Publipostage lettres (Word) [3]

Résumé de l’étape précédente : Le document principal comporte l’adresse d’un destinataire fictif (pour l’emplacement et la mise en forme).

Les champs de fusion, disponibles depuis le document principal, correspondent aux informations contenues dans la première ligne de la source de données.

On remplace chacune des parties des coordonnées du destinataire fictif par le champ de fusion correspondant (par exemple, « Monsieur » par « Titre ».)

Continuons.

Avant de fusionner. il est préférable de modifier le mode d’affichage, afin de vérifier le résultat de l’insertion des champs.

Pour cela je clique sur le bouton « mode publipostage » :

Du coup, les coordonnées du premier destinataire de la liste s’affichent à la place des champs génériques :

Il faut continuer de personnaliser le courrier. Je sélectionne « Monsieur », en faisant attention de ne prendre ni la virgule, ni le pied de mouche (d’où l’importance de l’affichage des caractères invisibles) :

Et j’active à nouveau le bouton « Insérer champ de fusion »…

… afin de remplacer le contenu de ma sélection par le champ « Titre ».

Le document principal est automatiquement actualisé. Je ferme la boîte de dialogue.

Afin de les distinguer du texte ordinaire, les champs de fusion sont affichés sur un fond gris.

Si besoin, il faut cliquer dessus pour faire apparaître ce fond.

Je continue d’insérer les champs de fusion.

Il est même possible, comme cela se voit souvent dans les mailings commerciaux, d’afficher, en plus du titre, le prénom et le nom de la personne à qui est adressé le courrier, dans la formule de politesse.

Une fois que tous les champs sont insérés, j’enregistre le document principal. Ce dernier est désormais relié à la source de données. Si je veux le réemployer par la suite, il est important de ne pas déplacer la feuille de calcul de son emplacement actuel.

Il est temps de passer à l’étape finale : la fusion. Pour cela, je clique sur le bouton idoine de la barre d’outils « Fusion et publipostage » :

Je confirme qu’il faut traiter la totalité du contenu de la source de données (en cas contraire, mieux vaut passer le bouton « Destinataires » de la barre d’outils).

Après avoir cliqué sur « Ok », Word procède à l’intégration de tous les enregistrements de la source de données. Cela peut demander un certain délai.

Donc, pas de panique. Pour une fois, ceci n’est pas obligatoirement synonyme de plantage du programme.

Mon troisième fichier a été crée. C’est donc ce document, objet de la fusion du document principal avec la source de données, qu’il faut imprimer.

Afin de ne pas le confondre avec le document principal, deux indices doivent être immédiatement observés :

– le titre du document : « Lettres 1 »

– le nombre de pages, correspondant au nombre de destinataires contenu dans ma source de données.

Un aperçu avant impression permet de tout vérifier avant de lancer la sortie du mailing…

Après avoir imprimé votre courrier, il n’est pas nécessaire d’enregistrer le fichier « Lettres 1 ».

Il sera très facile d’éditer à nouveau tout ou partie du document fusionné en ouvrant le document principal. Pour cela, il est indispensable de ne pas déplacer la source de données.

Dernier conseil : en cas de modification de la source de données, effectuez directement vos corrections sur la feuille de calcul, enregistrez et fermez cette dernière, puis ouvrez le document principal pour la fusion.