Lilapuce
 

supports (mercredi 31 mars 2010)

Publipostage lettres (Word) [2]

Résumé de l’étape précédente : il existe deux situations caractéristiques de publipostage : soit vous imprimez des étiquettes, soit vous insérez directement les adresse de vos correspondants dans une lettre. Ce support concerne la seconde hypothèse.

Le publipostage nécessite de traiter trois fichiers distincts : le document principal, la source de données, le document fusionné.

Le document principal est une lettre type comportant un « bloc adresse ».

Il est préférable de préparer la source de données sur une feuille de calcul.

Les deux documents sont placés dans le même dossier. On ouvre le document principal à partir duquel on va chercher la source de données.

Fin du résumé et, à présent, voyons comment insérer les adresses dans le document principal. Quelques petits contrôles sont nécessaires, avant de commencer :

- Je vérifie que la barre d’outils « Fusion et publipostage » est bien affichée.

- J’active l’affichage des caractères invisibles (voir support).

Allons-y :

Je sélectionne « Monsieur ». Il est important de ne sélectionner que les lettres ; surtout pas les espaces.

Je clique, ensuite sur le bouton « Insérer les champs de fusion » de la barre d’outils « Fusion et publipostage » :

Cette boîte de dialogue indique les « champs » de la source de données. Il s’agit du contenu de la première ligne du tableau (feuille de calcul).

Je clique d’abord sur « Titre » puis sur le bouton « Insérer ».

En arrière plan, sur le document, « Titre » est venu remplacer « Monsieur » :

Je clique ensuite sur le bouton « Fermer ».

Continuons : je sélectionne « Edouard » (en prenant bien garde de ne rien attraper d’autre).

Je clique sur le bouton « Insérer un champ de fusion ».

Je clique sur « Prénom », puis sur le bouton « Insérer ».

Une fois que « Prénom » est affiché dans mon document principal, je clique sur « Fermer ».

« Titre » et « Prénom » sont ce qu’on appelle des champs de fusion. Il s’agit de marqueurs permettant d’insérer dans le document principal les informations stockées sur la source de données.

Il faut donc procéder de la même façon pour ajouter tous les autres champs de fusion : Nom, adresse, code postal et ville.

J’arrive à ce résultat :

Je vous ai épargné la présentation détaillée des étapes permettant d’insérer chacun des autres champs. Vous devriez normalement trouver vos repères à partir des deux premiers exemples.

Petite remarque critique à l’encontre de Microsoft Word : il fort regrettable d’être obligé de fermer la boîte de dialogue après avoir inséré un champ de fusion. Cela oblige à recommencer toute la série de manipulations pour l’insertion suivante. Sur les versions plus anciennes de Word (97) la procédure était beaucoup plus rapide et directe. L’évolution du programme, sur cet aspect, est une régression.

Prochain support :on termine de préparer le document principal.


 

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