[2] Carottes : formules (en manuel)

Résumé de l’étape précédente : dans un tableur, les données saisies sont définies en tant que « format de cellule » ; par exemple : des nombres, du texte, des dates… La fonctionnalité de recopie permet de remplir automatiquement un groupe de cellules à partir d’une cellule d’origine (par exemple, les mois). La recopie s’effectue en fonction du format de la cellule d’origine.

Avant de consulter cette page, je vous suggère de récupérer le petit support synthétique sur les formules afin de l’imprimer et de le garder à portée de main. Vous y trouverez des informations complémentaires qui ne sont pas abordées ici ; notamment à propos des principaux opérateurs.

Retour sur notre feuille de calcul « carottes » afin d’aborder cet aspect essentiel du tableur : les formules.

Je clique sur la cellule B5, dans laquelle doit s’afficher le montant hors taxes du mois de janvier.

Je clique ensuite le symbole = qui se trouve juste devant le champ de saisie (ou barre de formule sur Excel) :

Cela affiche immédiatement les deux boutons (validation et annulation). Par ailleurs, on peut constater que dans le champ de saisie le symbole égal a été automatiquement inséré.

Ce caractère « = » indique au tableur que je m’apprête à effectuer une formule : qu’il s’agisse d’un calcul simple ou d’une fonction plus ou moins complexe, cela ne représente pas le même type d’information que tout ce que nous avons tapé jusqu’à présent ; c’est-à-dire des données telles que du texte, des chiffres ou des dates.

Vous devez donc systématiquement vérifier que ce caractère « = » est bien inséré dès que vous souhaitez réaliser un « calcul ».

En particulier, nous allons maintenant demander au tableur de réaliser un calcul simple : multiplier la valeur stockée en B3 par celle de B4.

Voyons de façon très détaillée, les étapes de contrôle et de mise en œuvre de ce calcul :

– il est indispensable que le symbole « = » figure dans la zone de saisie (ou barre de formule sur Excel) ; c’est le cas, puisque nous venons de le faire.

– je dois ensuite m’assurer que la cellule dans laquelle doit s’afficher le résultat est bien sélectionnée Pour cela, je vérifie dans quelle cellule apparaît le signe « = ». C’est bien B5.

– à partir du moment où ce caractère égal est placé, il me suffit de cliquer sur B3, la première valeur à partir de quoi je vais effectuer le calcul. Les coordonnées de cette cellule s’intègrent alors immédiatement dans le champ de saisie :

– je place ensuite le point d’insertion dans le champ de saisie, derrière « B3 » :

– afin de taper l’opérateur de multiplication. Il s’agit du caractère étoile (*).

– il me reste à sélectionner l’autre cellule : B4

Voilà c’est fini… ou presque fini ; car il ne faut surtout pas oublier de valider la saisie, faute de quoi, si je continue de cliquer ici ou là dans ma feuille de calcul, le tableur ajoutera à ma formule les coordonnées des cellules cliquées…

Je vous propose pour ce premier essai de valider la saisie, tout en restant sur la cellule active, grâce à ce bouton « V » (vert). :

Cela nous permet d’observer un certain nombre de choses importantes :

– nous le savons, mais mieux encore le répéter : dès que la validation a été effectuée, les boutons « X » et « V » ont disparu.

– cela signifie dans notre cas, que l’opération a été entièrement posée … et effectuée : regardez la cellule proprement dite : on y trouve bien le résultat de notre multiplication.

– maintenant, regardez le champ de saisie (ou barre de formule sur Excel) : nous y trouvons l’opération, telle que nous l’avons saisie.

Voilà qui confirme ce qui avait déjà été évoqué (au moment de la saisie de date) : il est essentiel que notre tableur puisse présenter à la fois la formule (dans le champ de saisie) et son résultat (dans la cellule).

Passons à la cellule suivante : B6, dans laquelle doit s’afficher le montant de la TVA du mois de janvier.

Cette fois-ci, au lieu de cliquer sur le bouton « égal » du champ de saisie, je tape directement la touche « = » du clavier. Cela revient au même que tout à l’heure : le tableur a compris que je souhaite effectuer une autre action qu’une simple saisie de données.

La preuve : si je clique sur B5, les coordonnées de la cellule s’affichent à nouveau dans le champ de saisie :

Sans l’opérateur « = » en début de saisie, je me serais contenté de lâcher B6 pour sélectionner B5.

Mais tel n’est pas le cas, je suis bien en train d’effectuer un calcul et comme il s’agit d’obtenir la TVA, il me faut encore l’opérateur de multiplication. Par conséquent, je tape « * »…

… puis je tape directement le montant de la TVA : 5,5%.

Le fait d’insérer « en dur » le montant de la TVA dans la formule n’est pas la meilleure façon de procéder (ce que nous verrons plus loin). Mais cela nous permet de montrer qu’une formule ne fait pas obligatoirement référence à des valeurs stockées dans la feuille de calcul. Il est possible de taper directement les valeurs, comme vous le feriez avec une calculette.

Je valide la saisie à nouveau, en restant sur la cellule active (par exemple par ALT+Entrée sur Calc ; ou CTRL+Entrée sur Excel).

Voilà qui est fait pour la TVA :

Puisque la cellule B6 est sélectionnée, je vais la conserver en main car j’en aurai besoin pour réaliser le calcul du montant TTC, lequel correspond à la somme du montant hors taxes et du montant de la TVA.

Je maintiens le bouton de la souris enfoncé sur B6 et je remonte sur B5, afin de sélectionner un groupe avec ces deux cellules :

Attention, il est important à ce moment-là, de ne pas cliquer sur une autre zone de la feuille de calcul, car je perdrais alors ma sélection.

Par contre, il est tout à fait possible de pointer ce bouton qui affiche le symbole sigma « Σ », autrement appelé bouton de « Somme automatique » :

Après avoir cliqué sur ce bouton, le tableur affiche automatiquement la somme des cellules sélectionnées dans la cellule placée juste en dessous (par défaut).

On remarque, dans le champ de saisie, que le tableur a inséré la fonction suivante : =SOMME(B5 : B6). Cela signifie « additionner les valeurs de toutes les cellules : de B5 à B6 ».

On aurait obtenu le même résultat en tapant directement la formule à la main, mais il faut bien reconnaître que la procédure « à la souris » est quand même plus intuitive et convivialle ; c’est souvent le cas sur les tableurs, mais cela ne dispense pas de bien comprendre la logique des formules et leur syntaxe exacte. Nous verrons que cela est même parfois très utile. Voilà pourquoi je vous conseille de toujours garder un œil sur ce qui se passe dans la zone de saisie (ou barre de formule sur Excel).

Observons, maintenant ce qui se passe si nous devons effectuer une correction, une fois les formules définies.

Par exemple, imagions que le prix unitaire de Janvier passe de 3,25 € à 2,35 €.

Je sélectionne donc B3 afin de taper directement la nouvelle valeur (je rappelle qu’il est inutile de taper le symbole « € » puisque la cellule est paramétrée en tant que « format monétaire »).

Après validation de la saisie, le symbole monétaire s’affiche dans la cellule, mais surtout on peut constater que les formules faisant référence à la valeur stockée en B3 s’actualisent automatiquement.

Autrement dit, il très important de bien prendre en compte que, sur un tableur, vos formules sont liées à des références de cellules et non à des valeurs proprement dite.

Vous comprendrez, dans ces conditions, qu’il est impossible qu’une formule fasse référence à elle-même (erreur de type « référence circulaire »).

Voilà pourquoi il est préférable, dans la mesure du possible, de stocker les valeurs numériques susceptibles d’être utilisées pour des formules dans des cellules et non dans la formule elle-même (ce qui n’est pas le cas ici pour la TVA, comme nous l’avons vu). Cela permet d’avoir une vue plus claire de votre tableau et de pouvoir le corriger plus facilement.

Vous savez désormais l’essentiel au sujet du traitement manuel des formules sur un tableur. Gardez à l’esprit la décomposition des étapes de contrôle !

Prochaine étape : étirer une formule ou un groupe de formules.