Lilapuce
 

supports (mardi 21 janvier 2014)

Remplacer, repères, index... (OOo)

Ceci est un tuto concernant un ensemble de fonctionnalités d’OpenOffice Writer. Vous recherchez « l’équivalent Word » ? Alors c’est par ici.

Vous pouvez consulter ce tuto sans être obligé de suivre toute l’explication, du début jusqu’à la fin.

Pour cela, reportez-vous à notre sommaire du jour :

- Affichage du navigateur

- Insertion d’une numérotation

- Atteindre une page et naviguer dans le document

- Rechercher un mot

- Insérer un repère à partir d’une recherche

- Remplacer automatiquement un mot par un autre

- Insérer un commentaire

- Insérer un lien hypertexte

- Insertion de notes de bas de page

- Insertion d’entrées d’index

- Création de l’index et ajout de nouvelles entrées

- Obtenir le nombre de signes d’un texte

Récupération du texte

Nous partirons, comme avec le tuto « AutoTexte & AutoCorrection
 »
, d’un document disponible sur Internet.

Là aussi, il s’agit d’un texte de loi : « Lopsi ».

Depuis n’importe quelle page, affichée sur votre navigateur (de préférence Firefox), tapez dans la zone de recherche les mots clés suivants ;
« LOPSI légifrance »

Voici ce que nous rapporta Google, au moment où fut réalisée cette mise en situation (avril 2010) :

Le moteur nous suggère de formuler notre rechercher avec les mots clés « LOPPSI légifrance » (au lieu de « LOPSI... »).

Ah bon, il ne s’agit donc pas du même texte de loi ?

Eh bien non.

Les deux textes s’inscrivent effectivement dans la même tonalité générale (cherchez l’anagramme), l’un – « LOPSI » – est une loi présentée en 2002, puis « consolidée » en 2004, l’autre – « LOPPSI » (orné d’un second « P », tonitruant) – n’en était encore, lors de la mise en ligne de la présente page, en avril 2010, qu’au stade de projet.

Et quel projet ! Le législateur prévoit notamment, ni plus ni moins, de légaliser l’installation de logiciels espions sur les ordinateurs des particuliers (Article 706-102-1)...

Mais le temps a passé et le projet est devenu loi.

Même si certaine dispositions ont été amendées par le sénat et le conseil constitutionnel, le texte de loi original – avec ce qu’il comporte de plus rétrograde, répressif et archaïque – s’ajoute à l’arsenal sécuritaire de l’État français.

Pour notre part, nous partirons donc du premier texte de loi, adopté en 2004 (alias « LOPSI »).

Je clique donc sur le premier résultat de la liste, ce qui nous conduit sur « Légifrance » (qui publie les textes de loi) :

Descendez l’ascenseur du navigateur...

… afin d’arriver en bas de page.

Une autre façon d’obtenir l’affichage du « pied de page » consiste à effectuer, sur votre navigateur, le raccourci clavier « CTRL+Fin ». Nous verrons, d’ailleurs que le même raccourci clavier est également valide sur votre traitement de texte.

Cliquez ensuite sur le lien « Télécharger le document en RTF » :

Enregistrez le document sur votre ordinateur et ouvrez-le.

Affichage du navigateur (rappel)

Voilà un texte qui, à plus d’un titre, manque de style ; d’un point de vue technique, c’est normal, puisqu’il s’agit d’un fichier au format « RTF ».

De plus, nous avons affaire à un document de plusieurs pages.

Le problème, c’est que nous voulons parcourir, rechercher et atteindre certaines parties de ce texte. Nous avions vu que la meilleure façon de naviguer sur un document de plusieurs pages consiste à le structurer avec des styles.

Comme nous avons d’autres priorités que d’ajouter des styles à ce fichier, mieux vaut trouver des solutions de contournement en ajoutant manuellement un certain nombre de repères et de « balises » qui nous permettront de mieux nous orienter. Tel sera, d’ailleurs, l’un des objectifs du présent tuto.

Pour commencer, il nous faudra, sur OpenOffice, afficher le navigateur :

Mieux vaut arrimer la palette à la fenêtre.

Prenez la barre de titre de la petite fenêtre …

… et glissez vers la droite jusqu’à ce qu’apparaisse une bordure grise, sur le côté.

Lâchez : le navigateur est désormais fixé à la fenêtre d’OpenOffice.

Insertion d’une numérotation (rappel)

Vous allez, à présent, insérer une numérotation automatique. Voilà qui sera déjà nettement plus commode pour vous repérer dans ce document, notamment si vous voulez l’imprimer.

Il s’agit d’une procédure abordée à plusieurs reprises ; notamment, ici.

Je m’en tiendrai donc, ici, au strict minimum : les vues, sans commentaires. Reportez-vous au support sus-mentionné pour plus de précisions.

Atteindre une page et naviguer dans le document

Votre document est désormais folioté (numérotation des pages).

Il vous suffit d’utiliser le navigateur pour afficher une page souhaitée : cliquez successivement sur la flèche supérieure de ce sélecteur (et non sur la flèche inférieure, tel sur la vue ci-dessous)...

… afin d’afficher « 9 » (notez qu’il aurait été possible de taper directement le chiffre dans le champ).

Le programme s’exécute alors immédiatement : le début de la page demandée s’affiche à l’écran, ainsi que, plus haut, la fin de la page précédente :

Je rappelle, en complément, qu’il est possible d’atteindre le début du texte à l’aide du raccourci « CTRL+Origine » :

Ainsi que la fin par « CTRL+Fin » :

« Origine » (une flèche orientée « nord-ouest », ou mention « Orig ») et « Fin » font parties de ce groupe de touches intercalées entre le clavier principal et le pavé numérique :

Comme je l’avais signalé lors de la récupération du fichier sur Internet, les mêmes raccourcis clavier permettant de naviguer en début et en fin de page sont également disponibles sur la plupart des navigateur Web. Voilà un excellent truc à retenir !

Puisque, désormais, vous le connaissez, utilisez le raccourci clavier pour revenir au début de votre texte.

Rechercher un mot

Observons à présent, dans la barre d’outils, ce bouton caractéristique en forme de jumelles.

Au survol de la souris, ce bouton nous affiche l’infobulle suivante : « Rechercher & remplacer ».

Cliquez, ce qui doit faire apparaître une boîte de dialogue.

Dans le champ « Rechercher », tapez « Annexes » :

Puis cliquez sur le bouton « Rechercher » :

Fort logiquement le programme sélectionne l’expression recherchée (vue ci-dessous). Fermez la boîte de dialogue (bouton fermer).

Précision importante : la recherche s’effectue à partir de l’emplacement du point d’insertion ; voilà pourquoi il est généralement préférable (sur un texte long) de débuter la recherche à partir du début du texte (même si comme, nous le verrons, il est possible de passer tout le texte « à la moulinette » depuis n’importe quel emplacement).

Insérer un repère à partir d’une recherche

Voici une manière de « marquer » un texte long, afin de pouvoir naviguer dedans sans employer les styles : après avoir repéré un emplacement sur lequel vous souhaitez revenir, passez par le menu « Insertion/Repère de texte... » :

Dans la boîte de dialogue, tapez « Annexes » puis cliquez sur le bouton « OK » :

Dans le navigateur, vous constatez que le repère est bien inscrit.

Il sera désormais possible d’atteindre directement cette partie du texte en cliquant sur cette indication.

Nous allons rappeler la boîte de dialogue « Rechercher & remplacer » mais, cette fois-ci, nous ne cliquerons pas sur le bouton en forme de jumelles.

Nous passerons par le raccourci clavier suivant : CTRL+F.

Conseil : essayez de vous souvenir de ce raccourci clavier « CTRL+F », car, là aussi, vous aurez l’occasion de l’employer sur de nombreuses applications, à commencer par vos navigateurs Web (la recherche d’un mot, à l’intérieur d’une page Web, est généralement sous-utilisée ; c’est pourtant une fonctionnalité extrêmement pratique).

Tapez « PREMIERE » dans le champ :

Puis cliquez sur le bouton « Rechercher », ce qui permet de récupérer immédiatement le mot dans le document :

Cliquez sur le bouton « Fermer » de la boîte de dialogue « Rechercher & remplacer ».

Passez à nouveau par le menu « Insertion / Repère de texte » (pour rappel) et, dans cette nouvelle boîte de dialogue, tapez « Principes généraux », puis cliquez sur « OK » :

Vérifiez que ce deuxième repère s’affiche correctement dans le navigateur (vous remarquerez que, pour une raison que j’ignore, c’est le repère précédent qui est sélectionné et non celui qui vient d’être créé).

Lancez une nouvelle recherche par « CTRL+F ».

Nous avons constaté que ce texte est composé d’une « première partie » ; nous y avons même inséré le précédent repère, « Principes généraux ».

Tout laisse à penser qu’il existe au moins une deuxième partie.

Il serait intéressant de marquer également ce début de deuxième partie, comme la première, d’un autre signet.

Le mot recherché sera donc « PARTIE ».

Une fois votre saisie terminée, validez la requête en cliquant sur « Rechercher »

Le programme sélectionne le mot recherché, mais ce n’est pas à cet emplacement qu’il faut rester, car nous sommes toujours sur le signet correspondant à la première partie.

Cliquez à nouveau sur le bouton « Rechercher ». Le but du jeu étant de trouver la deuxième partie :

Ah... mauvaise pioche.

Suivant :

Décidément, ce fichier contient bien quelques « parties » qui s’alignent au fil du texte mais, pour l’instant, rien ne s’accorde à notre recherche.
Suivant !

Nous y sommes.

Fermez la boîte de dialogue et insérez un nouveau repère :

Celui-ci s’appellera « Moyens juridiques » :

Validez, vérifiez :

Nous avons donc placé, en tout, trois repères dans ce texte.

À quoi cela peut-il bien servir ?

Nous avions vu que le navigateur permet d’atteindre directement n’importe quelle page du texte. En plus de cela, grâces aux repères vous mémorisez certaines parties du document ; ce qui permet de les atteindre d’un clic de souris dans le navigateur.

Autrement dit, vous commencez à structurer votre document, en y plaçant un certain nombre de « balises » et cela, sans même qu’il soit nécessaire d’utiliser les styles.

Nous verrons plus loin comment utiliser les repères pour naviguer par liens hypertexte, comme si vous étiez sur votre navigateur Web.

Remplacer automatiquement un mot par un autre

Pour l’étape suivante, il est préférable de placer le point d’insertion au début du texte. Il nous suffira donc du raccourci clavier. « Ctrl+Origine ».

Ensuite, appelez à nouveau la boîte de dialogue « Rechercher & Remplacer » par cet autre raccourci clavier « Ctrl+F ».

Dans le premier champ (voir ci-dessus), l’expression recherchée sera « oeuvre » ; remarquez que le « o » et le « e » ne sont pas liés.

Ensuite, dans le second champ (« Remplacer par ») tapez le code suivant « ALT+0156 », afin d’obtenir « œ » (« e » dans le « o ») puis saisissez les autres lettres du mot « œuvre ».

Cliquez enfin sur « Tout remplacer » :

Après un petit temps de latence, le programme devrait vous retourner le message suivant :

Ne nous arrêtons pas en si bon chemin.
Essayons un autre remplacement :
- Je recherche « L’Etat » (sans accent)
- Qu’il faudra remplacer par « l’État » (« ALT+0201 » pour obtenir le « É »)
Je lance le remplacement ...

À nouveau, un petit temps de latence...

Après quoi le message suivant indique le nombre d’occurrences de l’expression « L’Etat » remplacée par « L’État »

Tant qu’on y est, autant compléter la procédure de la façon suivante :

Remarque : plutôt que d’effectuer le remplacement d’une seule fois, rien ne vous empêche de lancer l’opération au « coup par coup », ce qui vous permettra de passer en revue les occurrences de l’expression recherchée les unes après les autres et d’exécuter le remplacement au cas par cas.

Il vous faudra alors cliquer autant de fois sur le bouton « Remplacer » au lieu de « Remplacer tout ». C’est exactement le même principe que la correction assistée.

Insérer un commentaire

Placez-vous sur le premier paragraphe de l’article 1 puis cliquez sur le menu « Insertion commentaire » :

Le paragraphe est souligné d’une ligne pointillée et, dans la marge, apparaît une sorte d’encadré jaune (comme un Post-It). Cela vous permet d’ajouter un commentaire personnel au texte. Par exemple, ici, j’ai indiqué le commentaire suivant :

Article de loi : 4 pages
Orientations : 31 pages

Vous remarquerez que le nom du « commentateur » (François) ainsi que la date de l’insertion du commentaire figurent dans cet encadré.

De même, le navigateur permet de retrouver les commentaires et, bien entendu de les atteindre d’un clic de souris.

À l’aide du raccourci clavier « CTRL+F », lancez une recherche sur l’expression « qui génère » :

Un clic sur « Rechercher » permet rapidement de trouver l’expression :

Alors là, vous comme vous voulez mais, moi, après avoir lu ce paragraphe…

… j’insère le commentaire suivant :

Et le nouveau commentaire apparaît logiquement dans le navigateur :

À vous de jouer...

Insérer un lien hypertexte

Le but du jeu consiste maintenant à créer un lien hypertexte, de sorte que l’on puisse naviguer d’un point à un autre du document, de la même façon que vous le sur votre navigateur web.

Auparavant j’ai observé sur le texte qu’il y avait, d’une part une annexe (sur laquelle, nous avons d’ailleurs un repère) et, d’autre part, une expression, placée à un autre endroit, faisant référence à cette annexe.

À l’aide du raccourci clavier « CTRL+F », recherchez « figurant à l’annexe I ».

Ce sera la première étape de la manip qui nous permettra de cliquer sur figurant à l’annexe I afin d’afficher la dite annexe.

Une fois que cette expression est sélectionnée, fermez la boîte de dialogue et passez par le menu « Insertion/ Hyperlien » :

Une nouvelle boîte de dialogue devrait s’afficher à l’écran :

Cliquez sur le bouton en forme de cible :

Une seconde fenêtre s’affiche alors à côté. Cliquez sur le petit « + » placé à gauche de la rubrique « Repères de texte »

Là vous retrouvez tous les repères que nous avons créés ; il suffit de sélectionner celui qui convient (« Annexes ») puis de cliquer sur le bouton « Appliquer ».

Vous constatez immédiatement que le titre du repère s’affiche dans la fenêtre principale de l’assistant :

Une fois cette vérification faite, cliquez sur le bouton « fermer » de la fenêtre « Cible... » :

On récapitule :

- la cible du lien – c’est à dire le repère préalablement créé (« Annexes ») – figure dans le champ « Cible »

- le texte réactif du lien, celui sur lequel on cliquera (« figurant à l’annexe I » ), est affiché en dessous, dans le champ « Texte ».

A priori, le lien est bien constitué. Vous pouvez cliquer sur le bouton « Fermer » :

De retour sur votre texte, vous pourrez constater qu’en survolant « figurant à l’annexe I » une infobulle s’affiche. De plus le pointeur se transforme en petite main, telle que nous avons l’habitude de la voir sur nos navigateurs Web.

L’infobulle nous informe que, pour activer le lien il vous faudra effectuer un « CTRL+Clic » (au lieu d’un clic simple , comme sur votre navigateur),.

Petite digression : remarquez que, sur la plupart des navigateurs Web, le « CTRL+Clic » permet d’afficher la cible du lien dans un nouvel onglet.

Après ce « CTRL+Clic », donc, OpenOffice affiche logiquement la partie du sur laquelle nous avions placé le repère « Annexes » :

Remarque : tous les liens créés sur un document OpenOffice – notamment les hyperliens manuels, tels que celui que nous venons d’expérimenter mais également, les notes (voir ci-dessous) et les tables de matières – sont conservés lorsque vous enregistrez votre fichier au format PDF (Fichier/Exporter au format PDF).

Insertion de notes de bas de page

À vous de jouer : nouvelle recherche pour « Europol » :

Fermez la boîte de dialogue dès que la première occurrence du mot recherché est sélectionnée.

Passez ensuite par le menu « Insertion/Note de bas de page » :

Validez par « OK » la boîte de dialogue si elle présente bien les options par défaut, tel que ci-dessous :

OpenOffice place alors le point d’insertion dans un nouveau champ, en marge de bas de page, prévu justement pour afficher les notes.

Vous constatez, qu’à cet emplacement, le programme a inséré automatiquement une numérotation. Puisqu’il s’agit de notre première note on devrait normalement voir le chiffre « 1 » :

De même, si vous observez le texte lui-même, vous devriez voir l’appel de note correspondant.

À l’écran, il suffit de cliquer sur cet appel de note pour afficher la note (et inversement, pour revenir au texte). Là encore, il s’agit d’un lien hypertexte, signalé au survol par un pointeur en forme de main.

Quant au texte que je vous propose d’insérer dans cette note (voir ci-dessous), eh bien il s’agit des premières lignes de l’article de Wikipédia consacré, justement, à Europol.

Vous saviez, vous, ce qu’est cette Europol ?

Quoiqu’il en soit, je vous propose de faire une recherche sur le web afin de trouver l’article de Wikipédia sur « Europol », de copier les premières lignes de cet article puis de revenir dans votre note de bas de page afin d’effectuer un collage spécial (CRTL-MAJ + V) et enfin de sélectionner « Texte non formaté » pour coller ce texte dans la note (sans les options de mise en forme de Wikipédia).

Ensuite (parce qu’il faut toujours citer ses sources), tout en restant dans la note, vous faite un retour chariot (Touche « Entrée ») afin de copier et de coller l’adresse URL de l’article.

Bref vous devez arriver à cela :

Vous y êtes arrivé ?

Bravo.

Nouvelle tournée pour « ACROPOL ».

- Recherche (il n’y plus de vues pour ça, puisque vous devriez normalement connaître la commande par cœur)

- Après avoir trouvé l’expression recherchée, fermez la boîte de dialogue.

- Insertion d’une note (le champ et les appels de notes)

Insertion du texte.

Remarquez que, comme avec la numération des pages, le programme actualise automatiquement la numérotation des notes.

Bien entendu cette actualisation s’effectuera de façon cohérente si vous insérez une nouvelle note à un emplacement du texte qui se trouve avant la première note (la première devenant la deuxième et ainsi de suite pour les suivantes).

Insertion d’entrées d’index

Nouvelle recherche pour « zone sensible » ; fermez la boîte de dialogue dès que la première occurrence de l’expression a été trouvée :

Tout en conservant votre sélection, passez ensuite par le menu « Insertion/Index et tables/ Entrée... » :

Dans le boîte de dialogue, vous constatez que le programme a inséré l’expression sélectionnée dans le champ « Entrée » :

Très important : cliquez ensuite sur l’option « Appliquer à tous les textes similaires », de façon à ce que d’autres occurrences de la même expression figurent bien dans l’index (voilà, à mon avis, une option qui devrait être activée par défaut).

Puis cliquez sur le bouton « Insérer » :

Puis fermez :

Vous venez donc de créer votre première entrée en vue de la création d’un index.


Pour l’instant, vous ne devriez constater qu’une seule modification ; l’expression sélectionnée figure dans un tramé gris. C’est précisément la marque d’une entrée de l’index. :

Nous y reviendrons.

Création de l’index et ajout de nouvelles entrées

Il nous faut, à présent créer l’index proprement dit.

Pour cela nous placerons le point d’insertion à la fin du texte, par le raccourci clavier « CTRL+Fin ».

Après quoi, passez à nouveau par le menu « Insertion/Index et tables » mais, cette fois-ci, activez l’option « Index et tables » qui apparaît une seconde fois dans le menu en cascade :

Nous avions déjà vu cette boîte de dialogue, lorsque nous avions créé la table des matières :

Pour l’index, vous devrez :

- vérifier que l’onglet « Index » est correctement sélectionné

- puis activer le sélecteur d’option (petite flèche) du champ « Type » afin de cliquer sur « Index lexical » :

Ensuite tout dépend des options de présentation que vous souhaitez appliquer à votre index.

Pour ma part, je vous suggère les options suivantes ; attention, il vous faudra cliquer sur des cases à cocher pour avoir exactement la même configuration :

Cliquez ensuite sur le bouton « OK », ce qui devrait vous fournir le résultat suivant :

Voilà pourquoi il fallait impérativement cliquer l’option « Appliquer à tous les textes similaires », lorsque nous avons créé l’entrée de l’index, faute de quoi nous n’aurions eu qu’une entrée au lieu de trois.

De même si, à l’aide du navigateur, vous affichez toutes les pages indiquées dans l’index, vous devriez trouver l’expression indexée (« zones sensibles ») surlignée du marqueur de champ gris. Bien entendu, ce tramé gris ne s’affiche qu’à l’écran ; vous ne le trouverez ni dans l’aperçu, ni sur les pages imprimées.

Enfin, vous constaterez que l’entrée de l’index s’affiche avec une lettre majuscule pour le « Z » c’est précisément ce que nous avons demandé lors du paramétrages des options de l’index.

À vous de jouer, désormais, pour créer de nouvelles entrées dans l’index ; ce sera, d’abord, « délinquance » :

Créez l’entrée :

petit rappel : conservez les options que nous avions paramétrées pour la précédente entrée, cliquez sur « Insérer »...

Vous remarquez, pour cette entrée, que l’expression est (abondamment) répétée : plusieurs fois sur une même page.

Cliquez sur « Fermer » :

Il vous faudra renouveler ainsi la même manipulation afin d’arriver, à la finale, au résultat suivant :

Pour cela, après avoir créé chacune des entrées, vous devrez actualiser l’index à l’aide d’un clic (du bouton) droit de la souris et sélectionner l’option suivante :

N’hésitez pas à renouveler l’opération en créant ainsi d’autres entrées ; pour cela mieux vaut prendre des expressions que vous êtes sûr de retrouver dans le texte (par exemple, « gendarmerie », « sécurité », « criminalité », « violence », « contrôle », « surveillance », « racolage », etc.)

Obtenir le nombre de signes d’un texte

Voilà, c’est presque fini ; nous avons fait le tour de la question, en ce qui concerne les différentes procédures de traitement de texte prévu pour ce tuto.

Quant au texte lui-même, c’est du passé. L’avenir appartient aux citoyens.

Mais avant de partir, permettez-moi de vous poser une question : à votre avis, ça pèse combien un texte comme ça ? Je veux dire : combien de caractères ?

Voici comment obtenir la réponse :

Sachant qu’un article de presse est payé au feuillet, qu’un feuillet représente 1500 signes (espaces compris), faites une recherche sur internet pour évaluer le coût moyen de ce texte. Attention, les tarifs en usage dans la presse font l’objet de variations importantes en fonction du secteur d’activité et de la thématique. Basez vos recherches sur « people » ou « presse à sensation ».


1 Message

  • Remplacer, repères, index... (Ooo)

    29 novembre 2010 18:51, par Robert Geuljans
    Ceci est le meilleur tuto que j’ai jamais trouvé et j’en ai cherché dans tous les domaines, de la création de cartes à l’utilisation d’un appareil photo. Cela ne vaut pas seulement pour cette page qui est la cerise sur le gateau, mais pour l’ensemble. Mon site perso est un dictionnaire. Grâce à votre tuto je pourrai l’éditer en papier. Je vous tiendrai au courant ! 1000 x merci !

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