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supports (mardi 21 janvier 2014)

Suivi des modifications (OOo)

Vous êtes en présence d’un tuto concernant OpenOffice Writer . Vous recherchez « l’équivalent Word » ? Alors c’est par ici.

Le document de travail utilisé sur cette page est le même que celui du support concernant l’AutoTexte et l’AutoCorrection. Je rappelle qu’il s’agit d’un texte de loi, téléchargé (légalement) sur Légifrance.

Vous savez qu’OpenOffice signale les fautes d’orthographe et qu’il vous assiste pour les corriger.

Vous n’ignorez, désormais, plus rien de l’AutoCorrection.

Connaissez-vous la fonctionnalité dite de « suivi des modifications » ?

Si votre réponse est positive, mais que vous voulez en profiter pour approfondir le sujet, alors n’hésitez pas à consulter directement la mise en situation, un peu plus bas. J’espère que cela vous sera profitable.

Si, par contre, le terme « suivi des modifications » (en bureautique) ne vous évoque strictement rien et que vous souhaitez en savoir plus à ce sujet, je pense qu’il serait préférable de commencer par une petite explication générale :

« Suivi des modifications » : à quoi cela sert-il ?

En activant la fonctionnalité « modifications » (nous verrons plus loin comment procéder), vous demandez à votre traitement de texte de ne plus se comporter de façon habituelle : vos corrections ne remplacent pas le contenu du texte original ; elles s’y superposent.

Les mots supprimés sont biffés et s’affichent en couleur, de même que les ajouts.

Le document ressemble un peu à un devoir d’écolier corrigé par un professeur.

Au-delà de l’apparence quelque peu insolite, cela permet d’obtenir quelque chose d’essentiel : tant que le suivi des modifications est activé, il est possible de valider ou de refuser chacune des corrections apportées au texte.

Le mode « Suivi des modifications » est donc plus une technique de travail sur le contenu du texte qu’une fonctionnalité de mise en forme, comparable, par exemple, aux tabulations ou aux styles (même s’il est possible, en « Suivi des modifications », d’appliquer toutes les fonctionnalités ordinaires du traitement de texte).

Il s’agit d’une fonctionnalité qui peut s’avérer, par exemple, fort utile dans le cas d’un travail « collaboratif », quand plusieurs personnes doivent relire et corriger le même texte, voire, le « rédiger collectivement ».

Pour illustre notre propos, prenons un cas type de déroulement, étape par étape, de « Suivi des modifications » :

- Un premier rédacteur termine un texte. Il active le « suivi des modifications » et enregistre son document.

- Le fichier est ensuite communiqué à d’autres rédacteurs ou correcteurs. L’une après l’autre, chacune de ces personnes apporte des modifications : ajouts, suppressions, annotations, corrections de mise en forme, etc.

- Toutes les étapes de « révision » sont conservées : non seulement le texte original, mais, également les corrections successives, ainsi que le nom du « correcteur » ayant apporté chaque modification.

- Les modifications sont ensuite validées ou de rejetées (en bloc ou au « cas par cas ») afin d’obtenir le texte « finalisé ».

- En général (mais rien ne l’oblige), une fois que le texte est considéré comme définitif, on quitte le mode « Révision » en désactivant le suivi des modifications. Les corrections s’intègrent, alors, à nouveau comme dans n’importe quel document Word ordinaire.

Voilà pour ce qu’il en est du principe général ; passons maintenant aux manips :

Activer le suivi des modifications

Il est possible d’activer le suivi des modification sans pour autant que cela ne s’affiche à l’écran.

Dans ce cas, rien ne vous permettra de distinguer visuellement que vous êtes en mode « suivi des modifications » : la mise en couleur des corrections et l’inscription des mots biffés (tels que nous l’avons vu plus haut) seront invisibles.

Par souci de clarté, ce n’est évidemment pas le paramétrage que nous mettrons en pratique dans ce tuto.

Voilà pourquoi je vous recommande, au moins dans un premier temps, de toujours vérifier l’affichage des modifications dès lors que vous devez mettre en action ce mode de traitement sur votre document.

Pour cela passez par le menu « Édition/Modifications » et vérifiez que l’option « Afficher » est bien cochée (ce qui devrait normalement être le cas, (puisqu’il s’agit du paramétrage par défaut).

Si – tel que dans la vue ci-dessous – cette option n’est pas cochée, il faudra alors cliquer dessus :

Dans un second temps, il faut activer la fonctionnalité proprement dite (ou vérifier qu’elle est bien activée) ; passez à nouveau par le menu « Édition/Modifications », puis cliquez sur l’option « Enregistrer ».

En résumé, tout est en place, dès que les deux options sont cochées :

Suppression

Essayons d’abord de supprimer une portion de texte afin d’observer comment cela s’affiche en mode suivi des modifications.

Triple-cliquez sur ce paragraphe, afin de le sélectionner.

Appuyez ensuite sur la touche « Suppr » du clavier :

Le texte est biffé et mis en couleur.

Au survol de la souris, on affiche une infobulle qui indique le nom de l’auteur ainsi que la date de la modification.

Imaginons que ce fichier passe de main en main afin qu’il soit corrigé, validé et annoté.

Tant que le mode « suivi des modifications » est activé, chaque intervenant est identifiable par la couleur de ses modifications. Pour cela, il est nécessaire que l’on change au moins, à chaque fois, de session d’utilisateur.

Accepter ou rejeter les modifications manuellement

Faites un clic du bouton droit de la souris sur la modification puis cliquez sur l’option « Accepter la modification » :

Dans ce cas, le paragraphe biffé disparaît. Vous venez de valider la suppression effectuée en mode « suivi des modifications ». Annulez par CTRL+Z, afin de rétablir le texte raturé.

Accepter ou rejeter les modifications par l’assistant

Plutôt que de d’afficher ainsi le menu contextuel sur chacune des modifications – une tâche lassante au cas où votre texte comporterait de nombreuses modifications –je vous conseille de lancer l’assistant :

Le programme vous présente alors une fenêtre de ce type :

Dans la partie supérieure (ci-dessus), figurent toutes les modifications insérées dans le document actif.

Pour les passer en revue, les unes après les autres, il suffit de sélectionner la première de la liste, puis de choisir entre « Accepter » ou « Refuser ». Le programme après avoir exécuté votre demande, passera à la modification suivante. Il vous faudra, à nouveau, cliquer sur l’un des deux premier bouton, et ainsi de suite jusqu’à la dernière modification du texte.

Autre hypothèse : vous savez que vous devez valider toutes les modifications en bloc. Il est inutile de passer « la moulinette » afin de d’accepter les modifications les unes après les autres ; autant valider d’un seul clic de souris par « Tout accepter ».

Évidemment, si, au contraire, il s’agit de rejeter toutes les modifications apposées dans le texte, vous pouvez cliquer sur le bouton « Tout refuser ».

Remplacement

Désormais, vous devriez au moins savoir traiter les suppressions de texte lorsque vous êtes en mode « suivi des modifications ».

En fait, vous vous rendrez compte que si vous ajoutez du texte (au lieu d’en supprimer), cela ne change rien à la procédure (essayez, vous verrez).

Par contre, qu’en est-il s’il faut, par exemple, remplacer un mot par un autre ?

Su notre texte, effectuez, par exemple la modification suivante : après avoir sélectionné un mot tapez directement un autre :

Lancez ensuite l’assistant :

Vous constatez que la modification de type « remplacement » se décompose en deux étapes ; d’abord la suppression (de l’ancien mot) :

Puis, ensuite, l’insertion du nouveau mot :


2 Messages

  • Suivi des modifications (OOo)

    4 juin 2014 23:16, par Azzarine
    Merci beaucoup ! Je début sous OOo après avoir passé plus de quinze ans sous MSWord donc je suis un peu perdue et mes habitudes ont la vie dure ! Merci donc pour le suivi des modifications qui m’est tellement utile dans mon travail de correction !

    repondre message

  • Suivi des modifications (OOo)

    6 avril 2016 12:57, par Isa
    Merci beaucoup, c’est pile ce que je recherchais !

    repondre message

 

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