PowerPoint (prise en main)

Sommaire du tuto :
– À propos du présent tuto
– Qu’est-ce que PowerPoint ? Qu’est-ce qu’une présentation ?
– PowerPoint synonyme de Présentation ?
– Le cas particulier des diaporamas
– Cinq notions importantes à retenir :
1) Les diapositives
2) Les deux modes d’affichage
3) Les animations
4) Les transitions
5) Effets automatiques ou manuels ?
– Observation du prototype :
– Vue d’ensemble de l’interface de PowerPoint
– Première diapo : définir un thème
– Ajouter des éléments dans une diapositive
– Les options de mise en forme
– Appliquer un effet d’animation de plusieurs blocs à l’intérieur d’une diapo
– Passer du mode édition au mode présentation
– Paramètrer les transitions
– Créer de nouvelles diapos à partir du thème de la première
– Enregistrer et exporter un fichier réalisé avec PowerPoint

À propos du présent tuto
Ceci est le support d’accompagnement de plusieurs séances qui se sont déroulées lors de la saison 2021 - 2022, autour de la prise en main de PowerPoint.

Contrairement à la plupart des tutoriels présentés sur ce site, il ne s’agit pas d’un classique « support pas à pas » dans lequel on présente les différentes étapes de réalisation d’un fichier, en partant « d’un document vide » pour arriver progressivement à un « prototype finalisé ».

Ce tuto reprend exactement le déroulé de la première partie de nos séances, en atelier :

– Après avoir fourni quelques éléments d’information générale concernant PowerPoint (ou Impress), nous avons ensuite édité un fichier PPTX, composé de trois diapositives, que j’avais préalablement réalisé à l’aide de PowerPoint.

– Ce document a d’abord été montré en tant que présentation, c’est à dire, sous sa forme finalisée, avec la succession de diapositives, dans une fenêtre de type « visionneuse ».

– Puis nous avons observé ce même fichier mais, cette fois-ci, à partir de l’interface d’édition de PowerPoint.

– Lors de cette étape, mon accompagnement pédagogique (restitué ci-dessous) n’a consisté qu’à montrer comment les fonctionnalités de PowerPoint m’avaient permis de réaliser notre prototype.

– En plus du fichier finalisé (au format PPTX), un jeu de captures d’écrans imprimées, a été distribué à chaque personne. Ainsi, les participants ont eu la possibilité de garder sous la main plusieurs vues de l’interface de PowerPoint afin d’y apporter d’éventuelles annotations personnalisées.

– Le but du jeu étant, dans la seconde étape des séances, de refaire à l’identique ce prototype de trois diapositives.

Le présent tutoriel ne reprendra donc que la première partie de nos séances. Normalement, vous devriez pouvoir faire, en toute autonomie, votre propre prototype une fois que vous êtes arrivés au terme de la lecture de cette page.

Le document type au format PPTX (PowerPoint) ainsi que le recueil des captures d’écran (format DOCX) sont disponibles en pièce jointe.

Vous ne trouverez pas, en pièces jointes, les images récupérées sur le web que j’ai utilisées pour réaliser notre prototype, puisque ces photos ne m’appartiennent pas. Je pense que vous ne devriez avoir aucune difficulté pour les retrouver. À défaut, prenez n’importe quelles images.

Ces explications préalables étant données, il est temps de rentrer dans le vif du sujet.

Qu’est-ce que PowerPoint ? Qu’est-ce qu’une présentation ?
PowerPoint est le logiciel dit de présentation de la suite Microsoft Office.

Dans un contexte professionnel, une présentation est surtout utilisée en tant que support visuel d’un exposé oral.

Exemple type d’utilisation : un orateur présente un bilan financier lors d’une assemblé générale d’actionnaires. Des diapositives s’affichent au fur et à mesure de son exposé afin d’accompagner visuellement son propos : graphiques, chiffres clés, axes stratégiques, etc.

Le contenu d’une diapositive est par définition très succinct. Ce type de support est censé aider l’auditoire à retenir le message essentiel de chaque chapitre ou sous-chapitre présenté par l’orateur. C’est une aide à l’exposé et non le contenu de l’exposé lui-même.

Typiquement une diapo comporte un titre, une liste d’items en trois points, un graphique ou une illustration. Voici un exemple de diapositive :

Ce mode opératoire s’applique à une multitude de contextes : marketing, conseil, management, éducation, partis politiques, syndicats, associations, etc.

L’utilisation de PowerPoint a rencontré un vif succès et s’est généralisé avec l’avènement des technologies numériques de bureautique, depuis les années 1990.

L’utilisation massive des logiciels de présentation, dans certains milieux, notamment, dans les domaines du management et du marketing, a conduit à une forme d’uniformisation et de simplification du propos qui frise parfois la caricature.

Par extension, la dépendance à l’utilisation de PowerPoint, au-delà de ces secteurs, pourrait laisser croire que toute forme de construction intellectuelle peut être, non seulement, présentée mais aussi construite à partir d’une succession de diapositives reposant, chacune sur un titre et une liste de trois items.

A contrario, un regard critique s’est fait jour sur les dérives de la « pensée Power point. »

Le cas particulier des diaporamas
Dans un contexte non professionnel, un logiciel de présentation est souvent utilisé pour réaliser un diaporama, éventuellement accompagné d’une musique.

Contrairement à l’usage ayant cours dans le monde professionnel, évoqué ci-dessus, pour lequel il est nécessaire de faire défiler les diapositives à l’aide de la souris ou du clavier, le diaporama est en général absolument dénué de toute interactivité. Dans ce cas, le fichier s’apparente, du point de vue de l’usage, à une vidéo. Il est même fréquent que le fichier soit directement enregistré dans un format vidéo (du type MP4).

Pour les personnes qui, comme moi, ont connu la période de l’ORTF, la vision de ce type de contenu ne manquera pas d’évoquer la diffusion des interludes de l’État français en période de grève.

Des fichiers de ce type circulent généralement en pièce jointe, par la messagerie électronique. J’en ai fréquemment vu sur les ordinateurs des personnes qui viennent en salle 301.

PowerPoint synonyme de Présentation ?
De la même manière que, dans le langage commun, Word est synonyme de traitement de texte et qu’Excel représente à lui seul le monde du tableur, PowerPoint est souvent la seule expression en usage pour désigner, non seulement l’application, mais le type même d’un document de présentation :

« Et pis, pour bien accrocher les prospects, y faudra que tu leur fasses un p’tit PowerPoint bien sexy, hein ! N’est-ce pas, Marie-Claude ? »

Nous savons qu’il existe une autre suite bureautique que celle de Microsoft.

Notamment, sur lilapuce, j’ai fait la démonstration que toutes les fonctionnalités en usage sur Microsoft Office sont également disponibles sur LibreOffice, suite bureautique, récupérable sous licence libre et reposant sur des formats de fichiers standardisés.

De même que Writer est une excellente substitution à Word et que Calc remplace sans aucune difficulté Excel, vous pouvez essayer et adopter Impress à la place de PowerPoint !

Toutes ces applications sont intégrées à la suite bureautique LibreOffice.

Non seulement vous pouvez utiliser Impress pour réaliser vos présentations mais ce logiciel vous permettra aussi de lire des fichiers réalisés avec PowerPoint, au format PPTX, si vous n’avez pas ce logiciel ou de « liseuse PowerPoint ».

Cette situation peut s’avérer incontournable si, par exemple vous utilisez un Mac (Apple) ou Linux, voire même Windows, sans compte Microsoft (voir ce compte rendu d’une séance de 2021)

Pourquoi, alors, ce tuto sur PowerPoint et pas sur Impress ?

Tout simplement, parce qu’on me l’a demandé.

Je n’ai jamais manqué de dénoncer, au nom du service public, l’abus de position dominante dont bénéficie Microsoft dans l’industrie numérique et le scandale que représente la complicité des autorités publiques françaises à propos de l’emprise du géant de Redmond sur la société, notamment, en France, par le biais de l’Éducation Nationale.

Ceci étant posé, je m’efforce toujours de répondre aux demandes dans les meilleures conditions.

Si, dans le cadre de mon activité professionnelle, on me demande d’apprendre à utiliser PowerPoint, et - explicitement, ce logiciel - l’obligation de service public m’impose de ne pas me défausser, sachant que rien n’empêche de rappeler que tout ce qu’il est possible de faire sur PowerPoint est également réalisable, à peu près, dans les mêmes conditions, sur Impress. J’ai d’ailleurs débuté un tuto sur sur le logiciel, mais je dois reconnaître que je n’ai jamais considéré que de m’y coller pour le terminer représentait, pour moi, une priorité.

Dont acte.

Venons-en, maintenant, aux concepts importants à prendre en compte avant de rentrer dans le détail du logiciel.

J’en ai retenu 5 :

1) Les diapositives
Le plus souvent, un document de présentation est conçu pour s’afficher sur un ordinateur, relié à un système permettant de projeter l’information, en grand format, sur un écran de conférence (ou de cinéma).

Nous n’avons donc pas affaire à des pages ou à des feuilles (de calcul) mais à des diapositives.

Le mode d’affichage par défaut est en paysage.

Voici, à titre d’exemple les trois diapositives de notre projet, telles qu’elle s’affichent (sauf l’indication rose) au moment de leur présentation :

2) Les deux modes d’affichage
Comme évoqué un peu plus haut, l’une des principales particularités d’un logiciel de présentation consiste à basculer en permanence entre deux niveau d’interfaces :

– L’affichage des diapositives, en contexte de présentation, c’est à dire telles qu’elles doivent apparaître devant l’auditoire.
– L’affichage des diapositives, en contexte d’édition, c’est à dire pour les créer ou les modifier.

Voici , pour rappel, la deuxième diapositive de notre projet, telle qu’elle s’affiche en contexte de présentation :

Et voici la même diapositive, en contexte d’édition, avec l’interface de PowerPoint :

Nous verrons que le fichier au format PowerPoint par défaut - PPTX - permet de basculer entre l’affichage de présentation et l’affichage d’édition.

Le passage de l’un à l’autre de ces deux niveaux d’interface est indispensable. Il permet de vérifier le rendu de son projet au fur et à mesure de son élaboration.

Dès lors que le projet est finalisé, il est possible de créer, à partir du même fichier PPTX (à l’aide de la fonctionnalité « enregistrer sous »), une version du fichier au format PPSX, lequel permettra d’afficher directement le mode finalisé (sans l’interface de PowerPoint).

C’est cette version de fichier, au format PPSX, qui doit être envoyée si l’on souhaite partager sa présentation, sans qu’elle ne s’affiche dans l’interface d’édition de PowerPoint.

3) Les animations

Dans un logiciel de présentation, ce que l’on nomme animation a un sens très particulier. Cela concerne la façon dont les différents éléments vont « bouger à l’écran. » Autrement dit, il s’agit des effets visuels déclenchés à l’intérieur d’une diapositive.

Tout ce qui est inséré dans une diapositive - texte, image, graphique, etc. peut faire l’objet d’une animation.

Par exemple, ci-dessous, voici à quoi ressemble (à partir d’une petite vidéo) les différents effets d’animation sur le dernière diapo de notre prototype :

4) Les transitions
Les transition correspondent à ce qui se passe visuellement entre chaque diapo. Comme avec les animations, il est possible de programmer un effet visuel particulier pour chaque transition mais on peut aussi définir le même effet pour toutes les transitions de la présentation.

Voici, à titre d’exemple, une vidéo représentant dans un premier temps, les animations sur la première diapo, puis la transition entre la première diapo et le deuxième et, enfin, les animations sur cette dernière :

5) Effets automatiques ou manuels ?
Dernière notion importante : le degré d’automatisme des effets.

Avant de vous lancer dans la confection de vos présentations, il est nécessaire de savoir si c’est vous qui déclencherez manuellement les effets visuels des animations, lors de la présentation, ou si cela se fera automatiquement.

De la même manière, vous devrez aussi définir de quelles façons devront s’enchaîner les transitions : seront-elles automatiques ou manuelles ?

Il n’y a pas de règle absolue. Tout peut être fait : depuis une interaction totale du conférencier sur tous les aspects de sa présentation jusqu’à l’automatisation absolue de la présentation.

Voici quand même deux typologies d’usage qui devraient vous aider à prendre la bonne décision :

– le cas le plus courant, lors d’une présentation activée par un conférencier devant un auditoire, consiste à automatiser les animations mais à déclencher manuellement les transitions (c’est le parti-pris adopté pour mon prototype).

– Si vous créer un diaporama qui n’est pas nécessairement conçu pour accompagner une présentation orale, par exemple, pour l’envoyer par email, alors vous avez intérêt à tout automatiser.

Quoi qu’il en soit, il faudra se rappeler que le paramétrage du degré d’automatisme de vos animations et de vos transition devra faire l’objet d’un pointage rigoureux (et un peu pénible) sur chacune de vos diapositives.

Passons, à présent, à l’observation de notre prototype.

Vue d’ensemble de l’interface de PowerPoint
Voici à quoi ressemble l’interface de l’éditeur PowerPoint. Ici, il s’agit de la deuxième diapo :

Sur la colonne de gauche, se trouvent la liste des diapositives du projet :

La partie supérieure nous avons les « rubans », c’est à dire les principales fonctionnalités du programmes, classées par catégories, dans le cas présent il s’agit du Ruban Animations :

Et colonne de droite, se trouvent les options des outils proposés par le ruban actif. Dans la vue ci-dessous, comme nous le verrons un peu plus loin, c’est ici qu’il faut intervenir pour paramétrer le niveau d’automatisme des animations :

Première diapo : définir un thème
Pour réaliser notre projet, il a fallu choisir un thème graphique. Un thème pourrait être assimilé à ce que l’on appelle, dans le domaine du graphisme, une « charte graphique » : un motif visuel qui organise l’espace, une ou plusieurs couleurs et une typographie.

PowerPoint vous propose plusieurs thèmes prédéfinis.

Il faut cliquer sur le Ruban Création pour afficher, juste en dessous, la liste des thèmes proposés (horizontalement) :

Une fois votre sélection faite, PowerPoint affichera alors la première diapo de votre présentation.

Elle ne comporte que deux blocs - le titre et le sous-titre - puisque qu’il s’agit a priori d’une « page de couverture » :

Quand la diapo vient d’être crée par PowerPoint et que rien n’a été fait pour la personnaliser, le plus grand bloc affiche la mention « Cliquez pour ajouter un titre ». C’est exactement ce que j’ai fait pour saisir le titre affiché ci-dessous (et idem pour le sous-titre).

Les blocs de PowerPoint, comme dans Word, peuvent être déplacés par glisser-déposer. Il suffit de bien les saisir par une bordure (le trait continu), en prenant bien garde de ne pas cliquer sur une poignée :

Car n’oublions pas que, comme dans Word, les poignées servent à modifier la taille de votre bloc et non à le déplacer :

Ajouter des éléments dans une diapositive

Si vous devez ajouter un bloc de texte supplémentaire, comme je l’ai fait dans notre exemple pour insérer l’adresse web, il suffit de cliquer sur le Ruban Insertion :

Puis ensuite de prendre l’outil Zone de texte afin de tracer une zone rectangulaire dans laquelle, immédiatement, on tape ou on colle du texte.

Là aussi, c’est exactement le même principe que dans Word, sauf que, contrairement au traitement de texte, le logiciel de présentation ne reconnaît que des blocs. Cela signifie qu’il sera nécessaire de créer systématiquement de nouvelles zones de textes si vous devez ajouter des paragraphes à côtés de vos bloc existants.

C’est pareil pour insérer une image enregistrée sur l’ordinateur. Ce bouton, comme dans Word, vous permet d’ouvrir l’explorateur de fichiers pour récupérer une image :

Les options de mise en forme

Pour accéder à toutes les options de mise en forme de caractère et de paragraphe, de création de listes, etc. (et retrouver la plupart des fonctionnalités de Word), il faut cliquer sur le Ruban Accueil :

Comme dans Word, si vous souhaitez appliquer un effet graphique sur vos images (angles arrondis, ombres, cadres, rogner, etc.) il faut préalablement sélectionner l’image puis cliquer sur le Ruban Outil Image :

Appliquer un effet d’animation de plusieurs blocs à l’intérieur d’une diapo
Venons-en à la partie la plus importante du logiciel : la programmation des animations.

Mon explication se fera sur la deuxième diapo, afin de partir d’une configuration de mise en page un peu plus élaborée que celle de la première diapo :

Avant de se lancer tête baissée, il n’est pas inutile de faire le point :

– Je rappelle que les animations consistent à appliquer des effets sur les blocs, à l’intérieur des diapos.

– Nous devons dans un premier temps définir une logique générale : les effets d’animation sont-ils déclenchés automatiquement ou sont-ils provoqués manuellement par le conférencier ?
Réponse : pour notre projet, toutes les animations sont déclenchées automatiquement.

– Deuxième question importante : dans quel l’ordre doit-on programmer l’animation sur les différents blocs ?
Réponse : nous partirons d’une logique simple : l’animation se fera de haut en bas (du titre jusqu’à la photo) et un effet sera appliqué à chacun des deux items de notre liste, de sorte qu’il s’affichent l’un après l’autre.

Nous sommes prêts.

Commençons par afficher le Ruban Animation :

Puis le Volet Animation :

Je rappelle que le volet animation s’affiche sur la colonne de droite :

Pour réaliser cette séquence, j’ai donc commencé par cliquer sur le bloc du titre :

Très important, il faut que que la bordure du bloc soit bien un trait continu :

Si vous voyez que cette bordure est en pointillé, c’est que vous n’avez pas sélectionné le bloc, mais son contenu, c’est à dire, le texte. Dans ce cas, cliquez sur la bordure pour obtenir un trait continu.

Une fois que votre bloc est bien sélectionné, il faut choisir l’un des effets d’animation proposé. Ici j’avais choisi l’effet Zoom :

En cliquant sur l’un des effets proposé, PowerPoint présente immédiatement l’effet visuel. Cela permet d’essayer plusieurs effets, les uns après les autres.

Bien entendu il est nécessaire de toujours garder votre bloc sélectionné. Dès que vous avez trouvé l’effet souhaité, il faut se rendre sur le Volet animation.

Qui affiche les intitulés permettant de paramétrer les animations.

Dans la vue ci-dessous, je rappelle qu’il s’agit d’un fichier finalisé, donc ce n’est pas seulement l’animation Zoom sur le titre qui s’affiche, mais toutes les animation programmées sur la diapo.

Il est important de comprendre que l’ordre dans lequel s’affiche ces intitulés (de haut en bas) correspond à l’ordre dans lequel s’animeront les blocs, les uns après les autres.

Je clique la première animation, que je peux identifier par son intitulé (Titre 1) :

À présent, le but du jeu consiste à définir le paramètre de déclenchement de l’animation. Je rappelle que notre parti-pris consiste à lancer toutes les animation automatiquement.

Je clique d’abord sur le petit sélecteur pour afficher les différents choix. Pour lancer automatiquement cette animation il faut ensuite cliquer sur Démarrer après le précédent :

Oui, je sais, il n’y a pas de précédent, puisque c’est le premier bloc de la première diapo !

Bah oui, c’est idiot mais c’est comme ça (y compris sur Impress, d’ailleurs).

Le principe important à retenir, c’est que dès lors que vous souhaitez paramétrer le lancement automatique des animations il faut choisir Démarrer après le précédent, y compris pour le premier bloc de la première diapo.

Pour les autres éléments de la diapo, il suffit juste de recommencer exactement la même procédure, bloc après bloc, dans l’ordre souhaité :

– sélectionner le bloc (la bordure doit afficher un trait continu),

– choisir un effet d’animation,

– définir le paramètre de déclenchement (automatique ou manuel), par le Volet Animation.

Comme j’ai prévu que l’animation se fasse pour chacun des items de la liste, il a été nécessaire que je sélectionne les items l’un après l’autre :

Et qu’ensuite j’applique l’effet ainsi que le paramètre de déclenchement, également l’un après l’autre :

Et ainsi de suite jusqu’au dernier élément de la diapo, l’image :

Il est toujours possible de modifier, après coup, les paramètres de chacune des animation en cliquant sur les sélecteurs placés à droite du Volet Animation (les petits rectangles verts).

De même, on peut modifier l’ordre des animations.

Par exemple, si je décide, finalement, que la photo doit s’afficher avant le titre, il suffit alors de sélectionner l’intitulé de la photo (« Image 3 », dans notre exemple) et de le glisser-déposer en première position (au-dessus de Titre 1) dans le volet Animation.

Passer du mode édition au mode présentation
Une fois que la diapo est en place, avec toutes ses animations, on peut déjà commencer à tester en « Effet réel » sa présentation, même s’il ne s’agit que d’une ébauche non finalisée.

Pour cela il faut quitter l’interface d’édition de PowerPoint pour basculer dans les conditions finales de présentation, avec juste l’affichage des diapositives dans la visionneuse.

Pour cela, la solution la plus simple consiste à appuyer sur le touche de fonction F5 du clavier :

Vous devriez alors voir apparaître votre présentation, en l’état, dans la visionneuse, depuis la première diapo jusqu’à la dernière.

Si vous avez programmé que les animations seraient démarrées manuellement il faudra alors cliquer ou appuyer sur une touche du clavier (barre d’espace, ou Entrée), faute de quoi votre première diapo s’affichera désespérément sans aucun bloc (ce qui n’est pas du meilleur effet).

Si vous souhaitez interrompre la prévisualisation de votre présentation pour revenir à l’interface de l’éditeur PowerPoint, il suffit d’appuyer sur la touche Echap de votre clavier :

Si vous n’arrivez pas à activer la touche de fonction F5 de votre clavier (ça peut arriver sur un PC portable) ou, si vous souhaitez disposer de paramètres supplémentaires pour lancer la prévisualisation de votre présentation, il faudra alors cliquer sur le Ruban Diaporama :

Vous aurez ainsi la possibilité, par exemple, de lancer votre présentation depuis la diapositive active (celle qui est affichée dans l’éditeur) ou encore de chronométrer votre présentation :

Paramètrer les transitions

Petit rappel indispensable : les transitions désignent les conditions dans lesquelles s’effectue le passage entre chaque diapositive.

Il faut savoir 3 choses importantes à ce sujet :

– Comme avec les animations, les transitions peuvent faire l’objet d’effets visuels (plus ou moins heureux, d’ailleurs, mais ça, c’est un autre sujet).

– Comme avec les animations, il est possible de déclencher manuellement les transitions ou de les paramétrer pour que le passage entre chaque diapo se fasse automatiquement ; ce qui crée alors un diaporama (plus ou moins soporifique, d’ailleurs, mais ça, j’en ai déjà causé).

– Qu’est-ce qui est précisément paramétré dans la transition : est-ce l’effet qui vient avant l’affichage de la diapo active ou est-ce la transition avec la suivante ? Eh bien, la réponse est : on paramètre la transition qui a lieu avant la diapo active !

Donc, cela signifie que si vous définissez une transition sur la première diapo, l’effet aura lieu dès le lancement de votre présentation ; plus exactement, sur la façon dont s’affiche la première diapo.

Cliquons sur le Ruban Transitions :

Là aussi, comme avec les animations, il vous suffit de définir le type de transition souhaitée en choisissant parmi celle qui vous sont proposées :

Il faut juste savoir que l’interface d’Office vous oblige à cliquer sur ces petites flèches pour accéder à d’autres types de transitions que celles affichées sur cette ligne (j’ai omis de le préciser, mais c’est exactement le même principe d’interface que l’on retrouve pour les animations et quasiment tous les Rubans des applications de Microsoft Office, depuis que les hommes de Richmond se sont mis en tête d’enrubanner leurs clients) :

L’options des effets vous permet, par exemple de définir le sens de défilement d’une transition latérale (de la gauche vers la droite ou inversement) :

Et enfin, les paramètres des transitions, contrairement à ceux des animations, se trouvent sur la partie droite du Ruban :

Tel que nous le voyons ci-dessus, vous pouvez régler trois choses importantes :

– Définir si la transition doit être activée manuellement ou automatiquement ; attention même si vous définissez que sa transition est manuelle, la transition de la première diapo s’affichera toujours automatiquement, dès lors que vous lancez la présentation par F5 (décidément, je trouve que les paramètres de la première diapo sont quelque peu incohérents).

– Si la transition est automatique (par exemple, pour un diaporama), il faudra alors décocher la case « Manuellement » et indiquer, en nombre de secondes, le temps d’affichage de la diapo active avant de passer à la suivante ; attention, je rappelle que la transition définit ce qui se passe entre la diapo précédente et la diapo active, autrement dit, ce réglage sur le temps d’affichage définit, non pas la transition proprement dite, mais ce qui se passe après la transition de la diapo active et avant la transition de la diapo suivante.

– Définir si les paramètres de transition de la diapo active s’appliquent à toutes les diapos de la présentation ; je n’ai jamais essayé, mais je pense qu’il faut mieux éviter d’activer ce paramètre sur chacune des diapo, après avoir choisi des transitions différentes..

Une fois que vous avez défini au moins pour une diapo, les animation et la transition, vous pouvez appuyer sur la touche F5 de votre clavier pour vérifier les effets (comme nous l’avons vu plus haut).

Jusqu’à présent,nous avons examiné les paramètres de notre fichier PPTX en passant en revue au deux diapositives : la première et la deuxième. Cela nous a permis de comprendre comment créer la première diapo puis, d’ajouter des éléments (texte et images), d’organiser ces blocs et, enfin, de créer des animations et des transitions. Globalement, l’essentiel a été passé en revue.

Il reste encore quelque chose d’important que je n’ai pas expliqué : la première diapo a été créée, super ! Mais comment en faire d’autres ?

Créer de nouvelles diapos à partir du thème de la première

Voyons, à partir de notre fichier finalisé, par quel moyen j’ai demandé à PowerPoint de me sortir une deuxième diapositive, après avoir terminé ma première.

Sur Office 2013 vous pouvez cliquer sur le Ruban Insertion puis sur « Nouvelle diapositive » :

Le logiciel vous propose alors une liste de modèles de diapositives, qui seront toutes basées sur le même thème graphique, celui de votre première diapo, mais chacun de ces modèles se différencie par le type de contenu.

Il suffit de cliquer sur l’un de ces modèle qui s’affichera alors dans l’éditeur comme diapositive supplémentaire et de la compléter, tel que nous l’avons vu ci-dessus.

En fait, les multiples variations de maquette proposée reposent sur une agencement prédéfini de blocs. Cela peut s’avérer nécessaire d’utiliser ces modèles, si par exemple, on souhaite créer une présentation dont toutes les diapositives présentent exactement la même disposition au millimètre près (limite psychorigide).

Nous avons vu qu’il est possible d’ajouter des blocs manuellement, par conséquent, si vous ne souhaitez pas obligatoirement reproduire exactement le même modèle de maquette pour chaque diapo (tout en restant, néanmoins, dans le même thème graphique) vous pouvez demander simplement de créer une nouvelle diapositive par un clic droit en-dessous de la dernière diapositive :

On vous fournira alors une nouvelle diapo basique avec deux blocs : un titre et un second contenu, qui pourra intégrer au choix : une liste, une image, un tableau, un graphique, ou même une vidéo.

Nous avons presque fini. Reste à passer en revue les questions autour de l’enregistrement de son fichier.

Enregistrer et exporter un fichier réalisé avec PowerPoint

Concernant la question de l’enregistrement d’un fichier PowerPoint, nous passerons en revue deux situations concrètes.

1) Vous enregistrez votre fichier, parce que, de toute façon, vous devez enregistrer vos fichiers quand vous travaillez sur un ordinateur pour éviter de perdre votre travail.

La procédure est donc tout à fait standardisée, quelle que soit l’application utilisée : PowerPoint, Calc, Gimp, Kdenlive, Audacity, Inkscape, etc.

Dans ce cas, dès le début, avant même de faire quoi que ce soit sur votre première diapo, cliquez sur l’icône de la disquette (en haut et à gauche de la fenêtre), ou alors sur le menu « Fichier/Enregistrer » ou encore, faites le classique raccourci clavier CTRL+S et recommencez autant de fois que vous le voulez au fur et à mesure de la progression de votre travail !

La première fois que vous enregistrez un travail, vous aurez juste à définir le niveau d’arborescence (le dossier) dans lequel sera enregistré le fichier, ainsi que le nom du fichier.

Il s’agit d’une procédure que j’ai expliqué un nombre incalculable de fois en atelier et sur ce site ; voici un support, si vous y tenez.

Lors de la procédure d’enregistrement d’un fichier PowerPoint, gardez le format de fichier proposé par PowerPoint, à savoir PPTX.

Ainsi, vous pourrez à la fois modifier votre travail et même l’utiliser pour faire une présentation devant un auditoire en activant, comme nous l’avons vu, le passage du mode d’édition au mode de présentation.

Voilà, il n’y a rien à dire de plus si vous êtes dans ce cas de figure.

2) Seconde hypothèse, vous devez exporter votre fichier de présentation en mode diaporama ou dans un format vidéo.

Dans ce cas, vous faites exactement ce qui est indiqué ci-dessus, afin d’enregistrer votre travail au format PPTX.

Puis, dans un second temps, afin de créer une autre version du même travail, cliquez sur Fichier :

Puis sur « Enregistrer sous »

Puis sur « Ordinateur » (je parts du principe que vous gardez vos affaires à la maison) :

Puis sur « Parcourir » :

Et cela vous donnera la possibilité de choisir le niveau d’arborescence dans lequel vous souhaitez enregistrer votre autre version de fichier. Par défaut ce sera le même dossier que celui où est enregistré votre travail au format PPTX.

Mais le plus important, c’est que, dans cette même fenêtre, en cliquant sur le champ « Type », vous développerez une liste sur laquelle vous pourrez choisir un format de fichier qui vous permettra de créer soit un diaporama PowerPoint PPSX soit une vidéo MP4 :

Vous remarquerez que Microsoft vous donne la possibilité d’exporter votre fichier en ODP (tout en bas). Il s’agit du format de fichier pour Présentation ouvert et standardisé (non propriétaire, contrairement à ceux de PowerPoint). Cela n’a pas toujours été le cas. Il faut saluer cette ouverture mais si vous deviez adopter ce format, mieux vaut directement traiter votre travail avec LibreOffice !