CTRL+W et « Ignorer » (a priori, il ne vous sert plus à rien).

- Passez par le menu « Démarrer » puis cliquez sur l’icône « Poste de travail » (« Ordinateur » sur Vista et 7).

- Si vous ne voyez pas la présentation telle que ci-dessous, avec l’arborescence de fichiers sur la colonne de gauche (vous avez donc à la place un volet bleu), cliquez sur le bouton « Dossiers » de la barre d’outils. Nous avons besoin d’afficher cette présentation en deux volets car il nous faudra naviguer assez loin en profondeur dans l’arborescence de fichiers.

- Colonne de gauche, donc, développez l’arborescence de votre disque dur principal (ci-dessous « Disque local (C :) », pour cela cliquez une fois sur le petit signe + placé justement devant ce « lecteur ».

- Recommencez l’opération (clic sur le petit signe +) devant le dossier « Documents and Settings » ; c’est à cet endroit que sont stockés les paramètres des utilisateurs de votre ordinateur (voir support).

- Il faut trouver, à l’intérieur de « Documents and Settings », votre nom d’utilisateur sur le PC ; ci-dessous, c’est « sherleena ». Cliquez à nouveau une fois sur le petit signe + placé devant ce nom afin de développer l’arborescence ; normalement le dossier suivant à développer ne devrait pas se trouver loin, puisqu’il s’agit de « Application Data » (Données des applications).
(Au cas où ce dossier « Application Data » serait absent, il vous vaudra alors modifier les options d’affichage). Remarquez que le cheminement effectué dans l’arborescence s’affiche au fur et à mesure dans la barre d’’adresse de l’explorateur de fichiers (ci-dessous, encadré) :

- Là, par contre, en fonction du nombre de programmes installés sur le PC (reconnaissons que Sherleena, abuse peut-être un peu, sur ce point), il faudra descendre l’ascenseur jusqu’à ce que vous trouviez le dossier « OpenOffice,org ». Cliquez à nouveau sur le signe + placé devant ce dossier, afin de développer l’arborescence.

- Vous devriez trouvez, en dessous, un chiffre ou une référence (ci-dessous, c’est 3). Il s’agit de la version d’OpenOffice installée sur votre ordinateur. Développez à nouveau ce dossier (clic simple sur le signe +)....

- ... niveau inférieur : user (utilisateur) ; encore un clic sur le petit + pour ouvrir ce dossier...

- ... et enfin nous y sommes : un peu plus bas, le dossier recherché s’appelle « Template » (Modèle).

- Si vous cliquez sur ce dossier, vous faites apparaître son contenu dans la colonne de droite. Mais oui, regardez là haut : voici le modèle que vous venez d’enregistrer.

Observez, pendant que nous y sommes, que les modèles d’OpenOffice Writer portent une extension spéciale : .ott (modèle de document texte) ; je rappelle que le format de document texte sur la même application correspond à l’extension .odt. Il s’agit bien de deux types de fichiers distincts.

Pour terminer sur le sujet de la création des modèles, sachez que rien ne vous empêche, après avoir finalisé votre document temporaire, de passer par la commande « Enregistrer sous... » puis, dans l’explorateur de fichiers, de choisir pour le champ « Type » le format « Modèle de texte ODF (.ott) » et de l’enregistrer dans n’importe quel dossier de votre système (y compris un support amovible, comme une clé USB).

L’intérêt de stocker directement vos modèles au niveau de votre compte utilisateur (comme nous l’avons fait, par le menu « Fichier/Modèles/Enregistrer... ») permet de vous simplifier la tâche pour créer rapidement des documents à partir de modèles (ce que nous allons voir juste ci-dessous) ou encore d’importer des styles dans un document maître (ce que nous verrons prochainement, sur un autre support).

Créer un document à partir d’un modèle

Nous allons voir maintenant comment récupérer le modèle de document. Le but du jeu, vous l’aurez compris, n’étant pas d’éditer le modèle pour le modifier comme s’il s’agissait d’un document ordinaire, mais de créer un fichier qui reprendra toutes les caractéristiques du modèle.

À partir d’OpenOffice Writer passez par le menu « Fichier/Nouveau/Modèles et documents » :

Comme je vous l’avais indiqué, tout devient très simple : la boîte de dialogue suivante vous oriente directement vers votre dossier de modèles personnalisé (donc « Template »).

La partie centrale présente tout simplement le contenu de ce dossier. Il vous suffit de cliquer sur le modèle désiré (au cas où vous en auriez créé plusieurs).

Après quoi, vous n’avez plus qu’à cliquer sur le bouton « Ouvrir » :

Nous retrouvons à l’écran exactement le même type de document que celui que nous avons enregistré comme modèle.

Mais en fait, vous n’avez pas ouvert le modèle à proprement parlé (.ott), mais vous avez demandé de créer un document ordinaire (.odt) à partir de votre modèle ; nuance importante, puisque toutes les modifications que vous allez apporter à ce nouveau document ne changeront en rien votre modèle, lequel restera toujours intact.

Voilà tout l’intérêt des modèles.

Mais revenons à nos styles, ce pourquoi nous avons créé un modèle. Il est temps de vérifier si ce nouveau document comporte bien les styles recherchés : tapez à nouveau le titre et le texte :

Comme nous avons supprimé le contenu de l’en-tête pour le modèle, il vous faudra juste réintégrer le titre courant dans l’en-tête (comme ci-dessus) par « Insertion/Champs/Autres/Titre de chapitre » pour le retrouver.

Vous pouvez désormais construire et saisir votre nouveau document qui, du point de vue de la mise en forme, ressemblera exactement à notre fichier « Activités culturelles ».

Pour continuer, je vous suggère de passer au support suivant – Document maître – ou encore de créer un modèle de document à partir d’une tête de lettre (exercice mis en situation sur Word, mais que vous devriez pouvoir maintenant transposer sans peine à partir d’OpenOffice).


 

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