Importer trier, filter une source de données (Calc)

Cet exercice, réalisé sur OpenOffice Calc, est également disponible dans une version Excel.

Il a été nécessaire de « dédoubler » l’explication, car les deux programmes présentent, dans le cas présent, des différences d’interface significatives.

Néanmoins, dans la logique générale, les principales étapes ainsi que la finalité de la procédure sont identiques sur les deux applications.

Afin de ne pas charger les supports, j’ai préféré établir une liaison entre les deux tutos afin que vous puissiez lire le début de l’explication sur le support Excel : allez-y dès maintenant. Vous y trouverez vos documents de travail ainsi que les premières manips de l’exercice.

Depuis ce support Excel, un lien vous reconduira ici en temps utile.

Importer une liste au format texte dans le tableur

Vous avez donc récupéré l’archive, puis édité la source de données à l’aide d’un traitement de texte afin de constater qu’il s’agit d’un « document texte » tout à fait ordinaire, si ce n’est qu’il se présente de façon structuré, avec des caractères séparateurs tels que des tabulations et des retours chariots.

Il va maintenant falloir ouvrir cette source de données avec votre tableur.

Pour cela, passez par le menu « Insertion / Feuille à partir d’un fichier… »

Sur la boîte de dialogue cliquez sur le bouton « Parcourir… »

Naviguez jusqu’au niveau d’arborescence dans lequel vous avez enregistré le dossier « source_donnes » :

Ouvrez le dossier puis ouvre le fichier « Liste clients_modèle.txt »

Le programme a identifié la présence de caractères séparateurs. Cliquez directement sur le bouton « OK » :

Cliquez encore sur « OK » :

La source de données texte est correctement intégrée dans la feuille de calcul.

Retournez du côté de l’exo Excel pour la suite de l’explication (Insérer les champs d’en-tête) : c’est kif-kif !. Ne vous inquiétez pas nous reviendrons ici en temps utile.

Vous avez ajouté vos champs d’en-tête et effectué quelques ajustements de forme ? Vous avez enregistré votre document ? Ah, au fait vous l’avez enregistré dans quel format ? En .xls ? Ah, mince ! J’ai oublié de vous dire : vous auriez pu l’enregistrer au format OpenOffice : .ods. Bon c’est pas grave, comme dirait l’autre qui peut le plus, peut le moins : avec OpenOffice, vous pourrez éditer votre fichier Excel, la réciproque étant impossible. Petit veinard, va.

Allez, la suite :

« Fixer » pour faire défiler une longue liste

Cliquez en A2 puis passez par le menu « Fenêtre / Fixer ».

Une fois que vous avez « fixé » en A2, vous pouvez faire défiler votre feuille de calcul vers le bas (à l’aide de la molette de la souris ou de l’ascenseur) sans pour autant perdre de vue la ligne A1.

Ce qui offre l’avantage, dans notre cas, de garder à l’écran les en-têtes de colonnes tout en se donnant la possibilité de passer en revue chaque « enregistrement » (chaque ligne) de notre source de données, et ce jusqu’à la dernière ligne.

Insérer de nouveaux enregistrements

Nous arrivons, à ce moment de l’exercice, sur une différence significative et remarquée entre Excel et Calc.

Il existe, sur le tableur Made in Microsoft une fonctionnalité qui n’existe pas sur son équivalent libre : le « formulaire » (ou grille, sur les anciennes versions d’Excel).

Ce formulaire permet de corriger des enregistrements et d’en ajouter de nouveaux, par l’intermédiaire d’une interface de type « masque de saisie ».

Le formulaire sur Excel

Calc ne permet pas de réaliser ce type de traitement sur le tableur. Il existe bien un module « base de données » intégré à OpenOffice, lequel dispose toute la batterie d’outils adaptés à ce type d’usage, mais, à moins de considérer qu’il est pertinent de se procurer une voiture pour son allume-cigare, je considère que cette question est hors sujet, pour ce qui nous concerne dans le cas présent.

Nous nous contenterons donc, pour l’instant, de nous placer sur la dernière ligne de notre tableau afin d’insérer directement sur la feuille de calcul les cinq enregistrements.

Pour cela, récupérez le fichier « src_txt_xls.jpg » qui se trouve dans l’archive (vous devriez normalement l’avoir récupérée lorsque vous étiez sur le tuto Excel, en cas de doute, sachez que l’archive se trouve également ici)

Après avoir éventuellement imprimé ce fichier « src_txt_xls.jpg », complétez votre saisie à partir de ce modèle. Vous devriez arriver au résultat suivant :

Retournez du côté de l’exo Excel pour la suite de l’explication (trier) : c’est kif-kif !. Ne vous inquiétez pas nous reviendrons ici en temps utile.

Vous savez désormais trier ? Bien passons à la suite :

Filtrer les données

Voyons, à présent une fonctionnalité complémentaire au tri, qui peut s’avérer très pratique, surtout si vous avez affaire à une liste importante de données : filtrer.

Passez par le menu « Données / Filtre / Autofiltre… » :

Après cela, ces boutons, avec une petite flèche, sont intégrés au niveau de chaque cellule d’en-tête de votre liste. Il suffit de cliquer sur l’un d’entre eux – par exemple, les villes – pour faire apparaître la liste des données saisies dans la colonne.

Si l’on sélectionne l’une d’entre-elles (ci-dessus), cela permet de filtrer le tableau à partir du critère choisi :

Remarquez (ci-dessus) qu’une fois votre filtre sélectionné, la petite flèche passe en couleur bleue ; ce qui permet d’identifier à partir de quel critère votre tableau est filtré.

Retournez du côté de l’exo Excel pour la suite de l’explication : c’est kif-kif !. Ne vous inquiétez pas nous reviendrons ici en temps utile.

Vous avez procédé à diverses manipulations de filtrage de données ? Vous avez adapté d’un seul coup la largeur de toutes les colonnes de votre tableau ?

Bien.

Il est temps de finaliser notre affaire :

Options de mise en page sur un tableau long

Placez-vous sur n’importe quelle cellule du tableau est effectuez le raccourci suivant :

– CTRL+Bas

Bas signifie touche du clavier « flèche de direction orientée vers le bas » (parmi le groupe haut, droit, bas, gauche)

Après avoir réalisé cette commande, vous devriez constater que le tableur a d’office sélectionné la dernière ligne de votre tableau, dans l’alignement vertical de la colonne sur laquelle vous étiez placé (colonne A, dans mon exemple).

Voilà qui nous évite de nous aventurer de façon bien incommode sur cette longue feuille de calcul en naviguant maladroitement qui du scroller, qui de la molette.

Nous devons, en effet, sélectionner notre tableau afin de définir la zone d’impression et, pour cela, il est toujours préférable de partir de l’extérieur pour remonter vers l’intérieur.

Continuons :

– CTRL+droit

Cette fois-ci, c’est la dernière colonne du tableau qui est sélectionné. Evidemment, nous sommes restés sur la même ligne :

Troisième et dernière étape :

– CTRL-MAJ+Origine

Origine est une touche placée généralement sur le clavier entre « Insert » et « PgPréc ». Elle est le plus souvent marquée d’une flèche orientée « Nord-Ouest » ou de la mention « Orig ».

Après ce troisième raccourci clavier, vous devriez normalement avoir sélectionné tout votre tableau. Toutes ces manips peuvent sembler, de prime abord, bien laborieuses. Pour ma part, je les trouve mille fois plus aimables et commodes que l’équivalent souris. A vous de juger…

Pour définir votre zone d’impression sur Calc, vous devez passer par le menu suivant :

Venons-en aux options de mise en page :

Cliquez sur l’onglet « page » puis sur la case « Paysage »

Cliquez ensuite sur l’onglet « Classeur ».

Nous avons affaire à un tableau assez volumineux. Impossible de le loger sur une seule page, même en format paysage.

Cliquez, dans la rubrique « Échelle » sur la liste déroulante « Mode Échelle » puis sélectionnez l’option « Adapter les zones d’impression en largeur et en hauteur »

Après cela, indiquez le nombre de pages correspondant au format du document imprimé :

– 1 page en largeur (évitez de couper un tableau dans la largeur : c’est assez incommode à manipuler)

– 3 pages en hauteur

Validez les options de mise en page par « OK » et activez l’aperçu (par exemple, par le menu « Fichier / Aperçu ») :

C’est pas mal mais il y a un défaut : en l’état actuel, l’en-tête du tableau (ligne 1) n’est visible que sur la première page.

Il serait préférable qu’il apparaisse également sur les autres pages.

Voici comment paramétrer cela sur Calc :

Cliquez sur le menu « Format / Zone d’impression / Éditer… »

Sur l’assistant, cliquez sur ce bouton « Réduire », placé dans la rubrique « Lignes à répéter » :

Sélectionnez la cellule A1 et, tout en conservant le bouton de la souris enfoncé, glissez …

… jusqu’à la dernière colonne de votre tableau.

Vous voyez le cadre rouge ?

Vous voyez la référence de la ligne s’afficher dans l’assistant ?

Parfait.

Il ne reste plus qu’a reprendre la main sur l’assistant :

Validez :

Lancez à nouveau l’aperçu. L’en-tête apparaît désormais sur toutes les pages du document :

Fermez l’aperçu et retournez sur les options de mise en page :

En tête et pied de page : les champs pages, date et fichier

Désactivez l’en-tête (case sans coche), car nous n’en n’avons pas besoin sur cet exercice.

Cliquez sur l’onglet « Pied de page » puis sur le bouton « Éditer… »

Cliquez dans le champ « Zone gauche », puis cliquez sur ce bouton avec le symbole #, lequel permet d’indiquer le numéro de page

Vous constatez que le champ s’est ajouté, avec, par défaut, la mention 1 (« &[Page] », sur Excel). Le fond gris indique qu’il s’agit d’un « champ », c’est-à-dire d’une zone qui se modifie automatiquement et non d’un texte inscrit « en dur ».

Concrètement ce champ permettra de mentionner automatiquement le numéro de chaque page, sans même que vous ayez à vous soucier du nombre total de pages.

Cliquez derrière le champ que vous venez d’insérer puis appuyez une fois sur la barre d’espace du clavier, tapez de, suivi d’un second espace.

Cliquez ensuite sur le bouton avec les deux symboles # :

Ce bouton permet d’insérer automatiquement le nombre de pages (ci-dessus). Par défaut, calc nous indique un nombre de pages symbolique (99) ; c’est en réalité, un champ qui s’actualisera avec le nombre de pages correct sur les épreuves (sur Excel, le champ correspondant affiche « &[Pages] »).

Dans le champ « Zone centrale », insérez le champ Date (par le bouton comportant le symbole « éphéméride »).

Voici une très précieuse fonctionnalité, surtout si vous êtes amené à éditer, modifier et imprimer le même document plusieurs fois. Sachez que vous pouvez également inscrire automatiquement l’heure, selon le même principe (à l’aide du bouton représentant une horloge) :

En zone de droite, insérez le champ « Nom de fichier ». Voilà également qui pourra être assez commode, surtout si vous traitez plusieurs versions de documents très proches les uns des autres (situation particulièrement délicate, qu’il convient de gérer avec beaucoup de rigueur).

Validez vos options de pied, puis de mise en page.

Sélectionnez votre tableau (par exemple à l’aide des touches de raccourcis), appliquez des bordures… oui, appliquez les bordures : vous n’avez quand même pas besoin d’une image pour le faire, non ?

Affichez un aperçu, pour ultime vérif.

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