Fonctionnalités « bureautique » du scanner

Résumé des étapes précédentes :

– Installer un scanner : quelques repères essentiel qu’il est préférable de connaître avant d’installer votre scanner.

– Scanner une photo : les étapes de la numérisation d’une photo et quelques explications sur le trio gagnant de l’apprenti-scannériste ; « résolution + taille du document original + format cible ».

Vous pourrez donc utiliser votre scanner pour numériser vos tirages photos et, selon les options disponible, vos films (négatifs ou diapositives).

Mais en plus de cela, il faut savoir qu’un scanner est également un précieux outil de bureautique ; par exemple, pour photocopier ou récupérer un texte imprimé dans un traitement de texte.

Ce support, sans prétendre faire le tour de la question, nous servira donc à passer en revue certaines de ces fonctionnalités « bureautique ».

Photocopie

Comme beaucoup d’utilisateurs participants à nos ateliers, vous avez certainement une imprimante connectée en permanence à votre ordinateur.

Il est probable, qu’occasionnellement, vous devez effectuer des photocopies : une facture, un courrier, une pièce administrative, un article de presse, une page de livre...

Si vous n’avez pas l’intention de vous lancer dans une activité régulière et intensive en reprographie, il est inutile d’acheter l’un de ces veaux « tout-en-un » (fax, copieur, scanner, imprimante, etc.) qu’il est désormais coutumier de fourguer au client peu aguerri.

Un scanner d’entrée de gamme, tel que celui présenté sur ces supports, et votre imprimante seront amplement suffisants.

Signalons, pour être précis, que la démarche présentée lors de notre atelier (et affichée ci-dessous) suppose que vous ayez préalablement installé les logiciels de copie, fournis avec le matériel ; dans notre cas, « Epson Copy Utility » et « Epson Easy Print module »(voir support).

Ceci étant, il faut savoir que d’autres utilitaires permettent d’obtenir sensiblement le même résultat.

Après avoir placé votre document sur le scanner, comme le feriez avec un copieur, ouvrez votre ordinateur et cliquez sur le programme « Epson Copy » :

Cela déclenche l’ouverture de la fenêtre suivante. Le principe est extrêmement simple. Il suffit de vérifier si les champs « Scanner » et « Imprimante » sont correctement renseignés, d’indiquer le nombre de copies, d’ajuster d’éventuels paramètres de copie (luminosité, contraste, nombre de copies, etc.) puis de cliquer sur le bouton « Copier ».

Le scanner se mettra alors en activité en effectuant, d’abord, la pré-numérisation, puis, la numérisation du document et le fichier sera alors transmis automatiquement à l’imprimante.

Signalons,que certains scanners, tels que celui présenté dans ce support, permettent de lancer la copie directement à partir de l’appareil, par un bouton placé en façade. Dans ce cas, il suffit juste de placer le document sur le scanner de veiller à ce que les trois appareils (scanners, ordinateur et imprimantes) sont opérationnels et d’appuyer sur le bouton.

Lorsque vous utilisez la fonctionnalité « photocopie » de votre scanner, vous ne contrôlez pas les étapes de réglages au moment de la pré-numérisation (cadrage, résolution, etc.). De plus, vous ne conservez pas le fichier sur votre ordinateur.

Dans certains cas, par exemple, pour un document administratif (livret de famille, carte d’identité, etc.), vous aurez peut-être intérêt à conserver une copie de votre document sous forme numérique ; ce qui vous fera gagner du temps s’il est nécessaire de sortir d’autres copies imprimées. En outre, vous apercevrez qu’il est parfois très utile de conserver des copies numériques personnelles de vos documents administratifs.

Pour cela, il sera alors préférable de numériser votre document comme s’il s’agissait d’une photo (voir support).

Numériser au format PDF

De la même façon qu’il est possible de lancer directement une photocopie à partir de notre scanner, vous pouvez, sur cet appareil, numériser directement un document afin d’en faire une version « PDF ».

Là encore, pour que cette opération fonctionne correctement, il est nécessaire d’avoir préalablement installé le logiciel du fabricant permettant de gérer cette procédure (en l’occurrence « Epson Creativity Suite ») (voir support).

Après avoir placé le document sur la vitre du scanner, j’appuie sur le bouton « PDF » :

Le logiciel de numérisation s’active alors à l’écran :

Imaginons, tel que nous l’avons fait en atelier, qu’il s’agisse de numériser une page d’un livre.
Dans ce cas, comme il est inutile de conserver un fichier « couleur », je sélectionne « 16-bits gris » dans le champ« Type d’image ».

Remarquez que nous aurions pu également indiquer, dans le champ « Option d’Auto exposition » (plus haut), qu’il s’agit non pas d’une photo mais d’un « Document » (ce que je n’ai pas fait). Cela n’a pas une importance essentielle dans notre cas, puisque cette option permet surtout de détramer les photos imprimée (en les floutant), afin d’éviter un effet de moirage.

Je clique ensuite sur le bouton aperçu...

… afin d’effectuer la pré-numérisation :

Un fois que le document apparaît dans la fenêtre de droite, je délimite manuellement la zone à numériser (le texte) :

Puis je clique sur le bouton « Numériser » :

Le programme retourne alors immédiatement cet explorateur de fichier.

Vous pouvez, le cas échéant, modifier le répertoire dans lequel sera enregistré le fichier, en cliquant sur le bouton « Parcourir... ».

J’ai tapé le nom de fichier suivant : « doc_pdf ». Il n’y a aucune contrainte à ce sujet : j’aurais tout aussi bien pu nommer mon document « article numérisé » ou quoi que ce soit d’autre.

Par contre, vous constatez qu’on nous impose le format « PDF ». Il est impossible de choisir un autre type de fichier :

Normal, puisque nous avions lancé la procédure en appuyant sur un bouton « PDF », placé en façade du scanner.

Après avoir validé par « OK », le scanner analyse une seconde fois sur le document pour le numériser.

Après quoi, une boîte de dialogue s’affiche automatiquement à l’écran (ci-dessous).

Le programme permet de créer un fichier de plusieurs pages au format PDF.

Pour cela, il faut, à cette étape, cliquer sur « Ajouter page », placer un autre document sur le scanner et recommencer la même procédure : pré-numérisation, cadrage, et numérisation.

Votre document final, au format PDF, comportera autant de pages que de numérisations successives effectuées.

Voilà une fonctionnalité bien utile, mais nous n’en sommes qu’aux tests de base.

Considérant que le fichier à réaliser ne comporte qu’une seule page, je clique sur « Modifier page » :

Une nouvelle fenêtre s’ouvre alors à l’écran. Dans la partie supérieure, vous pouvez vérifier le nombre de pages numérisées pour le document courant.

Dans la partie inférieure, des boutons permettent notamment de faire pivoter les pages, de les supprimer ou de les assembler.

Je clique sur « OK » pour passer à l’étape suivante :

Ce qui réveille illico un autre utilitaire Epson. Tiens, voilà « File manager ».

Qu’est-ce donc que ce File manager ?

Cela ressemble bougrement à un banal explorateur de fichier. Peut importe ; pour l’instant, nous pouvons vérifier que la numérisation au format PDF a bien fonctionné.

Il suffit de double-cliquer sur l’icône du fichier pour éditer ce dernier dans un lecteur PDF :

Pour information, il n’est pas sans intérêt de savoir qu’il existe bien d’autres solutions pour traiter tout type de fichiers au format PDF. L’avantage étant que, dans notre cas, la procédure est intégrée (avec le matériel) et assez fluide. Il n’y a pas de raison de s’en priver.

Si vous avez un modèle de scanner qui ne permet pas d’enregistrer vos documents au format PDF, passez par Framasoft, à la rubrique « PDF : Lire et Éditer ». Vous devriez y trouver tout ce dont vous avez besoin et en plus, il s’agit de logiciels libres.

Reconnaissance Optique de Caractère

Ah ! je vous ai gardé le mieux pour la fin.

La Reconnaissance Optique de Caractère (ROC), le plus souvent dénommée par l’acronyme anglais « OCR » (pour Optical Character Recognition), permet comme le nom l’indique de numériser un texte imprimé (donc en tant qu’image), afin de récupérer l’information sous forme de caractères directement éditable dans n’importe quel traitement de texte.

Je ne sais pas ce que vous en pensez mais, moi, je trouve cela tout simplement génial.

Il est possible que votre scanner fournisse un tel programme mais ce n’est nullement une obligation.

Je n’ai, à ce jour, pas trouvé de programme OCR, en logiciel libre, fonctionnant sous Windows (et ceux, disponibles sur Linux, sont, à ma connaissance, plutôt rustiques).

Il existe bien quelques Shareware (gratuits, mais non libres) mais je dois avouer qu’ils ne sont vraiment mais, vraiment, pas du tout convaincants. Par ailleurs, une poignée de programmes payants (assez chers : environ 150 €) et propriétaires font office de référence en la matière (Omnipage, ABBYY, etc.)

Le décor est planté.

Donc, dans le cas où vous auriez besoin de la reconnaissance optique de caractère de façon régulière (par exemple pour récupérer des textes sur épreuves papier dont vous n’avez pas ou plus aucune trace numérique), vous avez tout intérêt à vous informer si un tel programme est fourni avec le scanner avant de l’acheter.

Revenons à notre mise en situation : nous avons laissé le livre sur la vitre du scanner et je clique sur l’icône du programme OCR fourni avec ce scanner Epson.

Il s’agit de ABBYY :

Le programme s’exécute.

On vous demande la première fois de vous enregistrer. Vous faites comme bon vous semble, mais pour l’heure, pas de dispersion et gardons le cap de notre manip :

Le plus simple consiste ici à cliquer sur ce bouton, ce qui doit enchaîner les deux actions : numériser l’image, puis interpréter le signal sous forme de texte :

Et on lance la machine :

ABBY passe le relai à Epson :

Même topo habituel. Alors là, mieux vaut rester en niveau de gris.

Je lance la pré-numérisation :

Je sélectionne la portion de texte à interpréter. Attention : il est préférable que le texte soit correctement calé. Si votre page est de travers, n’hésitez pas à la repositionner d’équerre sur la vitre et recommencer l’aperçu.

Et comme d’hab, je clique sur « Numériser » :

Sans commentaire :

Et ABBY reprend la main. Il affiche d’abord l’information, sous forme d’image...

Puis, à côté, le texte. Oui, mais là c’est vrai texte, chaque caractère étant codé sous forme numérique et donc reconnu comme tel par votre ordinateur.

Il suffit alors de lancer l’éditeur.

Bon, c’est vrai qu’ABBYY ne se foule pas trop. Pour lui, « traitement de texte » est synonyme de « Microsoft Word » ; un peu simpliste, non ?

Si vous avez un autre traitement de texte (par exemple, OpenOffice), il vous faudra alors cliquer à cette étape (ci-dessus) sur l’option « Enregistre le texte dans un fichier » ; ce qui permettra de créer un texte au format « .RTF » puis de l’ouvrir, ensuite avec votre traitement de texte.

Bref, si Word est installé sur votre ordi, vous pouvez éditer directement votre texte :

Pour le fun , nous allons terminer ce support avec quelques manips, histoire de montrer que nous sommes bien avec du texte, comme si nous l’avions tapé.

Sauf que nous ne l’avons pas tapé.

Alors je sélectionne tout le document :

Puis je modifie la position du retrait à droite, car le texte apparaît, ici, avec les mêmes coupes que sur le document original :

Le texte se réorganise tout seul, en fonction de la nouvelle largeur de colonne. Normal.

Oui mais, zoomons de façon à bien voir ce qui s’affiche désormais à l’écran :

Qu’est-ce donc que ce signe, qui apparaît, par exemple à cet endroit-là ?

D’abord pour le voir, ce signe particulier, il faut activer l’affichage des caractères non-imprimables. Car ce signe est un caractère non-imprimable, au même titre que l’espace ou le « retour chariot » (symbolisé par un pied de mouche) :

Je ne l’avais pas signalé mais, avant de modifier la largeur de la colonne, notre texte affichait également ce même caractère. Il apparaissait à chaque césure de mot. Donc ce signe particulier, correspond au trait d’union conditionnel.

Sachez que par défaut, sur Word ou OpenOffice, le texte n’est pas coupé. Il faut activer l’option pour voir apparaître des césures dans votre texte.

Voilà qui peut faire l’objet d’une recherche sur le Web, si le sujet vous intéresse. Voici le genre de mots clé à taper pour trouver la documentation correspondante :

Ces traits d’union conditionnels, placés aux césures de mots, correspondant aux coupes du texte original ont été intégrés dans le texte, après modification de la largeur de colonne.

Ils sont visibles à l’écran, tant que l’on affiche les caractères non-imprimables mais qu’en est-il à l’impression ?

On n’y verra plus rien, justement parce qu’il s’agit de trait d’union conditionnels : ils ne s’affichent que lorsqu’il est nécessaire d’effectuer une césure sur le mot.

Aller, c’est fini. On enregistre, même si je n’en ferais rien de ce texte.

Car je n’en suis pas l’auteur.