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supports (mercredi 31 mars 2010)

Publipostage étiquettes (Word) [3]

Résumé de l’étape précédente : le document principal est préparé. Il s’agit d’un fichier Word d’une page, sur lequel est placée une planche d’étiquettes. La liaison avec la source des données est établie. C’est un simple fichier Excel, préalablement préparé : on y trouve les adresses des destinataires.

Nous étions restés à l’étape de l’insertion du « Bloc adresse » dans le document principal :

Après avoir cliqué sur ce bouton, je découvre une nouvelle boîte de dialogue.

La réussite de l’opération implique que la source de données soit correctement structurée avec des champs cohérents et, si possible, directement récupérables par Word (reportez-vous, si besoin au modèle de document fourni à la première étape).

L’aperçu, dans la partie inférieure de la boîte de dialogue (voir ci-dessus), indique le type de bloc adresse à traiter. Cela correspond exactement à mon modèle : titre, prénom, nom, entreprise, adresse, etc.

Je clique ensuite sur le bouton « Faire correspondre les champs… » :

Cette autre boîte de dialogue (vue ci-dessous), venant se superposer à la précédente, permet de préciser les champs de la source de données qui doivent être traités pour le publipostage.

Vous constatez qu’il y a parfaite correspondance entre les champs proposés par Word (colonne de gauche) et ceux de ma source de données (colonne de droite). C’est normal, puisque, lorsque j’ai créé la liste de destinataires sur Excel, j’ai repris les mêmes intitulés de champs que ceux qui figurent dans le traitement de texte pour le publipostage.

Au cas où vous seriez obligé de traiter une source de données dont les intitulés de champs ne correspondent pas à ceux de Word, sachez qu’il est toutefois possible de rétablir la correspondance à l’aide des sélecteurs de champs placés dans la colonne de droite.

Si vous vous souvenez bien, le fichier Excel comporte une colonne « téléphone ». Je pourrais en avoir besoin dans un autre contexte, mais vous constatez que ce champ est ignoré pour le publipostage.

Par ailleurs, d’autres champs « adresse » prédéfinis de Word n’ont aucune correspondance avec ma source de données. C’est le cas de « Département » et de … « Prénom du conjoint » (??!!). Vous constatez que ces champs sont automatiquement associés à l’option « sans correspondance ».

Le même sélecteur pourrait tout aussi bien être utilisé pour désactiver l’insertion d’un champ de ma source de données. Par exemple, si je souhaite que l’entreprise ne figure pas dans le bloc adresse, il suffit de sélectionner l’option « sans correspondance » dans la colonne de droite en face du champ correspondant.

Ceci étant précisé, comme je ne souhaite pas modifier les options proposées par défaut (ayant préparé la source de données en conséquence), il ne reste plus qu’à valider cette boîte de dialogue.

Ainsi que la précédente.

Word à inséré le champ « bloc adresse » dans la première étiquette du document principal :

Oui le champ est inséré, mais avouez que cela n’est pas très parlant.

Mieux vaut vérifier à quoi correspond ce champ avant d’aller plus loin. Je clique donc sur ce bouton :

Du coup, Word affiche « en clair » la première adresse de la source de données :

Tiens, comme vous connaissez mon aversion pour cette pauvre typo « Times New Roman », j’en profite pour modifier le style Normal. Vous devriez connaître tout ça par cœur (reportez-vous aux supports styles, si besoin).

Voilà qui est fait. J’ai choisi cette police étroitisée pour essayer de gagner de la place et éviter les coupes malheureuses sur les noms longs…

Dernière étape avant la fusion finale : il faut …« propager les étiquettes ».

En voilà une idée !

Alors, sachez la propagation en question consiste tout simplement à généraliser l’insertion des adresses sur toutes les étiquettes de notre modèle. Pour cela, il faut cliquer sur ce bouton :

Contrairement à ce que l’on pourrait croire, le document principal n’est toujours constitué que d’une seule page.

Toutes les adresses de la source de données n’ont pas été intégrées et c’est tout à fait normal.

En « propageant les étiquettes » j’ai indiqué à Word qu’il fallait généraliser les options de fusion à toutes les étiquettes qu’il sera nécessaire de créer pour effectuer le publipostage, lors de la fusion.

Mais souvenez vous ce n’est pas ce document principal qu’il faut imprimer et je n’ai pas encore activé la fusion entre le document principal et la source de données.

Il est temps de passer à cette étape finale : la fusion. Je clique donc sur ce bouton, placé dans la partie droite de la barre d’outils :

Encore une petite boîte de dialogue avant le grand saut. Oui, il me faut sélectionner tous les enregistrements (toutes les adresses de la source de données).

Et après un délai de traitement plus ou moins important, dépendant du nombre de destinataires que comporte la source de données, un autre document fait son apparition à l’écran.

Ça y est ! Nous l’avons notre document fusionné.

Vous avez deux moyens simples pour vérifier qu’il ne s’agit plus de votre document principal, mais bien de votre troisième fichier, destiné à l’impression :

- la barre de titre de votre fenêtre qui devrait normalement être intitulée « Étiquettes »

- la barre d’état, sur laquelle vous pouvez observer le nombre de page du document et donc, par conséquent le nombre de planches d’étiquettes qu’il faudra placer dans le chargeur de votre imprimante.

Un dernier aperçu, en guise d’ultime vérification avant l’impression…

Une fois que vos planches d’étiquettes sont imprimées, il est inutile d’enregistrer ce document « Étiquettes », par contre vous pouvez enregistrer votre document principal afin de le réemployer.

Attention toutefois à bien vérifier que la liaison avec la source de données puisse toujours s’effectuer correctement.

Dans mon cas, cela signifie qu’il serait préférable d’enregistrer le document principal à côté de la source de données, directement sur la clé USB.


1 Message

  • Publipostage étiquettes (Word) [3]

    22 avril 2014 14:58, par Damib
    bonjour et grand merci pour m’avoir guider dans la création des étiquettes. Après l’insertion du bloc d’adresse je me trouvais bloquer ne sachant pas comment afficher tous les destinataires sur les autres étiquettes. très bonne méthodologie.

    repondre message

 

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