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supports (mercredi 18 février 2015)

[2] Prise en main : la saisie

Résumé de l’étape précédente : nous essayerons désormais de faire en sorte que les exercices et supports de l’atelier soient applicables aussi bien pour les utilisateurs d’Excel (Microsoft) que pour ceux de Calc (Openoffice).

Il me faudra donc, dans certains cas, fournir des explications s’appliquant spécifiquement à l’un ou à l’autre des logiciels. Dans le cas contraire, considérez que, quelque soit le programme pris en exemple, l’explication s’applique aux deux tableurs.

Commençons dès à présent, par saisir du texte, tel que nous l’avons fait lors de notre atelier. Ouvrons, par exemple, Excel.

La cellule A1 est encadrée d’une bordure grasse.

Ce cadre de sélection est un repère visuel ; ni plus ni moins. Il permet d’indiquer « où se passe l’action ».

Votre tableur est conçu pour qu’il y ait toujours au moins une cellule sélectionnée. Lorsque vous ouvrez un document vierge c’est la cellule A1 qui est sélectionnée par défaut. Tant que vous n’apportez aucune modification (notamment au clavier), le fait qu’il y ait une cellule sélectionnée et que ce soit celle-ci plutôt qu’une autre n’a strictement aucune importance.

Je clique sur la cellule B3 ; elle est désormais sélectionnée (voir ci-dessous).

Différence mineure entre les deux programmes : sur Excel, le pointeur de sélection de cellule adopte cette forme caractéristique de grosse croix blanche. Ce n’est pas le cas sur Calc, où l’on garde la flèche standard.

Observez que la zone nom (voir support « Interface ») indique les coordonnées de la cellule sélectionnée.

Je tape « jean » (avec le « j » en minuscule).

Deux observations :

- le texte tapé apparaît sur deux zones du programmes : dans la cellule sélectionnée et dans la barre de formule (voir support « Interface » pour l’explication sur « barre de formule »)

- les deux boutons « X » et « V » sont apparus. C’est un repère visuel qui m’indique que la saisie n’est pas validée.

Il ne s’agit pas d’un détail anodin : tant que vous n’avez pas validé la saisie - autrement dit, que vous n’avez plus rien d’autre à taper dans la cellule - vous ne pourrez pas demander à votre tableur d’effectuer d’autres actions (telles que des calculs).

Par conséquent, il est impératif d’indiquer explicitement au logiciel que j’ai terminé de taper.

Il existe plusieurs façons de valider la saisie. La méthode la plus courante consiste à appuyer sur la touche « Entrée » du clavier (ci-dessous).

Deux observations (bis) :

- dès la pression de la touche « Entrée », le tableur sélectionne la cellule B4, c’est-à-dire, celle qui est placée juste en-dessous de la cellule validée. La barre de formule se réactualise et affiche le contenu de la nouvelle cellule sélectionnée (dans le cas présent, il n’y a rien).

- les deux boutons « X » et « V » ont disparu. J’ai validé ma saisie. Je peux désormais effectuer toutes les commandes possibles sur mon tableur (des formules, des calculs, etc.)

Tout à l’heure, nous avons utilisé la souris pour sélectionner la cellule. Il existe une méthode alternative pour se déplacer dans un tableur : les touches de direction du clavier.

A l’usage, il s’avère que – sur un tableur - le fait de garder les mains au clavier peut représenter un gain non négligeable en termes de confort et d’efficacité. A vous de juger, mais, en général, les débutants, qui éprouvent quelques difficultés à manier souris ou touchpad, ne regrettent pas cette expérience…

Appuyons donc sur la touche de direction « Droite ».

Puis « Haut »… ce qui devrait normalement nous positionner en C3.

Je tape « Cocteau ».

Puis, cette fois-ci, je valide ma saisie par le bouton Entrer de la barre de formule :

De cette façon, la cellule active reste sélectionnée après validation (voir-cidessous).

Souvenez-vous que, tout à l’heure, en validant la saisie par la touche « Entrée » du clavier, le tableur a sélectionné la cellule placée en-dessous.

Là encore, il s’agit d’un détail qui n’est pas totalement anodin : le fait de valider la saisie tout en restant sur la cellule active représente un « petit truc » concret du maniement d’un tableur qu’il est préférable de connaître pour gagner en efficacité et en confort de travail.

Nous venons de voir que la validation par le bouton Entrer de la barre de formule permet d’y arriver. Nous verrons qu’il existe une autre méthode mais, dans le doute, rappelez-vous de ce bouton « V » vert, dont le rôle consiste exclusivement à « Appliquer » la saisie (selon le terme utilisé par OpenOffice) tout en restant sur la cellule active.

Après validation, les boutons « X » et « V » ont disparu, comme tout à l’heure.

Peu importe la méthode - souris ou clavier - mais je me positionne, maintenant, en A3 afin de taper « Centre culturel » (ci-dessous).

Remarquez que le contenu de la cellule placée à droite semble disparaître. En fait, il n’en est rien. Le texte que je suis en train de saisir représente un emplacement supérieur à ce que peut afficher la cellule, compte tenu de sa largeur. Par conséquent la saisie de la cellule active masque temporairement le contenu de la cellule adjacente.

Il s’agit d’un détail qui ne doit pas vous perturber. Nous verrons qu’après validation de la saisie, le contenu de B3 réapparaîtra. De plus, il suffit de modifier la largeur de la colonne afin de l’adapter à son contenu.

Voyons, à présent, une autre méthode permettant de valider la saisie tout en restant sur la cellule active. Nous allons utiliser, pour cela, un raccourci clavier ; mais attention, ce n’est pas la même commande pour Excel et OpenOffice.

Raccourci clavier de validation de la saisie sur Excel

Commençons par Excel, puisqu’il nous sert d’exemple :

- de la main gauche vous maintenez la touche CTRL du clavier.

- tout en gardant cette touche enfoncée, vous appuyez brièvement, de l’autre main, sur la touche Entrée.

Là encore, le seul intérêt de la manip consiste à garder les mains au clavier. Si vous avez retenu le raccourci et que vous utilisez exclusivement Excel, tout va bien et on en reste là.

Par contre, si vous êtes utilisateur régulier ou occasionnel d’OpenOffice, il est nécessaire de retenir un autre raccourci clavier pour obtenir le même résultat. Ce que nous allons voir maintenant.

Raccourci clavier pour appliquer la saisie sur OpenOffice

Pour appliquer la saisie au clavier sur OpenOffice, il faut :

- de la main gauche, maintenir la touche ALT du clavier.

- puis, tout en gardant cette touche enfoncée, appuyer brièvement, de l’autre main, sur la touche Entrée.

Donc, « ALT+Entrée » sur OpenOffice permet d’obtenir le même résultat que « CTRL+Entrée », sur Excel : valider la saisie de la cellule active, tout en la gardant sélectionnée.

Voyons, maintenant, par curiosité, à quoi correspond, sur OpenOffice, la commande « CTRL+Entrée ».

Après avoir effacé le contenu de la cellule A3 (nous verrons cela plus loin), je tape « centre » puis j’effectue le raccourci « CTRL+Entrée ».

Regardez bien, le point d’insertion passe à la ligne, à l’intérieur de la même cellule.

La saisie de la suite de mon texte - « culturel » - confirme le passage à ligne :

Puis j’applique la saisie par « ALT+Entrée ».

Je récapitule, sur OpenOffice :

- ALT+Entrée : permet d’appliquer (valider) la saisie tout en restant sur la cellule active.

- CTRL+Entrée : force le retour à la ligne, à l’intérieur de la cellule active.

Précision complémentaire : après avoir essayé la manip sur plusieurs plateformes (Windows, Linux, Mac) et plusieurs versions de Calc, il s’avère que pour être sûr de réussir, à tous les coups, la manip du retour à la ligne forcé, il est préférable de placer le point d’insersion dans la cellule elle-même - et non dans le champ de saisie - avant de faire le raccourci clavier (CTRL+Entrée).

Retour sur Excel pour le « ALT+Entrée »

En toute logique, il va falloir tester le raccourci clavier « ALT+Entrée » sur Excel pour savoir s’il correspond à une commande valide.

Comme je connais le résultat, je vais à l’essentiel.

Je supprime temporairement, là aussi, le contenu de la cellule A3, je tape « Centre » puis j’effectue le raccourci clavier « ALT+Entrée ».

Eh oui ! On passe à la ligne.

Récapitulatif, pour Excel :

- CTRL+Entrée : permet de valider la saisie tout en restant sur la cellule active.

- ALT+Entrée : force le retour à la ligne, à l’intérieur de la cellule active.

C’est bien dommage, mais voilà : les développeurs de la suite bureautique libre se sont visiblement amusés à intervertir deux raccourcis claviers disponibles sur Excel. Une petite gymnastique de l’esprit, qu’il n’était pas indispensable d’imposer aux utilisateurs désireux de quitter le monde Microsoft pour celui du logiciel libre.

Prochaine étape : modifier la largeur d’une colonne et corriger la saisie.


 

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