Lilapuce
 

exercices (mardi 26 mars 2013)

[1] Graphiques : assistant

Voici, en rappel de l’exercice effectué lors de notre atelier, un aperçu des principales procédures de création d’un graphique sur Excel.

Si vous utilisez OpenOffice, vous auriez tout intérêt à compléter la lecture du présent support avec celui concernant l’insertion d’un diagramme.

Définir ce que l’on veut montrer

Les images sont trompeuses. Y compris les graphiques, avec leurs bons gros chiffres, bien rationnels.

Vous voulez créer un graphique à partir de votre tableur ?

Essayez au moins de ne pas vous racontez d’histoire. Ne vous abritez pas derrière la caution trompeuse de la rigueur scientifique souvent associée à la présentation de chiffres, stats, graphs, et autres résultats.

Bref, commencez par définir précisément ce que vous voulez montrer.

Par exemple, lors de notre soirée, nous sommes partis sur un graphique permettant de représenter visuellement la progression des ventes Hors Taxes des carottes sur le premier semestre.

Il me faut donc sélectionner le groupe de cellules B2 : G2 (les cellules des mois) :

Puis maintenir la touche CTRL du clavier, afin d’ajouter à ma sélection le groupe B5 : G5 (les cellules des montants Hors Taxes).

L’assistant

Ensuite, la solution la plus simple consiste à cliquer sur le bouton « Assistant graphique » :

Cela fait apparaître une boîte de dialogue standard.

Remarquez (barre de titre de cette petite fenêtre) que l’assistant propose une progression en 4 étapes. Comme vous pourrez le constater, sur les vues suivantes, il est toujours possible, lors de cette progression de revenir à l’étape antérieure :

A l’étape 1, l’assistant propose de choisir un modèle de graphique (colonne de gauche).

Chaque modèle de graphique se décompose en « sous-type » (colonne de droite)

Nous avons choisi le modèle « Barres », un mode présentation sur lequel les repères X (abscisses - axe horizontal) - Y (ordonnées- axe vertical) sont visuellement inversés, par rapport à la présentation classique de type « histogramme » (vertical).

Cela signifie, en fait, que le graphique bascule à 45° vers la droite, pour une présentation « à l’horizontal ».

Nous avons choisi ce type de présentation afin d’insister visuellement sur la comparaison des valeurs (montant Hors taxes) plutôt que sur l’échelle du temps.

Il est possible d’avoir un aperçu du graphique en cliquant sur le bouton « Maintenir appuyé pour visionner ». Cela permet, par exemple, dès cette étape de vérifier qu’une seule série de barres est sélectionnée. Si tel n’est pas le cas, le plus simple consiste à annuler l’assistant pour recommencer la sélection.

Une fois que cette première vérification est effectuée, je clique sur le bouton « Suivant » :

Étape 2 : l’assistant présente deux onglets.

Le premier onglet, Plage de données, qui est sélectionné par défaut, permet de retrouver la représentation du graphique.

Je peux redéfinir la plage des données en cliquant sur ce bouton :

Ce qui, comme avec l’assistant fonctions, a pour effet d’escamoter la fenêtre de l’assistant, pour reprendre la main sur la feuille de calcul et redéfinir, le cas échéant, la plage de cellules utilisée pour générer le graphique.

Pour revenir sur l’assistant, il faut cliquer sur ce bouton :

Remarquez, qu’à l’étape deux on peut encore choisir de « redresser » son graphique pour obtenir une présentation de type « histogramme » (pour cela, il faut cliquer sur « colonnes », ce que nous ne ferons pas, dans notre exemple).

Je clique sur l’onglet Série :

La notion de série est assez importante : dans notre cas, cela désigne les variables « montants Hors Taxes », mois par mois (alignées ici les unes en dessous des autres).

Le tableur propose de comparer ces valeurs variables à partir d’une échelle (horizontale) allant de 0 à 100 000 (€. La graduation de cette échelle est automatiquement générée à partir de la valeur la plus importante de la série (90 658,75€, en janvier).

Il est toujours possible de redéfinir la série en cliquant sur le bouton placé à droite du champ « Valeur » (voir ci-dessous) et de re-sélectionner la série à partir de la feuille de calcul.

Notez que je peux également attribuer un nom ma série (par exemple « Montant HT »), lequel sera automatiquement affiché pour la légende. Pour cela, il faut cliquer dans le champ « Nom » et taper directement « Montant HT ». Nous ne l’avons pas fait car notre graphique ne nécessite pas de légende.

Je ne vais pas le détailler ici, avec des images, mais voici les étapes à effectuer si je décide d’ajouter une série supplémentaire à mon graphique (par exemple, le montant TTC) :

- cliquer sur le bouton « Ajouter » (à gauche)

- le champ « Valeurs » indiquera alors l’information suivante = {1}

- je dois ensuite cliquer sur le bouton placé à droite de ce champ afin de revenir sur la feuille de calcul et sélectionner la seconde série (le groupe de cellules correspondant aux montants TTC)

- de retour sur l’assistant, je pourrais constater la présence de la seconde série de barres.

Nous n’avons pas l’intention d’ajouter une seconde série, par conséquent, je clique sur le bouton « Suivant »…

… ce qui affiche la troisième étape, avec ses six onglets.

Je passe rapidement sur les deux premiers Titres et Axes, sachant que nous n’y avons apporté aucune modification dans notre exercice..

Pour information, sachez que si vous souhaitez intégrer un titre à votre graphique (par exemple : « Montants Hors taxes sur le premier semestre ») ; c’est sur l’onglet « Titre » qu’il faudra le faire. Il est possible, également d’ajouter des titres pour chacun des axes (horizontal) et (vertical).

L’onglet Axes (qui n’est pas montré ici) permet d’afficher ou de masquer les champs des axes (dans notre exemple, les noms de mois sur l’axe vertical et l’échelle de valeur monétaire sur l’axe horizontal).

Venons-en au troisième onglet : Quadrillage.

Nous voyons ici que l’assistant nous a tracé un quadrillage (vertical) afin de souligner la position de chaque barre sur l’échelle monétaire.

Lors de l’atelier, nous avions supprimé cet affichage, l’estimant superflu. C’est simple, il suffit de décocher la case « Quadrillage principal ».

Le problème, c’est qu’avec les indications proposées, on risque de s’emmêler quelque peu les pinceaux au point de ne plus savoir si notre mémoire nous joue des tours.

Il est question ici, de l’Axe des abscisses (X) et de l’Axe des ordonnées (Y). Jusqu’ici tout va bien.

Par contre, pour retirer le quadrillage de l’axe horizontal de notre graphique (l’échelle de valeur monétaire), il faut cliquer sur « Axe des ordonnées (Y) », lequel, d’après nos (très) vagues souvenirs, est pourtant censé représenter l’axe vertical.

Alors que ce passe-t-il ? Pris en flagrant délit de dyslexie ? Oui, certainement.

Mais, en fait, il ne faut pas oublier qu’on l’a couché notre graphique.

Ce que l’on constate là, c’est que, même inclinées à 45°, ces barres conservent les références d’une position à la verticale. C’est en tous cas la seule explication que j’ai à vous proposer (faute de mieux), car si je transforme ce graphique en « histogramme » (barres fièrement dressées) je retrouve les « bons repères » : Axe X = abscisses = horizontal et Axe Y = ordonnées = vertical.

En tous cas, voilà une histoire qui nous a bien embrouillé.

Passons à l’onglet Légende :

Pour notre graphique, il n’y a aucun intérêt à conserver la légende. Je décoche donc :

Onglet suivant : Étiquettes de données.

Là, par contre, le graphique en l’état doit être corrigé, car il manque de précision. Nous avons, certes l’échelle de valeur monétaire (axe horizontal), mais il serait préférable d‘afficher à côté de chaque barre le montant correspondant.

Pour cela, je clique sur le bouton « Valeur ».

Je ne présente pas ici le dernier onglet de cette troisième étape : Table de données. Rappelons que cette option (par défaut désactivées) permet d’insérer dans le graphique, une reproduction du tableau, en affichant juste la plage de données sélectionnées).

Je clique donc sur le bouton « Terminer », ce qui affiche la quatrième et dernière étape de l’assistant.

Les choix sont extrêmement simples :

Nous avons choisis d’incorporer le graphique à la feuille de calcul active. D’où l’apparition immédiate du graphique (après clic sur « Terminer ») sur notre espace de travail.

Voilà une bonne chose de faite.

Ceci étant, il va falloir apporter quelques petites modifications, ne serait-ce que pour personnaliser l’apparence de ce graphique…

… ce que nous verrons à l’étape suivante


 

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