Insertion et correction automatiques (Word)

Vous êtes en présence d’un tuto concernant Word. Vous recherchez « l’équivalent OpenOffice Writer » ? Alors c’est par ici.

Ce tuto rassemble deux fonctionnalités – distinctes, mais complémentaires – du traitement de texte :

– Insertion automatique

– Correction automatique

Récupération du texte

Pour cette fois, nous partirons d’un document disponible sur Internet.

Plutôt que de vous le livrer, comme d’habitude, en fichier attaché, je vous demanderai de le récupérer directement à la source.

Il s’agit d’un texte de loi ; la fameuse loi « Hadopi ».

Depuis n’importe quelle page, affichée sur votre navigateur (de préférence Firefox), tapez dans la zone de recherche les mots clés suivants ;

« loi hadopi legifrance »

Le moteur de recherche devrait vous placer en première position le site « legifrance.gouv.fr » (adresse indiquée en vert).

Après avoir cliqué sur le lien (titre en bleu) vous devriez obtenir cette page-ci :

Cliquez sur le lien « consulter le texte »

Une fois arrivé sur la nouvelle page...

… faites descendre l’ascenseur...

… afin d’arriver en bas de page.

Cliquez ensuite sur le bouton « Télécharger le document en RTF »

Choisissez l’option « Enregistrer le fichier » :

Depuis la fenêtre de téléchargement de Firefox, cliquez du bouton droit de la souris sur l’icône placée en haut. Il s’agit du fichier que vous venez de télécharger.

Sur le menu contextuel, cliquez sur l’option « Ouvrir le dossier contenant le fichier » :

Ouvrez ensuite le fichier avec Word :

Comme nous allons nous livrer à un certain nombre de manipulations sur ce texte, nous allons enregistrer immédiatement une deuxième version, afin de conserver l’original en l’état.

Pour cela passer par le menu « Fichier/Enregistrer sous... » :

Stockez ce nouveau fichier dans votre dossier personnel, en tant que « hadopi » :

Tout est en place, nous pouvons commencer à rentrer dans le vif du sujet.

Insertion automatique

Sélectionnez, tel qu’indiqué dans la vue ci-dessous, les caractères suivants :

Lâchez la souris (afin de ne pas risquer de perdre la sélection en cliquant sur votre document).

De la main gauche, maintenez la touche « ALT » enfoncée et, de l’autre main, appuyez brièvement sur la touche de fonction « F3 » (les touches de fonction sont placées tout en haut du clavier ; il s’agit de la première rangée) :

Le raccourci clavier « ALT+F3 » permet donc de créer « une insertion automatique » à partir d’une sélection.

Mais au fait, à quoi ça sert ?

Venons-en aux explications : l’« insertion automatique »vous donne la possibilité de stocker en mémoire une phrase de quelques mots, telle que celle que nous avons sélectionnée.

Ainsi, le programme pourra insérer cette phrase dans n’importe lequel de vos textes, sans que vous ayez besoin de la retaper entièrement. C’est une sorte de « copier-coller permanent ».

De mon point de vue, la manipulation devient intéressante s’il est possible d’insérer une phrase entière à l’aide d’un seul mot, comme s’il s’agissait d’un raccourci.

Word créée automatiquement le « raccourci » en reprenant exactement les deux premiers mots de l’expression sélectionnée.

Pour ma part, je pense qu’il est préférable (mais pas obligatoire) que ce raccourci soit une expression distincte des mots qui seront insérés – autrement dit, une sorte de code – ceci, afin d’éviter de l’utiliser involontairement en tapant un mot ordinaire.

Voilà pourquoi nous allons renommer cette insertion automatique en tant que « Modi », après quoi, validez par OK :

Vous venez d’enregistrer l’insertion « Modi » pour « Modifie le code de la propriété intellectuelle – art : »

Vous allez maintenant la tester.

Placez-vous entre deux paragraphes, et appuyez plusieurs fois sur la touche « Entrée ».

Sur l’un des paragraphes vides, tapez « Modi ».

Observez l’écran après avoir tapé le « i » de ce mot : une info-bulle jaune s’affiche : on vous indique qu’une insertion automatique est associée à l’expression que vous venez de taper.

Il suffit, comme c’est indiqué, d’appuyer une fois sur la touche « Entrée » du clavier pour insérer le texte en entier :

Remarquez que, dans ce cas, la touche « Entrée » ne crée pas comme d’habitude un « Retour chariot » (et son inévitable pied de mouche).

« Entrée », lors d’une insertion automatique que vous avez créée signifie « validation ».

Recommencez avec cette portion de texte (voir ci-dessous) : sélection ; « ALT+F3 » renommez l’insertion en tant que « Trans » ; validez :

Placez-vous sur un paragraphe vide et appelez votre nouvelle insertion automatique, en tapant « Trans » :

Et jamais deux sans trois :

Testez donc « Abro » :

Vous venez de créer trois nouvelles insertions automatiques. Désormais, vous pourriez presque écrire des textes de loi...

Essayons autre chose.

Place-vous encore sur un paragraphe vide et tapez le texte suivant :

Je vous prie de croire

Après le dernier mot, appuyez directement sur la touche (de fonction) F3 (cette fois-ci, sans « ALT ») .

Le programme vous a ajouté tout seul une insertion maison :

Pour faire le point sur les insertions automatiques enregistrées dans votre programme, passez par le menu « Insertion/Insertion automatique » (cliquez sur les deux options successives portant le même nom) :

Cette boîte de dialogue rassemble plusieurs onglets ; chacun, correspondant à des fonctionnalités distinctes du programme, mais qui sont souvent confondues les unes avec les autres par nombre d’utilisateurs.

Quel que soit l’onglet actif, cette fenêtre s’intitule toujours en tant que « Correction automatique », ce qui est loin d’être clair, car l’un des onglets porte lui-même le même intitulé.

Et, comme nous le verrons, Microsoft a décidé d’embrouiller encore un peu plus le client en lui proposant d’afficher la même boîte de dialogue par l’intermédiaire de deux menus différents...

Bref, si vous voulez traiter vos insertions automatiques par l’intermédiaire de cette boîte de dialogue, il est préférable de bien vérifier que l’onglet portant le même nom est activé.

Tapez dans le champ l’intitulé de la première insertion automatique créée (« Modi »).

Vous voyez apparaître, dans la partie inférieure de la fenêtre, la phrase entière qui est associé à cet intitulé.

De même, si vous tapez « Je vous prie... », vous verrez défiler toutes les variantes d’insertions automatiques proposées par Word à partir de ces formules de politesse...

Profitez-en pour explorer les différentes insertions automatiques disponibles dans le programme et n’hésitez-pas à en tester quelques-unes.

Vous pourrez toujours les supprimer après coup, dans cette même boîte de dialogue, en les sélectionnant et en cliquant, ensuite, sur le bouton « Supprimer » :

Correction automatique

Passons, à présent, à une autre fonctionnalité également disponible dans la même boîte de dialogue :

Cliquez sur l’onglet Correction automatique :

Observez (ci-dessus) que toute la partie supérieure de la fenêtre est occupée par une liste d’options cochées.

Prenons un exemple : peut-être avez-vous déjà observé que votre traitement de texte corrige tout seul la première lettre d’un paragraphe tapé en minuscule afin de la passer en majuscule ?

Eh bien voilà un exemple de correction automatique.

Vous comprendrez donc quelle est la différence entre l’insertion automatique et la correction : la première doit être validée par l’utilisateur (par « Entrée » ou « F3 ») alors que la seconde s’exécute automatiquement lors de la saisie.

Toutes ces options cochées sont donc implicitement validées. Voilà, par exemple qui pourra être utile à savoir si l’on souhaite taper des textes entièrement en minuscule dans un tableau ; il faudra alors décocher « Majuscule en début de cellule ».

Hormis ces corrections « générales » liées en grande partie à l’utilisation des majuscules, la même boîte de dialogue, présente, dans la partie inférieure, toutes les corrections automatiques disponible sur Word.

Par exemple, le fait que, lorsque vous tapez le mot « oeuvre » il se transforme tout seul en « œuvre », vous évitant d’avoir à taper le code pour obtenir le « œ » (ALT+0156).

De même, le remplacement du signe « trois points » par la saisie de trois points successifs (eh oui, le trois points est un caractère à part entière).

Et même chose pour les smileys :

Ainsi que les flèches, d’ailleurs...

Alors, là encore : profitez-en pour passer en revue toutes les corrections automatiques. Cela pourra être instructif.

Maintenant voyons comment créer, vous-même, une correction automatique :

– Placez-vous dans le champ « Remplacer : » et tapez « cotuelle » (oui, je sais, ça veut rien dire).

– Cliquez, ensuite dans le champ « Par : » (à droite du précédent) et tapez « code de la propriété intellectuelle » (et ça, c’est plus clair ?).

– Cliquez ensuite sur le bouton « Ajouter », afin d’enregistrer votre nouvelle correction automatique

– Validez le tout par « Ok » (ce qui fait disparaître la boîte de dialogue).

– Placez-vous sur un paragraphe vide et tapez « cotuelle » :

Ce n’est qu’en appuyant sur le barre d’espace après la saisie du mot que la correction automatique s’effectue :

Contrairement à l’insertion automatique, il est indispensable que l’expression qui sera automatiquement corrigée ne soit pas un mot usuel, faute de quoi, vous vous empêcheriez de l’employer.

Si vous deviez supprimer une insertion automatique, vous pouvez passer par le menu « Outil/Options de correction automatique » :

Dans le champ « Remplacer : » tapez l’expression qui doit être remplacée, afin de l’afficher, puis cliquez sur le bouton « Supprimer » :

Mise en forme automatique

Sur la même boîte de dialogue (qui peut donc être affichée par deux menus différents (« Insertion » et « Outils »), cliquez sur l’onglet « Mise en forme automatique ».

On y trouve toutes les options concernant, non plus les mots qui seront automatiquement remplacés, mais plus les « options de mise en forme » ainsi que les caractères remplacés.

Par exemple, sur Word, c’est grâce à l’option cochée sur cet onglet que les guillemets « à la française » (avec les insécables) sont automatiquement affichés, au lieu des « double-quote » à l’anglaise.

Autre exemple : parce que l’option est cochée, les listes (à puces ou numérotées) sont automatiquement générées lors de la frappe, lorsque vous tapez sur « Entrée » après avoir saisi le premier item de la liste (un automatisme qui peut, d’ailleurs, s’avérer franchement incommodant).

L’onglet « Lors de la frappe » permet d’activer ou de désactiver chacune de ces options au moment de la saisie du texte.

Dernier exemple, si vous ne voulez pas que les « adresses internet » (URL de site web et e-mail) soit transformées en lien hypertexte sur vos documents de bureautique, il vous faudra alors décocher l’option correspondante.