Mise en forme de paragraphe [2] par le menu

Comme nous l’avions vu, certaines options de format de paragraphe sont disponibles sur la barre d’outils de mise en forme de Word.

Donc, la barre d’outils de mise en forme permet de modifier « en standard » certaines options de mise en forme de paragraphes :

– l’alignement
– l’interligne
– les listes (numérotations et puces)
– le retrait

Si nous devions en rester là, avouons que ces options sont assez frustes et passablement rigides.

Heureusement, il est possible d’aller plus en avant dans les réglages de format de paragraphe, là encore (comme avec le format de police) nous allons passer par le menu « Format / paragraphe ».

Mais avant, souvenez-vous qu’il est essentiel de localiser correctement la position du point d’insertion dans le texte, car les modifications s’appliqueront à tout le paragraphe ; ce qui implique, le cas échéant, d’afficher les caractères invisibles, afin de repérer les délimitations du paragraphe …

Comme avec le format de police, toutes les options de mise en forme de paragraphe sont disponibles par le menu « Format »

Le clic droit permet d’arriver exactement au même résultat.

On peut également appeler le format de paragraphe par un clic droit de la souris

La boîte de dialogue « Format de paragraphe » apparaît à l’écran.

Petit rappel : lorsque vous êtes en présence d’une telle boîte de dialogue, vous ne pouvez plus agir directement sur votre texte ou sur d’autres zones d’interface du programme (vous pouvez, par contre, utiliser une autre fenêtre de votre ordinateur). Par ailleurs, évitez de cliquer sur la case de fermeture de la boîte de dialogue (croix blanche sur fond rouge) : utilisez exclusivement les boutons « OK » (valider les modifications) ou « Annuler » (annuler le fait même d’afficher cette boîte de dialogue).

La boîte de dialogue du format paragraphe

D’un point de vue général, la boîte de dialogue se décompose en deux onglets :

– Retrait et espacement

– Enchaînements

Laissons là les enchaînements. Nous n’aborderons, aujourd’hui, que l’onglet « Retrait et espacement » ; ça tombe bien c’est justement celui qui s’affiche par défaut sur la boîte dialogue.

Cet onglet propose quatre zones et un bouton d’option :

– Général (alignement et niveau hiérarchique). Les options d’alignement ne nous apprendrons rien de particulier par rapport à ce que nous avions déjà vu la dernière fois. Quant au « niveau hiérarchique » ; nous parlerons plus tard quand il sera question des styles.

– Retrait : cette section complète avantageusement les options de la barre d’outil et c’est une heureuse alternative au curseur de retrait placé sur la règle (lequel s’avère être un véritable cauchemar pour nombre d’utilisateurs novices de Word). Cette rubrique est indispensable. J’y reviens plus bas.

– Espacement Une rubrique d’une importance généralement sous-estimée, d’autant que la barre d’outils n’intègre pas – par défaut - de bouton permettant de régler ce paramètre. Un réglage indispensable, surtout si vous avez de grandes quantités de textes.

– Aperçu Comme nous l’avions vu avec la boîte de dialogue « format de police », cette zone permet de visualiser directement les modifications apportées.

– Le bouton « Tabulations » . Un peu de patience, nous verrons les tabulations d’ici quelques semaines. C’est encore trop tôt.

Alors si on récapitule, vous n’apprendrez aujourd’hui que très peu d’options nouvelles, mais croyez-moi, elles sont essentielles !

1) Retrait

Souvenez-vous, le retrait correspond à cette « marge » située latéralement de part et d’autre de votre texte. Par exemple, la boîte de dialogue ci-dessous nous indique que notre texte (plus exactement, ce paragraphe, ainsi que tous les autres paragraphes de ce texte) comporte un retrait à droite de 3,5 cm.

En fait, ce que l’on nomme « retrait » peut être comparé à une sorte de « calle » qui déplace latéralement le texte.

A droite le retrait de 3,5cm

Attention, il ne faut pas confondre le retrait avec la marge, car la première est applicable à des paragraphes, alors que la seconde concerne tout le document (ou différentes sections du document). Nous aborderons la marge du document ultérieurement (si vous êtes vraiment impatient allez donc fouiller du côté du menu Fichier / Mise en page).

Pour modifier la valeur on peut cliquer sur les flèches : haut pour augmenter, bas pour baisser. On peut également taper directement une valeur. Pour passer d’un champ à un autre utilisez la touche Tabulation.

Un retrait gauche de 2 cm a été appliqué uniquement sur le deuxième paragraphe du texte

Pour compléter l’explication, supprimons, maintenant, le retrait à droite sur ce même paragraphe.

En annulant le retrait à droite sur ce paragraphe, le bord droit vient sur la marge. Le reste du texte conserve le retrait à droite de 3,5 cm, d’où le décalage.

Ce n’est pas fini avec le retrait. Appliquons un retrait positif de la première ligne de 2 cm. Sélectionnez, dans un premier temps, l’option « Positif » et tapez 2. Nous avons créé un alinéa.

Au retrait global du paragraphe (A) vient s’ajouter un retrait de la première ligne de 2 cm (B)

Essayons, maintenant d’appliquer un retrait négatif de la première ligne de 2 cm. Il suffit de sélectionner l’option « Négatif ».

Plutôt tordu comme raisonnement : en fait on applique un retrait à tout le paragraphe, sauf à la première ligne. Franchement, à part le cas particulier des listes sur plusieurs lignes, je ne vois pas trop ce que je pourrais faire de cette chose là, mais pourquoi pas…

Nous avons toujours un retrait global du paragraphe (A) avec, cette fois-ci, un retrait négatif de la première ligne. Le second retrait ne s’applique pas à la première ligne.

Pour compléter ce chapitre, je vous invite à consulter ce support qui évoque le curseur de retrait.

2) Espacement

La partie la plus importante de cette rubrique concerne les options Avant : et Après : .

De quoi s’agit-il ?

Et bien, grâce à cette zone de la boîte de dialogue vous pouvez indiquer très précisément l’espace vertical qui sera appliquée au-dessus et en dessous du paragraphe. Ainsi, vous n’aurez plus à utiliser plusieurs fois de suite la touche « Entrée » du clavier pour séparer visuellement les paragraphes les uns des autres.

Appliquons un espacement « Avant » de 6 points et un espacement « Après » de 12 points.

L’espacement « Avant » de 6 points (A) et l’espacement « Après » de 12 points, pour apporter des blancs verticaux entre les paragraphes

Ce paramètre, à première vue, semble relativement anodin, mais il permet d’éviter qu’un texte long, courant sur plusieurs pages, débute par une ligne blanche (vide) sur une page à la suite d’une correction.

Désormais, vous ne serez plus obligé d’insérer plusieurs paragraphes vides pour aérer vos textes. Ce réglage apporte beaucoup plus de précision et évite de nombreux désagréments, notamment si vous devez utiliser les styles (à voir d’ici quelques semaines).