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supports (mardi 24 juin 2014)

Publipostage lettre (OOo)

Ceci est un tuto concernant le publipostage à partir d’une lettre type sur OpenOffice Writer. Vous recherchez « l’équivalent Word » ? Alors c’est par ici.

Le publipostage est une fonctionnalité conçue pour traiter l’envoi de courriers (postaux) en nombre. Le but du jeu étant d’automatiser l’insertion et donc l’impression des adresses des correspondants.

Exemple caractéristique de publipostage : une convocation à une assemblée générale d’association.

Quelle que soit la méthode utilisée, il faudra toujours imprimer autant de convocations qu’il existe de destinataires, mais, avec le publipostage, vous n’aurez pas à écrire, à chaque envoi, les coordonnées de vos correspondants !

Lettre type ou étiquettes ?

Avant de démarrer, il est nécessaire de choisir l’une des méthodes de publipostage suivante :

- Les adresses sont imprimées sur des planches d’étiquettes pré formatées, disponibles dans le commerce. Il s’agit d’une solution parfaitement adaptée aux courriers qui ne doivent comporter aucune indication personnalisée et qui sont envoyés dans des enveloppes complètement opaques.

- Le publipostage s’effectue directement sur les convocations – une lettre type – ; chacune comportant un « bloc adresse » différent. C’est une solution idéale si vous souhaitez envoyer les documents dans des enveloppes à fenêtre.

C’est cette dernière solution que nous allons traiter ci-dessous. L’autre méthode, avec les étiquettes, est présentée sur un autre support.

Pour information, vous pourriez appliquer également, selon le même principe, d’autres méthodes d’envoi en nombre : impression d’enveloppes ou expédition d’un message électronique. Ces méthodes ne seront pas abordées sur ce site.

Schéma général

Le publipostage implique de traiter trois types de documents distincts :

- Le document principal, dans notre cas il s’agit du modèle de lettre ; la convocation à l’AG, avec une zone « bloc adresse » standard.

- La source de données, c’est à dire les coordonnées des correspondants. Cette dernière pouvant être stockées sur une simple feuille de calcul ou directement dans une table d’une base de données.

- Un troisième document issu de la fusion des deux autres. C’est ce fichier – texte – qui doit être imprimé.

Passons, à présent, aux explications détaillées, à partir d’une mise en situation concrète.

La lettre type et la source de données

Avant de commencer le publipostage, j’ai préparé mes deux documents de base que j’ai placé dans un dossier spécial (« AG CONVOC »). Il s’agit de :

- la source de données : « SOURCE _DONNEES_LETTRE.ods », une feuille de calcul OpenOffice Calc.

- la lettre type : « Modele_convocation_AG.odt », un document texte OpenOffice Writer.


Vous trouverez, comme d’habitude, ces fichiers en documents joints au présent support ; je vous conseille de les récupérer dès maintenant afin de les stocker dans un dossier personnalisé de votre système.

Avant de démarrer, effectuons un petit repérage des documents en présence ; commençons par la source de données :

Il s’agit ni plus ni moins d’une classique liste de contacts, stockée dans une feuille de calcul.

Très important : il est indispensable que ce document débute avec une première ligne de « champs », portant des intitulés du type : « Titre », « Prénom », « Nom », « Adresse », etc. Rien n’empêche de stocker dans ce fichier des informations qui ne seront pas imprimées sur le courrier (par exemple : « Téléphone »).

Les lignes suivantes (à partir de la deuxième) correspondent à ce que l’on appelle des « enregistrements ».

Autres précautions à prendre dans la réalisation de la source de données : éviter les cellules vides et adopter une présentation cohérente d’une enregistrement à un autre (majuscules, abréviations, espaces, etc.)

Si vous souhaitez compléter votre source de données avec de nouveaux enregistrements, il suffit de se placer en dessous de la dernière ligne et de remplir chaque cellule. Vous pouvez ensuite faire appel à toutes les fonctionnalités de votre tableur pour trier ou filtrer votre liste (voir support).

Je ferme le fichier Calc et j’ouvre l’autre document, la lettre type :

Là encore, rien d’extraordinaire : ce n’est qu’une en-tête de lettre, comportant un bloc adresse « Expéditeur », un autre « Destinataire » et toutes les autres zones (date, référence, contenu, formule de politesse, etc.).

Remarquez que vous gagneriez à créer vos lettres-type pour publipostage à partir d’un modèle (nous y reviendrons à la fin).

Nous en avons fini avec ce premier round d’observation, il est temps de passer aux actes.

Ne fermez pas la lettre type, ce sera notre document de travail, au moins dans un premier temps.

Base de données et publipostage

Sur OpenOffice, il n’est pas possible d’effectuer le publipostage sans avoir recours à « une base de données ». L’application chargée de traiter cela s’appelle « Base ». Il s’agit d’un module à part entière de la suite bureautique, au même titre que le traitement de texte Writer ou le tableur Calc. Lorsque vous enregistrez une base sur OpenOffice, l’application vous crée un fichier au format « .odb ».

Le traitement des bases de données est un domaine assez vaste qui déborde largement du champ « classique » de la bureautique.

Nous n’avons, a priori, pas envisagé d’aborder cette question en salle 301. Toutefois il nous sera indispensable de fournir un minimum d’explications sur les bases de données pour que nous puissions bien comprendre la suite des opérations.

Considérons qu’une base de données, comme son nom l’indique, permet de rassembler dans un même environnement, une multitude d’informations, qui se présentent sous forme de différentes « tables ». De ce point de vue, nous restons dans un domaine assez proche de notre fichier « source de données » Calc.

Cependant, contrairement à une feuille de calcul, un système de gestion de base de données permet de traiter de façon beaucoup plus fine les informations stockées dans plusieurs tables. On effectue ainsi une multitude de « requêtes », à l’aide de « formulaires » afin d’obtenir des « rapports » concernant une vue partielle et détaillée des données.

Prenons, par exemple une base « Johnny Hallyday », constituée d’une table « discographie », d’une autre « concerts » et d’une troisième « cinéma » (liste non exhaustive : musiciens, compagnes, fiscalité, politique, prothèses, etc.). Un système de gestion de base de données permettrait, notamment, d’obtenir le récapitulatif assez détaillé de l’activité de cet artiste sur n’importe quelle période de sa carrière.

Pourquoi un fichier calc ?

Revenons à notre source de données : si nous sommes obligés de créer une base pour effectuer le publipostage, vous pourriez me demander pourquoi nous n’avons pas créé directement la table « contacts » à l’aide du module « Base » d’OpenOffice.

Ce serait effectivement la solution la plus rationnelle : ainsi nous serions vraiment dans un environnement optimisé pour cette tâche, d’autant que nous verrons que, s’il est possible d’importer une feuille de calcul (Calc ou Excel) dans Base, nous ne pourrons pas modifier cette dernière dans cet environnement. Cela tient au fait que la structuration d’une table dans une base de données doit être effectuée avec beaucoup plus de rigueur que ce qu’il est nécessaire de faire sur un classeur : les données doivent être obligatoirement « typées » et il est indispensable de créer une « clé primaire » (auto-incrémentée).

Bref, même si cela n’est pas très difficile à réaliser, la découverte de ce nouvel environnement « base de données » demanderait des explications complémentaires qui alourdirait notre propos. Nous nous en tiendrons donc à une gestion simple de notre source de données, version feuille de calcul, laquelle sera importée de façon « passive » dans une base de données à seule fin de publipostage.

Pour terminer sur ce sujet, au cas où ce serait nécessaire, sachez qu’il est possible d’importer et de transformer une feuille de calcul en tant que « vraie table » dans une base de données.

Vous trouverez, à ce sujet, quelques indications sur cet autre support.

Créer une nouvelle base

Puisqu’il nous faut créer une base de données pour faire le publipostage, commençons par cela.

Depuis la lettre type, je clique sur le menu « Édition/Changer de base de données... » :

Une boîte de dialogue s’ouvre. La base « Bibliography » est fournie par défaut sur OpenOffice.

Je clique sur le bouton « Parcourir... »

Je navigue jusqu’au dossier...

… dans lequel se trouve la source de données « Calc » :

Je sélectionne ce fichier et je clique sur « Ouvrir » :

La nouvelle base a été créée.

Ne nous y trompons pas : elle porte le même nom que le classeur sélectionné, mais nous avons créé à l’instant un nouveau fichier « base de données » et ce fichier sera désormais disponible en permanence dans OpenOffice. Nous verrons plus loin à quel endroit se trouve ce fichier.

De retour sur le document, je clique sur ce bouton « Source de données » :

Et là, un volet s’intercale entre les barres d’outils et le document. Je retrouve les bases de données déclarées sur OpenOffice :

Je clique sur le petit signe « + » placé devant le base « SOURCE_DONNEES_LETTRE » :

Cela développe l’arborescence : ; je clique à nouveau sur le signe « + » placé devant « Tables » ...

… et lorsque je clique sur « Feuille1 », le contenu de cette feuille de calcul s’affiche dans la partie droite du volet :

Rappelons-le : il est inutile d’essayer d’intervenir sur le contenu de la « table », ne serait-ce que pour ajouter un nouvel enregistrement ou pour corriger les données.

Insertion des champs

Nous nous contenterons donc de sélectionner les champs pour les intégrer dans notre texte. Commençons par le champ « Titre », lequel peut prendre les valeurs « Monsieur », « Madame » et « Mademoiselle ». Je pointe de la souris ce champ, puis je maintien le bouton enfoncé...

… et j’effectue un mouvement en direction du bloc adresse de la lettre type :

J’intercale le pointeur à l’intérieur de « Monsieur » et je lâche le bouton de la souris. Voilà : le champ est intégré avec la mise en forme d’origine (gras) :

Il me reste à supprimer le texte « Monsieur » tout en prenant garde de bien conserver un espace après le champ :

Je recommence la même manipulation avec le champ « Prénom » ;

Insertion, nettoyage de l’ancienne mention :

Et ainsi de suite avec tous les champs nécessaires...

… à l’affichage complet des coordonnées

Pour terminer, j’insère à nouveau le champ « Titre » dans la formule de politesse :

C’est fini pour l’insertion des champs dans la lettre type.

Fusion entre la source de données et la lettre type

Je peux désormais passer à l’étape de la mise en œuvre proprement dite du publipostage.

Pour cela, je clique sur ce bouton « Mailing » :

Un assistant s’ouvre alors à l’écran.

Cet assistant prévoit toutes les opérations nécessaires à la procédure de publipostage, depuis le début.

Nous avons déjà réalisé la plupart des étapes. Nous nous contenterons de vérifier que le « document de base » correspond bien au « document actif » ; autrement dit : la fusion doit s’effectuer à partir de la lettre type éditée actuellement.

Je clique donc directement à l’étape 8 : « Enregistrer, imprimer ou envoyer »

Une boite de dialogue s’affiche alors. L’application travaille à la fusion : elle est en train de créer autant de pages qu’il y a d’enregistrement dans ma feuille de calcul...

… par conséquent, ne vous inquiétez pas si le défilement des pages prend un certain temps :

De retour sur l’assistant, il est demandé d’enregistrer.

Je considère qu’il me faut, en priorité enregistrer le document de base ; celui sur lequel j’ai insérer les champs. Cela me permettra de le reprendre en l’état, le cas échéant.

Il n’y a pas lieu de s’inquiéter quant au document fusionné : le programme le laissera à disposition jusqu’à l’impression. Il n’est donc pas nécessaire de l’enregistrer..

Je clique sur le bouton :

S’affiche alors deux nouveaux boutons.

Je clique sur terminer :

Le document affiché à l’écran n’est plus la lettre type.

Il s’agit bien du fichier fusionné avec les vraies coordonnées et répété autant de fois qu’il existe d’enregistrement dans la feuille de calcul :

Autant de fois ? Mais comment se fait-il que l’application indique 357 pages, alors qu’il en avait identifié 179lors de la fusion ?

Nous verrons cela dans un petit instant. En attendant, descendons l’ascenseur de quelques pages...

… et vérifions si l’insertion du champ « Titre » dans la formule de politesse a bien été implémenté lors de la fusion :

Parfait.

Imprimer

Petit conseil : surtout n’imprimez jamais un document fusionné pour publipostage sans jeter un coup d’œil sur vos paramètres et options d’impression.

Je clique donc sur l’aperçu :

Et là je vois la raison pour laquelle Writer indique « 357 pages » et non 179. Le programme configure par défaut l’impression de la lettre type en recto-verso.

De plus, il faut bien le reconnaître : tout est fait pour nous embrouiller.

Sur cette vue, on voit bien que la page vide – le verso – est à droite, n’est-ce pas ?

Alors, surtout, ne vous laissez pas influencer par ce que vous voyez, car tout à l’heure, nous aurons besoin de nous souvenir que d’un point de vue de la pagination :

- le recto – c’est à dire la page 1 – est forcément une « page de droite », car les impaires sont toujours à droite !

- le verso – page 2 – ne peut être qu’une page de gauche ; car les paires sont toujours placées à gauche !

C’est une règle absolue de mise en page : ouvrez n’importe quelle revue, n’importe quel journal et vous verrez.

Bref, vous devrez vous rappeler que nous ne devons imprimer que le Recto, c’est à dire les impaires, c’est à dire, les page de droite.

Gardons cela en mémoire et passons immédiatement par le menu « Fichier/Imprimer » :

Surtout je ne lance pas l’impression en l’état. Je clique sur « Options » :

Et c’est ici que je vais pouvoir éviter d’imprimer 178 pages blanches. Je décoche la case « Pages de gauche ».

Je valide cette boîte de dialogue.

Et je lance l’impression.

Un petit doute subsiste quand apparaît la boîte de dialogue...

… pendant la transmission des informations à l’imprimante ?

Je peux toujours vérifier sur la fenêtre de l’imprimante :

C’est bon. Le doute est levé. Je n’aurai bien que mes recto.

Rappelez-vous, toutefois, qu’il est toujours possible de purger la file d’attente de l’imprimante ; un clic suivi de la touche « Suppr » du clavier :

Une fois que le document imprimé, je peux fermer le fichier actif (les document fusionné), sans même l’enregistrer.

Je préfère considérer qu’il ne s’agit que d’un document temporaire. Sauf, si je souhaite lancer une deuxième impression à l’identique et immédiatement, ce fichier de 179 pages ne sera d’aucune utilité puisqu’il s’agit d’un document daté dont le contenu ne peut qu’évoluer.

S’il y avait quelques chose à reprendre ou à corriger, mieux le faire à partir des documents de base et ne réimprimer que les pages à corriger. Quoi qu’il en soit, même si l’on corrige directement sur le fichier fusionné (par flemme), il ne faut ne pas oublier de reporter les corrections sur le fichier source, pour les futures éditions.

Bilan des courses

Nous avons imprimé nos convocations. Le fichier fusionné est fermé, sans enregistrement.

Nous voici donc à nouveau devant le « document de base », la lettre type. Ce fichier, par contre, nous l’avions enregistré. Souvenez-vous, c’était juste après la fusion. Il est donc normal que ce document comporte des champs.

Vous pourriez tout aussi bien créer à ce moment-là un nouveau modèle. Ainsi vous aurez automatiquement un champ « Date » actualisé ainsi que tous les champs d’adresse correctement paramétrés avec la liaison à la bonne base de données (feuille de calcul, en fait).

Attention toutefois, dans ce cas-là, si vous créez à chaque fois un nouveau document à partir de ce modèle, il ne faudra pas vous étonner qu’il soit demandé d’enregistrer le document de base en tant que nouveau document lors de l’enregistrement (après la fusion). Cela vous donne la possibilité de garder une trace de chaque convocation, en tant que document de base, d’une page.

Si, lors d’éditions ultérieures, vous êtes sûr que votre document de base est bien relié à la base de données, il est alors inutile d’afficher le volet « Base ». Vous pouvez lancer directement l’assistant mailing de cette façon-là :

Où est enregistré le fichier de la base de données ?

J’avais évoqué, plus haut, qu’à partir du moment où l’on crée une nouvelle base de données, en sélectionnant, par exemple, une feuille de calcul, un fichier est enregistré sur l’ordinateur.

Pour votre information personnelle, mieux vaut savoir à quel niveau de l’arborescence de votre système ce fichier a été stocké :

Passez par le menu « Outils/Options » :

Cliquez ensuite sur « Chemins » :

Dans la colonne de droite de la fenêtre, le champs « Mes documents » indique précisément le niveau d’arborescence de votre système où OpenOffice ira enregistrer vos nouvelles bases de données.

Remarquez que vous pouvez très bien personnaliser cet emplacement (il vous faudra alors cliquer sur le bouton « Éditer », placé en-dessous).

Un petit tour par l’explorateur de fichier confirmera que votre fichier « .odb » figure bien au l’emplacement indiqué sur la fenêtre précédente :

Supprimer l’accès à une base

Voyons à présent, sauf votre respect, de quelle manière vous pourriez mettre un peu d’ordre dans vos affaires.

En particulier, nous allons voir comment supprimer les références de bases affichées dans la liste des bases OpenOffice.

Savoir faire le ménage, de cette façon-là, ne se résume pas à mettre en pratique et faire-valoir d’évidentes réminiscences plus ou folkloriques de quelques savoureux penchants sado-maso-hygiénistes (j’avoue, pour ma part, une totale addiction au personnage de Bree).

Non, ce n’est pas que cela.

Supprimer les entrées invalides de vos bases pourraient, par exemple, s’avérer fort utile dans le cas suivant : pour vos publipostages, vous utilisez un modèle de lettre type connecté à une base (comme nous venons de le voir ci-dessus). Puis, pour différentes raisons, vous décidez de modifiez complètement votre source de données, au point de créer un autre fichier. Vous aurez donc besoin de supprimer la connexion à l’ancienne base, désormais invalide, puis de vous connecter à la nouvelle base. Par soucis de clarté, comme l’ancienne base n’est plus d’aucune utilité, il est préférable d’en effacer l’accès sur OpenOffice.

Allons-y !

Depuis le volet, cliquez du bouton droit de la souris sur la base, puis choisissez l’option « Bases de données enregistrées » :

Sélectionnez ensuite la base, puis cliquez sur « Supprimer ».

Qu’on se comprenne bien : vous venez de supprimer l’accès à la base, ni plus ni moins. Le fichier existe toujours et tant que vous ne l’aurez pas supprimé de l’ordinateur, vous pourrez à nouveau vous y connecter.

Pour supprimer définitivement ce fichier « *.odb », il suffit, comme nous venons de le voir, de repérer à quel niveau d’arborescence il se trouve puis, depuis votre explorateur de fichier, de le supprimer, de la même façon que vous avez l’habitude de le faire pour n’importe quel fichier de votre ordinateur (touche « Suppr » ou bouton « Croix rouge »).

 

Source de données lettre

 
 

Lettre type

 

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