Filtre (fromages)

Cet exercice permet de revenir de façon plus détaillée sur le filtre (une fonctionnalité du tableur qui a déjà été présentée sur un précédent exercice). Nous découvrirons notamment ici en quoi peut consister un « filtre élaboré ».

L’essentiel de la mise en situation de cet exercice se déroule sur Excel. Les utilisateurs de OpenOffice Calc trouveront les explications ici même quand cela est nécessaire.

Récupérez et ouvrez le fichier qui se trouve en document joint :

Filtre automatique

Le filtre, souvenons-en, permet d’afficher de façon sélective une partie des informations stockées sur un document de type « liste », tel que celui-ci.

Par exemple :

Sur OpenOffice Calc : l’équivalent du « Filtre automatique » s’appelle « AutoFlitre. »

Pour demander un autre affichage sélectif, il est nécessaire au préalable de revenir à un affichage « sans filtre » :

Le critère « fromage à base de lait de vache » peut être activé :

Il est possible de combiner un critère de tri à un filtre :

Affichage des fromages « Vache » classés par coût, ordre croissant :

Sur OpenOffice Calc (ainsi que sur les versions d’Excel antérieure à 2003) : passez par la fonction classique de tri (Données / Trier…) après avoir filtré votre liste.

Filtre personnalisé

D’autres critères de filtrage des données peuvent encore être combinés.

Pour cela, passez par l’option « Personnalisé… » de l’en-tête « Coût » :

Sur OpenOffice Calc : passez par « Filtre standard… ». La boîte de dialogue qui s’affiche alors me semble plus explicite que celle d’Excel pour indiquer les critères de filtrage de notre exemple.

Cette action déclenche l’ouverture d’une boîte de dialogue.

Ici, il s’agit de limiter l’affichage aux fromages « Vache » dont le coût est supérieur ou égal à 4 €.

Sélectionnez l’option désirée et taper le chiffre 4 dans le champ (à droite).

Résultat :

Ajoutons encore un critère de filtrage des données supplémentaire : cette fois-ci, ce sera le prix :

On indiquera ici le critère « supérieur ou égal à 9,80 », ce dernier étant l’un des montants de la liste.

Validez ensuite par « OK ».

Récapitulons :

– fromages « Vache »…

– dont le coût est supérieur ou égal à 4 € …

– et le prix supérieur ou égal à 9,80 € :

N’oubliez pas que les petites flèches bleues vous permettent d’identifier immédiatement les en-têtes de colonnes à partir desquels ont été effectués les filtres (ci-dessus).

Revenons à un affichage « non filtré » tout en conservant la fonctionnalité de filtrage active (les flèches sur les en-têtes) :

Sur OpenOffice Calc : passez par le menu « Données/ Supprimer le filtre ».

Filtrer à partir d’une fourchette de prix

Le fromage avec une fourchette ?

Mais oui : je veux, à présent, demander au tableur de m’afficher les produits - toutes catégories - dont le coût est compris entre 3 et 8 €.

Alors, je clique sur la flèche de filtre de « Coût » :

Et voici ce qu’il faut indiquer sur la boîte de dialogue suivante :

Résultat, en vrac :

Mettons un peu d’ordre dans tout cela, afin d’améliorer la lisibilité :

Voilà qui devrait nous permettre, assurément, de développer de nouveaux outils de veille stratégique en commercialisation de pâtes molles (tout cela, en interaction, bien entendu, avec l’émergence de nouveaux réseaux sociaux filaires fondus en basse température par écran plasma haute définition).

Passons à autre chose.

Pour cela, il faut revenir à l’affichage « non filtré » :

Insérer la fonction « SOMME SI »

Nous allons à présent faire appel à une fonction permettant d’avoir une représentation complémentaire à ce qui vient d’être montré.

Le but du jeu consiste à indiquer les quantités en stock des fromages « Vache ».

Pour cela il va falloir aménager ponctuellement notre feuille de calcul.

Placez-vous en bas du tableau sur l’en-tête de ligne 45 afin d’y insérer 2 lignes ; pour cela, faîtes CTRL+Y après avoir inséré la première.

Tapez en A46 le texte suivant :

Sélectionnez la cellule B46 (dans lequel doit s’afficher le résultat) puis activez l’assistant fonction :

Choisissez la fonction SOMME SI (au besoin, si cette fonction n’apparaît pas dans le champ, activez la liste des catégories afin de sélectionner « Maths & Trigo », dans laquelle figure notre fonction « SOMME SI ») :

Cliquez ensuite sur OK. Cela doit lancer l’assistant fonction.

Cliquez dans le champ Plage…

… puis, si nécessaire, déplacez la fenêtre de l’assistant (par la barre de titre) afin de prendre la main sur la feuille de calcul.

Vous devez indiquer dans ce premier champ la plage de cellules comportant les données à partir de quoi le calcul sera effectué.

Il s’agit, en quelque sorte, de notre premier critère de sélection : le champ des catégories de fromages.

Cliquez sur l’en-tête B, ce qui fait apparaître immédiatement la référence de la plage sélectionnée dans l’assistant : B:B.

Cliquez ensuite sur le deuxième champ de l’assistant, Critères et tapez ’’Vache’’ (avec les guillemets).

Vous indiquez la condition à partir de laquelle la fonction SOMME sera exécutée : parmi toutes les lignes du tableau, ne sélectionner que celles dans lesquelles la chaîne de caractères "Vache" figure en colonne B .

Attention, le tableur, par les guillemets, analyse uniquement la chaîne de caractères. Il est donc impératif que votre tableau et votre requête dans l’assistant soient correctement formulée, au caractère près (évitez, par exemple, que figurent « Vaches » et « Vache » pour désigner la même catégorie).

Cliquez ensuite sur le troisième champ Somme_plage.

Vous devez indiquer ici la plage de cellules sur laquelle sera effectuée la fonction SOMME ; il va sans dire que ces cellules ne doivent comporter que des valeurs numériques.

Dans notre cas, il s’agit de la colonne « F », censée représenter les quantités en stock.

Après avoir vérifié que votre point d’insertion se trouve bien dans ce troisième champ, cliquez donc sur l’en-tête « F ».

Remarquez que l’assistant vous indique le résultat.

Lequel s’affiche également en B46 dès que vous cliquez sur le bouton OK de l’assistant fonction :

Voici une autre façon d’arriver au même résultat (ce qui nous permet, par exemple, de vérifier nos calculs).

Activez le filtre sur l’en-tête « Cat. » afin de sélectionner « Vache » :

Placez-vous en F45 …

… et cliquez sur le bouton « Sigma » (somme automatique).

Plus rapide, n’est-ce pas ?

Passons à la suite. Pour cela il est préférable de faire le ménage.

Supprimez le contenu de la cellule F45, ainsi que les lignes placées sous le tableau, sur lesquelles nous avons expérimenté la fonction « SOMME SI » :

Désactivez ensuite tous les critères de filtre :

Filtre élaboré

La fonctionnalité dite de « filtre élaboré » permet, en fait, de définir des critères de traitement assez comparables à ce qui a été vu jusqu’à présent. Vous avez pu constater que le filtre « Automatique », combiné notamment à l’option « Personnalisé », permet déjà de définir de nombreux critères de filtrage.

Le principal intérêt du « Filtre élaboré » réside dans son mode de présentation : les critères de filtre sont affichés en clair sur le document, avec le résultat. Cela offre une bien meilleure visibilité que tout ce que nous avons vu jusqu’à présent (filtre automatique et assistant).

Cette approche permet, en plus, de formuler de façon beaucoup plus directe et intuitive les requêtes, même, si comme nous le verrons la logique peut sembler, au premier abord, un peu déroutante.

Les exemples présentés ci-dessous, loin de représenter une vue exhaustive de ce qu’il est possible de faire avec les filtres élaborés, pourront toutefois vous donner une idée concrète de ce que vous pouvez en tirer.

Sur OpenOffice Calc : l’équivalent du « Filtre élaboré d’Excel s’appelle « Filtre spécial ». La logique est la même, mais la mise en application diffère légèrement. Vous trouverez à la fin de l’exercice les explications détaillée.

Placez-vous sur l’en-tête de ligne 1 et insérez une ligne…

… puis trois autres (par CTRL+Y ou F4) :

Sélectionnez le groupe de cellules A5 : F5 et copiez le en A1 : F1 (par exemple, par glisser-déposer + CTRL).

Voici une particularité importante de ce « filtre élaboré » : dans la pratique, pour l’utiliser, vous devez bien souvent créer un doublon de certaines parties de votre tableau. C’est le cas, ici pour les en-têtes de liste.

Placez-vous en B2 et tapez Brebis.

Voici le premier critère de filtre, tel que nous l’avons vu sur l’assistant : vous avez défini à la fois la plage de cellules : catégorie et le critère de filtre : brebis.

Cliquez sur la cellule D2 est saisissez : >2.

Continuons : tapez <8,5 en E2

Je récapitule : vous avez préparé votre document afin que le filtre élaboré n’affiche que les fromages de brebis dont le coût est supérieur à 2 € et le prix inférieur à 8,5 €.

Même si tout cela n’est pas indiqué en langage naturel cela reste assez facile à décrypter, et surtout c’est inscrit sur la feuille de calcul elle–même (et non sur un assistant escamotable).

Il est temps d’activer ce fameux « filtre élaboré » :

Voilà en quoi consiste l’assistant : c’est la simplicité même.

Puisque vous avez déjà paramétré vos critères de filtre, il ne reste plus qu’à indiquer deux plages de cellules :

– La zone comportant les données à traiter. Cliquez dans le champ « Plages » et sélectionnez en arrière plan votre tableau (A5 : F48).

Sur OpenOffice Calc : l’assistant ne présente pas de zone « Plages ». Vous devez, au préalable vous placer sur votre tableau avant d’activer le « Filtre élaboré » ce qui permet au tableur d’identifier où se trouve la plage de cellules à traiter.

– La zone comportant les critères de filtre. Cliquez dans le champ « Critères », puis au besoin cliquez sur le bouton afin de rétracter l’assistant.

Sur OpenOffice Calc : l’assistant présente, par contre, une zone « Critère de filtre » l’équivalent de « Critères » d’Excel. Les explications détaillées (avec les vues) seront fournies sur le dernier exemple de l’exercice.

Sélectionnez la plage comportant les « Critères » de filtre ; c’est-à-dire A1 : F2.

Si vous aviez rétracté l’assistant, cliquez sur le bouton afin de reprendre la main sur la petite fenêtre :

Validez par OK :

Le tableur s’actualise ensuite en fonction des critères de filtre définis sur les deux premières lignes.

Voilà en gros, en quoi consiste la logique du « filtre élaboré ».

Voici un autre exemple qui mérite d’être commenté : nous voulons, cette fois-ci, afficher les fromages « Vache » dont le coût est compris entre 2 € et 5,50 €.

Annulez le filtre que vous venez de définir par le menu « Données / Filtrer / Afficher tout… ».

Tapez Vache en catégorie.

Conservez >2 pour le coût.

Cliquez sur la cellule D1, laquelle comporte la valeur « Coût » prenez la poignée de recopie…

… et tirez sur E1, ce qui a pour effet de recopier dans cette cellule la valeur « Coût ».

Placez-vous en E2 et tapez <5,50.

Vous constatez que, désormais, la structure des en-têtes de la plage « Critères » n’est pas une stricte reproduction de celle des données à analyser (le tableau) : dans le premier nous avons deux cellules « Coût », sans le prix.

Cela peut sembler étrange, mais en fait, tant que nous n’avons pas besoin du critère « prix » cela ne porte pas à conséquence pour effectuer le filtrage. Par contre dans la mesure où il faut indiquer deux critères « Coût », il est nécessaire de dédoubler ainsi cet en-tête.

Lancez l’assistant :

Vérifiez soigneusement vos plages de sélection (notamment si, avant de lancer l’assistant, une autre cellule que celles correspondant au tableau de données était sélectionnée) puis validez.

Résultat :

Vous pouvez, ensuite, affiner votre fromage… pardon, votre critère de filtrage, par exemple lait de vache, coût compris entre 2 et 5,50 € et disponible à plus de 500 unités en stock :

Résultat, après filtre élaboré :

Pour terminer, nous allons effectuer un filtre sur un critère « chaîne de caractère ». Il s’agit de vérifier, parmi les différentes origines, celles dont le nom commence par la lettre S. Dans d’autres contextes, notamment pour effectuer rapidement la recherche d’un doublon dans une longue liste, cette fonctionnalité peut s’avérer très pratique.

Rétablissez l’affichage complet du tableau par le menu « Données / Filtrer / Afficher tout… »

Sur OpenOffice Calc : vous pouvez lire l’explication qui suit pour comprendre le but de la manœuvre mais la procédure n’est pas exactement la même que sur Excel : vous la trouverez à la fin de l’exercice

Placez-vous en C2 et tapez S*. Voilà comment indiquer « rechercher toute expression commençant par la lette S ».

Le caractère étoile *, caractère joker, est très souvent utilisé pour effectuer une recherche de ce type en informatique : il signifie « tout caractère, quel qu’en soit le nombre ».

On lance l’assistant…

Résultat :

OpenOffice Calc :
Filtre spécial sur un caractère générique

La procédure équivalente à ce qui vient d’être montré sur Excel est sensiblement différente sur Calc. Cela va nous permettre de présenter de façon plus explicite le traitement du filtre élaboré sur ce tableur.

Pour filtrer à partir de la première lettre d’une chaîne de caractère, il faut insérer un point entre la lettre et le caractère joker *.

Placez-vous ensuite sur votre tableau et allez chercher votre « filtre spécial » via le menu « Données / Filtre spécial… »

Sur l’assistant, cliquez sur le bouton « Options » :

Après quoi, cochez la case « caractère générique » :

Cliquez ensuite sur le bouton « Réduire »…

… afin de prendre la main sur votre feuille de calcul et de sélectionner la plage de cellule A1 : F2 :

Cliquez sur le bouton de l’assistant « Filtre spécial »…

… et de valider par « OK »

Résultat :