Lilapuce
 

supports (mercredi 18 février 2015)

[1] Prise en main : vue générale

Ce support a été mis en ligne la première fois en septembre 2008. Depuis septembre 2011, le choix a été fait de remplacer progressivement OpenOffice par LibreOffice comme suite bureautique de référence des ateliers bureautique de la salle 301. Se reporter à ce support pour plus de précision.

Si vous vous n’avez vraiment aucune connaissance des tableurs, je vous recommande d’imprimer les supports Interface et Formules et de les garder à portée de main pour cette série de « Prise en main ». Ces deux petits guides fournissent des indications très synthétiques sur les tableurs, vous y trouverez notamment la définition de termes tels que feuille de calcul, cellule, etc.

Comme je l’ai indiqué de façon assez détaillée lors de notre première séance (voir plus loin), cet atelier permet, dans la mesure du possible, de suivre les exercices aussi bien sur Microsoft Excel que sur OpenOffice Calc.

Pour débuter, jetons un coup d’œil sur l’allure très générale des programmes. Nous allons constater qu’il existe de nombreux points communs entre ces deux tableurs.

Par ailleurs, nous en profiterons pour indiquer comment connaître la version d’un logiciel tel que Calc ou Excel. Nous verrons qu’il s’agit d’une information utile à savoir.

Commençons par Excel.

Excel

Jusqu’à la version Excel 2003 (comprise) l’éditeur de programme a toujours présenté une interface basée sur les mêmes fondamentaux.

Les repères d’interface classique d’un logiciel utilisateur  :

- 1 barre de titre (de la fenêtre)

- 2 barre de menu

- 3 barre d’outils standard

- 4 barre d’outils de mise en forme

Les repères d’interface spécifiques au tableur :

- 5 barre de formule

- 6 zone de travail

Tout en adoptant des éléments d’interface spécifiques au traitement de texte, le principe de présentation montré ci-dessus s’applique également à Word (autre standard de la suite Microsoft Office, voir support). Ainsi, à partir du moment où il se familiarise avec un logiciel de ce type, l’utilisateur arrive plus facilement à retrouver ses repères s’il est mis en présence d’un autre programme similaire (famille de programme ou version).

Microsoft a eu la très mauvaise idée de ne plus adopter ces repères élémentaires pour la dernière version de son programme (Excel 2007). Les utilisateurs habitués de longue date au maniement d’un tableur n’apprécient pas forcément de devoir réapprendre des fonctionnalités élémentaires.

En informatique il est souvent nécessaire de modifier ses habitudes, car il s’agit d’un domaine extraordinairement évolutif. Toutefois, les changements d’interface opérés sur la dernière mouture de la suite bureautique de Microsoft ne semblent pas vraiment convaincants. Ils n’ont, à mes yeux, d’autres raisons que de justifier la mise en vente de nouvelles licences de programme (plutôt chères). A défaut de proposer de réelles innovations fonctionnelles ou autres améliorations, on a imposé un changement de look and feel totalement artificiel.

Les utilisateurs habitués depuis des années à Excel, Calc ou Works (par exemple) et qui apprécient de pouvoir facilement passer de l’un à l’autre de ces programmes au travers de ce qu’ils considèrent être des standards (d’usage), ont peut-être d’autres priorités que de devoir réapprendre inutilement le B-A-BA du maniement d’un tableur.

Voilà qui devrait convaincre de laisser tomber la suite bureautique Microsoft Office pour utiliser OpenOffice ou d’autres programmes plus respectueux des utilisateurs.

La version d’Excel installée en salle 301 est assez ancienne : 1997. Pourtant, à cette époque, ce programme proposait déjà l’essentiel des fonctionnalités disponibles sur la dernière version du programme (et, par conséquent, sur les versions intermédiaires). Voilà pourquoi tous les exercices proposés lors de notre atelier peuvent être réalisés avec Excel 97. J’ai constaté que beaucoup de personnes ont encore cette version installée sur leur portable. Si vous possédez Excel 2001 ou Excel 2003 vous ne devriez pas rencontrer de problème majeur d’interprétation ; une bonne partie des exercices proposés ici sont d’ailleurs réalisés avec office 2003.

Pour clore cette question des versions de programme, voici comment savoir quelle est la version installée sur votre ordinateur :

- Cliquez sur le menu « Aide », symbolisée par un point d’interrogation ( ?)

- Cliquez sur « A propos de Microsoft Excel »

Une fenêtre indique la version du programme. Ci-dessous, par exemple, il s’agit d’Excel 2003.

Cette section (qui date, rappelons-le de septembre 2008) doit être complétée, compte tenu d’une situation intervenue entre-temps : la création d’une nouvelle suite bureautique libre, LibreOffice résultant de l’absorption de Sun Microsystems par Oracle. Voir le support de lilapuce à ce sujet.

OpenOffice

Passons, à présent, à OpenOffice Calc. Un support est disponible pour vous indiquer comment télécharger et installer la suite bureautique OpenOffice.

OpenOffice est un logiciel libre. Il s’agit d’une adaptation de StarOffice, la suite bureautique conçue il y a une dizaine d’années par la société Sun Microsystems (un acteur majeur de l’industrie informatique, à qui l’on doit notamment la technologie Java).

Sur de nombreux points essentiels - interface, fonctionnalités et formats de fichiers - StarOffice se présentait déjà à l’époque comme un remarquable clone de la suite Microsoft Office. Pour d’évidentes raisons stratégiques, Sun Microsystems a choisi de mettre à disposition du public son programme en logiciel libre ; ce qui a permis à nombre d’utilisateurs de se procurer gratuitement et en toute légalité une suite bureautique fonctionnelle, moderne et très largement compatible avec Microsoft Office. De plus, du fait de la mise sous licence GPL de StarOffice, des équipes d’informaticiens ont pu développer une version stabilisée et régulièrement mise à jour de la suite bureautique à partir du code source d’origine. Il s’agit précisément d’OpenOffice, distribuée également en logiciel libre.

Aujourd’hui, de très nombreuses entreprises, des établissements publics (dont la mairie des Lilas), des associations et des particuliers ont adopté OpenOffice. On peut émettre l’hypothèse que ce n’est certainement pas la dernière version de Microsoft Office qui les fera changer d’avis.

Malgré le fait que la demande est encore forte pour acquérir des connaissances sur Excel, il semble de plus en plus incontournable qu’un atelier baptisé « tableur » donne aussi la possibilité de connaître Calc, le tableur de la suite bureautique libre OpenOffice. Voilà pourquoi, cette année, nous essayerons de veiller à cette comptabilité en indiquant le plus possible les procédures adaptées à l’un et l’autre des programmes.

L’apparence générale de Calc confirme qu’il s’agit d’un clone d’Excel. Nous y retrouvons tous les repères indiqués ci-dessus concernant le tableur de Microsoft :

De même, pour connaître la version du programme il suffit de passer par le menu « Aide ».

OpenOffice intègre une fonctionnalité de mise à jour qui averti l’utilisateur lorsqu’une nouvelle version du programme est disponible sur Internet. Je vous recommande vivement de veiller à avoir toujours une version actualisée de vos programmes, surtout lorsqu’il s’agit de logiciels libres. Les mises à jour de logiciels libres correspondent généralement à de réelles améliorations du programme (sécurité, obsolescence technologique, nouvelles fonctionnalités, etc.). A priori, les MAJ d’OpenOffice n’obéissent pas à des objectifs strictement commerciaux, ce qui n’est pas toujours le cas des logiciels propriétaires.

Un support concernant la mise à jour d’OpenOffice sera bientôt disponible sur ce site.

Applications en ligne

Il est impossible de conclure cette page introductive aux tableurs sans évoquer une tendance qui n’a fait que se renforcer depuis quelques mois ; je veux parler des programmes en ligne.

Google, par exemple, connu pour son célèbre moteur de recherche, met à disposition de ses usagers (après création d’un compte) un nombre impressionnant de services sur Internet. Certains de ces services s’apparentent clairement à des fonctionnalités qui étaient jusqu’alors dévolues aux programmes de bureautique installés localement sur les ordinateurs des utilisateurs : traitement de texte et tableur.

Ainsi, par exemple, il est déjà possible, depuis la messagerie Gmail (Google) de saisir une feuille de calcul, dans des conditions assez proches de ce que permettent Calc ou Excel. On retrouve le même type de fonctionnalités pour le traitement de texte. Ajoutez à cela que le même compte Google vous permet de stocker vos documents bureautiques dans un espace en ligne. Pour terminer le tableau, il faut savoir que le navigateur Chrome, prochain produit phare du moteur de recherche, est d’ores et déjà présenté comme un substitut à certaines fonctionnalités traditionnellement prises ne charge par les systèmes d’exploitation : par exemple, la gestion ou la recherche de fichiers.

Voilà de quoi nous convaincre que, selon une rengaine archi connue, l’informatique connaîtra, très prochainement, d’importantes mutations, blabla, etc.

Plus sérieusement, la gestion de documents de bureautique, telle que nous la pratiquons de façon très majoritaire encore aujourd’hui, à partir d’applications installées « localement » (sur la machine ou le réseau local), risque assez rapidement de prendre un sérieux coup de vieux.

Avec la généralisation des services en ligne, il est même probable que, pour le coup, nous soyons conduits à changer quelques habitudes et, ceci, bien au-delà de la question des logiciels de bureautiques.

Il y a un peu plus d’une dizaine d’années, certains acteurs de l’industrie de service informatique, dont Sun Microsystems (tiens donc) préconisaient des solutions technologiques en réseau (s’appuyant notamment sur Java). Ces technologies remettaient en cause la notion même de « l’ordinateur individuel » tel qu’il s’était imposé la décennie précédente, par l’intermédiaire de Microsoft et Apple. Ce qui avait fait le succès des PC et des Mac reposait en grande partie sur un concept d’ordinateur auto-suffisant, disposant de toutes ses ressources installées « en local ». Avec les technologies réseau, l’essentiel des ressources exploitable par l’utilisateur devait provenir du réseau et non plus de la machine locale. Même si des solutions concurrentes au PC, préconisées par Sun ou Oracle, dont ont avait beaucoup parlé à l’époque (notamment les Network computers), n’ont pas vraiment fait leur preuve, force est de reconnaître que la tendance actuelle des services en ligne ne leur donne pas tout à fait tord sur le long terme.

Il est encore, à mon avis, un peu trop tôt pour considérer que les applications bureautique en ligne représentent une solution pouvant se substituer aux programmes classiques, mais il est probable que ce ne soit plus le cas, dans un an, lorsqu’on débutera une nouvelle session de ces ateliers bureautiques (tableur et traitement de texte). À voir.

En attendant, trêve de bavardage et passons aux choses concrètes, sur le support suivant : la saisie de texte sur le tableur.


 

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