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supports (mercredi 31 mars 2010)

Publipostage étiquettes (Word) [2]

Résumé de l’étape précédente : il existe deux situations caractéristiques de publipostage : soit vous insérez directement les adresse de vos correspondants dans une lettre, soit vous imprimez des étiquettes. Ce support concerne la seconde hypothèse.

Le publipostage nécessite de traiter trois fichiers distincts : le document principal, la source de données, le document fusionné.

Il est préférable de préparer la source de données, à l’avance, sur une feuille de calcul.

Dans le cas d’impression de jeux d’étiquettes, le document principal se compose simplement d’une planche d’étiquette, sur une page.

Nous en étions là.

Pour l’instant notre gabarit d’étiquettes est désespérément vide. Passons à l’étape suivant en cliquant sur le deuxième bouton de la barre d’outils adhoc :

J’ai bien demandé « d’ouvrir la source de données », n’est-ce pas ?

Cela suppose donc que ce document existe déjà.

Si vous vous retrouvez à cette étape sans savoir exactement ce que vous devez insérer, je vous conseille d’ouvrir votre tableur préféré et de créer fisa votre source de données (voir précédente étape).

Pour la situation présente, nous ne serons pas surpris de voir cet explorateur de fichier. La source de données à récupérer est prête et disponible. Souvenez-vous, il s’agit d’une feuille de calcul, placée sur ma clé USB.

Comme il s’agit d’un document Excel, je vais d’abord modifier le type de fichier à récupérer :

Puis je me localise sur la clé USB.

Je double-clique ensuite sur le fichier.

Word confirme que le document semble structuré pour être traité en tant que source de données. Je clique sur le bouton « OK ».

La connexion entre le document principal et la source de données est établie.

Pour l’instant, aucune indication ne permet à Word de savoir ce qu’il doit récupérer, à partir de la source de données, pour l’insérer dans le document principal.

Avant d’insérer les champs de fusion, il est préférable de vérifier si les données sont correctement reconnues.

Je clique sur le troisième bouton de la barre d’outils publipostage, celui qui porte l’intitulé « Destinataires ».

Une boîte de dialogue me permet alors, le cas échéant, de ne sélectionner que certains destinataires ; ce qui permet, par exemple, de compléter l’impression d’une liste de destinataires déjà imprimée.

Pour cet exemple, je choisis de tout conserver. Je laisse donc les options en l’état et je clique sur le bouton OK.

Il faut, à présent, insérer les adresses dans le document principal.

Autrement dit, je dois placer à l’intérieur de mon document principal des marqueurs spéciaux - des « champs de fusion » - qui permettront de raccorder plus précisément le document principal à la source de données afin d’y placer les adresses.

Pour mettre cela en action, je dois cliquer sur ce quatrième bouton :

Prêt pour l’insertion des adresses ?

Parfait. Nous verrons cela en détail sur le prochain support.


 

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