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supports (mercredi 31 mars 2010)

Publipostage étiquettes (Word) [1]

Ceci est un tuto concernant le publipostage « étiquettes » sur Word. Vous recherchez « l’équivalent OpenOffice Writer » ? Alors c’est par ici.

Le publipostage est une fonctionnalité conçue pour traiter l’envoi de courriers en nombre. Le but du jeu étant d’automatiser l’impression des adresses des correspondants.

Exemple caractéristique de publipostage : une convocation à une assemblée générale d’association.

Quelle que soit la méthode utilisée, il faudra toujours imprimer autant de convocations qu’il existe de destinataires, mais, avec le publipostage, vous n’aurez pas à écrire les coordonnées de vos correspondants !

Avant de démarrer, il est nécessaire de choisir l’une des méthodes de publipostage suivante :

- L’adresse de chaque destinataire s’intègre directement dans le bloc adresse de la convocation. Il s’agit d’une solution parfaitement adaptée aux enveloppes à fenêtre.

- Les adresses sont imprimées sur des planches d’étiquettes pré formatées, disponibles dans le commerce. C’est une solution idéale pour les courriers qui ne doivent comporter aucune indication personnalisée et devant être envoyés dans des enveloppes complètement opaques.

C’est cette dernière solution que nous allons traiter ci-dessous. L’autre méthode est présentée sur un autre support.

Schéma général

Le publipostage implique de traiter trois types de documents distincts :

- Le document principal, dans notre cas il s’agit du modèle de la planche d’étiquette à vide.

- La source de données, c’est à dire les coordonnées des correspondants.

- Un troisième document issu de la fusion des deux autres. C’est ce document qui doit être imprimé (ne pas oublier de charger les planches d’étiquettes sur l’imprimante).

Créer la source de données

Bien qu’il soit possible de créer directement la source de données au moment du publipostage, je vous recommande vivement de préparer votre liste d’adresses avant d’imprimer vos étiquettes.

Pour réaliser votre source de données, la solution la plus simple consiste à utiliser un tableur (Excel ou OpenOffice calc).

Ci-dessous, un modèle de source de données sur une feuille de calcul. Vous constatez que la première ligne comporte les « champs » génériques. Toutes les lignes inférieures correspondent à chacun des « enregistrements » ; en fait, chacun des correspondants.

Cette structure de document est nécessaire pour qu’il soit reconnu en tant que source de données par votre traitement de texte.

Ce document (complètement factice), présenté sur ce support peut être téléchargé en bas de la présente page. N’hésitez pas à l’utiliser pour faire vos tests.

Il pourrait être possible de créer la source de données à partir d’un tableau de traitement de texte, mais cette solution n’offre vraiment aucun intérêt.

Même si vous ne vous sentez pas à l’aise dans le maniement d’un tableur, vous devriez rapidement constater que ce type de programme est beaucoup plus adapté que le traitement de texte pour effectuer cette tâche.

Par exemple, en utilisant la fonction « formulaire » (ou grille, sur des versions plus anciennes d’Excel)…

… vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer vos données beaucoup plus facilement que si le faisiez dans un tableau de traitement de texte.

Sans compter que le tableur permet de trier, filtrer les données d’un clic de souris…(voir les supports concernant le tableur)

Avant de démarrer le publipostage, il est donc essentiel de préparer correctement la source de données et de stoker ce fichier sur le système, à un emplacement clairement identifié. Il nous faudra le récupérer par la suite, sans aucune hésitation.

Pour cet exemple, j’ai choisi de l’enregistrer sur la clé USB.

J’ai acheté les planches d’étiquettes. Tout est prêt je peux désormais passer à l’étape suivante.

Préparer le document principal

Ouvrez Word, comme d’habitude.

Je passe par le menu « Affichage / Barre d’outils / Fusion et publipostage »

Sur cette nouvelle barre d’outils, je clique sur le premier bouton : « Préparation du document principal » :

Je choisis l’option « Etiquettes ».

Je repère ensuite le modèle d’étiquettes, correspondant à la référence indiquée sur l’emballage.

Si vos étiquettes ne comportent pas les mêmes références que celle proposée par Word, il est préférable de vérifier précisément avant de lancer l’impression. Pour cela, mesurez vos étiquettes, puis cliquez sur le bouton « Détails » :

Toutes les informations sont fournies. Cela devrait normalement vous sortir d’affaire.

Au cas où vous seriez en possession d’un format d’étiquettes qui ne correspond à aucun modèle proposé par Word, vous avez la possibilité de définir un modèle personnalisé en cliquant sur le bouton « Nouvelle étiquette ».

Après validation, Word présente le « document principal ». Il s’agit d’un document d’une page, le gabarit de ma planche d’étiquettes, en quelques sortes.

Lisez la suite !

 

Source de données

 

 

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