Lilapuce
 

exercices (mardi 27 mars 2012)

Facture EDF-Excel (1)

L’autre jour, j’ai reçu un mail de ma petite sœur :

Au lieu de nous soûler avec tes exos marathons à base de fromages, de vins ou de table de caractères spéciaux, essaye plutôt de nous sortir quelque chose de sensé, réel et incontournable. Du concret qu’on ne crée pas, quoi.
Ci-joint ma consommation d’électricité depuis 4 ans. Tu peux me faire un graphique là-dessus ? Bises à toute la familia. A++

Le document de ma chère frangine se présente sous la forme d’un tableau au format texte-RTF. Récupérez-le immédiatement. Vous en aurez besoin pour la suite des opérations.

Cet exercice, mis en situation sur Excel, existe également en version OpenOffice Calc.

Copier-coller un tableau au format RTF dans une feuille de calcul

Après avoir enregistré le fichier joint sur votre système, double-cliquez sur l’icône de ce document.

Un logiciel de traitement de texte devrait alors se lancer et afficher le tableau.

En fait, il s’agit de l’application prévue, sur votre système, pour éditer par défaut le format RTF. Dans l’exemple ci-dessous, il s’agit de Word mais rien n’empêche, pour notre exercice, qu’un autre programme (OpenOffice Writer ou Worpad, par exemple ) s’exécute à la place de Word :

Le but du jeu consiste à récupérer ce tableau texte pour l’incorporer dans une feuille de calcul. Pour cela, passez par le menu « Édition / Sélectionner tout... » (ou par le raccourci clavier « CTRL+A ») :

Faîtes ensuite un clic droit sur votre sélection afin de copier (ou « CTRL + C ») :

Fermez ensuite le traitement de texte.

Ouvrez votre tableur (par exemple, ci-dessous, Excel), puis, sans autre formalité, passez directement par le menu « Édition / Collage spécial... » :

Sur la boîte de dialogue, cliquez sur l’option « Texte » :

Mission accomplie ; le tableau texte est incorporé dans la feuille de calcul :

Vous remarquez que dans la colonne « A », le tableur a automatiquement traduit les périodes au format « date ».

De même, certaines données ont été quelque peu modifiées. Tel est le cas, par exemple, des chiffres en colonne « C » se terminant par une décimale « 0 », cette dernière étant considérée comme valeur « nul » sur un tableur, n’est pas affichée par défaut.

Pour rétablir l’affichage d’origine, sélectionnez le groupe de cellules comportant le valeur « 0,045 » et cliquez sur le bouton « Ajouter une décimale » :

Voilà qui devrait améliorer la lisibilité...

… mais ce n’est pas fini, car le même problème se reproduit dans les colonnes « coût » (voir ci-dessous).

Si l’on voulait à nouveau uniformiser le nombre de décimales sur toute la colonne à l’aide du bouton « Ajouter une décimale », il faudrait, là encore, ne sélectionner que les cellules qui n’en comportent qu’une.

Or, dans ce cas, la méthode s’avère inadaptée. Du fait que les valeurs à corriger, contrairement à tout à l’heure, ne sont pas regroupées en groupe de cellules contigus, la manipulation semble bien fastidieuse et surtout peu rigoureuse, car nous ne sommes pas à l’abri d’un risque d’omission.

Utilisons donc une autre méthode.

- Sélectionnez d’abord le groupe de cellules « D2 : D25 »

- Maintenez la touche « CTRL » du clavier enfoncée,

- Ce qui vous permet de compléter votre sélection : « G2 : G25 », puis « H2 : H25 »

- Vous pouvez lâcher la touche « CTRL » mais attention ne cliquez pas sur une autre zone de votre feuille de calcul, vous perdriez alors votre sélection et seriez obligé de recommencer la manip...

… par contre, cliquez directement sur le menu « Format / Cellule... »

Vérifiez que la boîte de dialogue vous présente bien l’onglet « Nombre » puis sélectionnez la catégorie « Nombre ».

Dans le champ « Nombre de décimales », tapez « 2 ».

Validez par « OK ».

Votre document devrait désormais s’afficher avec des valeur numériques à deux décimales dans les colonnes « Coûts » :

Puisque nous en sommes aux vérifications, mieux vaut s’assurer du format appliqué aux dates. Il est nécessaire que tout soit parfaitement calé pour la suite de l’exo.

Vérifiez que vos dates apparaissent bien telles que ci-dessous :

Remplacer les données brutes par des formules

Bien qu’il soit possible d’insérer une feuille de calcul dans un document Word ou OpenOffice Writer, le tableau a été fourni au format texte, ce qui signifie que certaines valeurs - les coûts - apparaissent dans notre document sous la forme de « données brutes » sans aucun rapport les unes avec les autres.

C’est bien dommage, car cela nous prive de la possibilité de récupérer ce document pour en faire un modèle avec des données actualisées.

Il serait beaucoup plus rationnel d’appliquer quelques formules pour corriger ce problème.

Pas bien compliqué.

Commençons pas modifier les valeurs de la colonne « Coût heures creuses » :

Validez votre saisie tout enrestant sur la cellule active (V vert).

Il suffit ensuite d’étirer la cellule...

… pour généraliser la formule à toute la colonne :

Mêmes résultats ? Oui mais cette fois-ci, ce sont des données variables, tenant compte des informations stockées dans les colonnes « Conso » et « Tarif ».

Rebelote pour la colonne « Coût heures pleines » : placez-vous en « G2 » et appliquer la formule adéquate :

Attention : avant de passez à la vue suivante, n’oubliez pas d’étirer la cellule « G2 » !

Modifiez ensuite la colonne « Coût total » :

Attention (bis) : avant de passez à la vue suivante, n’oubliez pas d’étirer la cellule « G2 » !

Vous pouvez enregistrer le document.

Baptisez ce fichier « conso_tableur ».

Étape suivante : mise en forme conditionnelle, le retour.

 

Tableau texte (RTF)

 

 

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