Lilapuce
 

supports (mercredi 18 février 2015)

[4] Prise en main : supprimer

Résumé de l’étape précédente : pour corriger un texte saisi sur votre tableur, la solution la plus simple consiste à utiliser la barre de formule (Excel) ou le champ de saisie (OpenOffice).

Voyons à présent comment supprimer complètement le contenu d’une cellule.

Il faut distinguer deux contextes distincts :

- la saisie n’est pas encore validée

- la saisie est validée.

En cas de doute, n’hésitez pas à consulter le support concernant la validation des données.

Supprimer le contenu en cours de saisie

Je clique sur la cellule D3 afin de taper « de la ville des Lilas ». La saisie n’est pas encore validée, ce qui peut être vérifié par la présence des boutons « X » et « V ».

Si je souhaite supprimer ce qui a été tapé, je peux toujours appuyer sur la touche « Retour arrière » du clavier. Il me faudra alors tapoter autant de fois qu’il y a de caractères.

C’est pas mal pour tenir le rythme, surtout si vous écoutez un vieux standard de ska ou de reggae, mais il existe une solution plus rapide : je clique sur le bouton « X » de la barre de formule.

Ce qui supprime d’un seul coup tout le contenu de la cellule active.

On savait que le bouton « V » vert permet de valider (ou appliquer) la saisie, nous savons maintenant à quoi sert le « X » rouge.

Voilà, c’est tout.

Supprimer le contenu d’une cellule validée

Passons maintenant à l’autre cas de figure : le contenu de la cellule est validé (ou appliqué) et vous souhaitez en supprimer le contenu.

Attention : avant de supprimer les données, il faudra systématiquement vérifier que vous ne risquez pas de compromettre la cohérence de votre document. Nous verrons par la suite que tout l’intérêt d’un tableur consiste à établir des relations entre les cellules, notamment avec des formules. Par conséquent, gardez en mémoire qu’il faut toujours jeter un coup d’œil dans la barre de formule (Excel) ou le champ de saisie (OpenOffice) pour vérifier si le contenu de la cellule que vous vous apprêtez à supprimer ne contient pas une formule (nous aborderons la question des formules, en détail, par la suite).

Je clique sur A3, une cellule dont le contenu est déjà validé.

Puis j’appuie sur la touche « Suppr » du clavier.

Pas plus compliqué que ça.

Les indications qui suivent, sur cette page, ne concernent pas spécifiquement les tableurs. Il s’agit de procédures standardisées que l’on retrouve sur la plupart des applications informatiques, quelle que soit la nature des fichiers traités (textes, images, animations, musiques, etc.)

Pour autant, il me semble extrêmement important de vous les présenter dès maintenant, surtout si vous ne vous sentez pas encore très à l’aise dans le maniement de votre tableur.

Annuler et rétablir les modifications

Imaginons qu’en fait, je ne voulais pas supprimer « Centre culturel » (bien sûr que non je ne voulais pas le supprimer, et puis quoi encore ?).

Pour rétablir ce texte, je peux évidemment le taper une seconde fois. Oui, mais ce n’est pas la meilleure solution, et cela pour au moins deux raisons :

- je risque d’introduire une erreur ou une variante qui ne correspondra pas exactement au contenu supprimé.

- il est stupide de perdre du temps à faire quelque chose de peu fiable alors que j’ai la possibilité d’obtenir le résultat souhaité en un clic de souris.

L’informatique permet souvent un truc génial, qui n’existe pas dans le monde réel : pouvoir remonter dans le temps.

Dans notre cas, cette fonctionnalité « d’annulation » est symbolisée par le bouton en forme de flèche recourbée vers la gauche, placé dans la barre d’outils standard :

Et voilà, je vous l’avais dit : un clic de souris et le programme annule la dernière modification. Dans le cas présent il me rétablit le texte que je venais de supprimer.

Maintenant que vous savez que cette fonctionnalité existe, vous n’avez aucune raison de paniquer si, à la suite d’une erreur de manipulation ou d’un événement incompréhensible, vous avez l’impression que votre document est complètement ruiné.

Pensez d’abord à « annulez ». Dans bien des cas, c’est suffisant pour résoudre la situation.

Mais revenons à notre explication car ce n’est pas fini.

Ce qui est, peut être, encore plus fort avec la gestion de l’historique, c’est qu’il est possible de corriger dans les deux sens. On peut « annuler l’annulation », en quelques sortes.

Pour cela je vais cliquer sur l’autre bouton en forme de flèche. Flèche courbée, vers la droite, cette fois-ci :

Ce qui me rétablit la modification opérée juste avant le clic sur le bouton « Annuler ». En clair : je supprime à nouveau le contenu de la cellule A3.

Je peux remonter ainsi dans l’historique de mon fichier par clics successifs, ou alors en cliquant sur la petite flèche noire placée à droite du bouton, laquelle permet de développer les étapes du travail effectué.

Attention, toutefois à ne pas vous laissez griser par cette fonctionnalité. Ce n’est pas une baguette magique. Elle peut même vous embrouiller salement si vous n’y prenez garde.

A remonter trop loin, vous risquez de devoir revenir dans l’autre sens et ne plus savoir où vous en êtes.

Par exemple, ici, je suis remonté à une étape qui comporte une erreur. Si je n’y prends garde, je risque de conserver cette erreur, alors que je suis convaincu de l’avoir corrigée.

Evidemment, l’erreur est assez facile à détecter sur cet exemple, mais imaginez que votre feuille de calcul comporte une multitude de cellules (ce qui est plutôt le cas courant). En utilisant de façon non contrôlée la fonction d’annulation, vous risquez de vous retrouver dans la pire des situations : devoir tout contrôler, voire recommencer le document parce que, rongé par le doute, ce fichier avec lequel vous êtes remonté dans le temps vous semble, désormais, peu fiable.

Vous devez savoir, par exemple, que la fonction d’annulation ne permet de traiter l’historique que de façon linéaire. Par exemple, s’il est 10h il m’est impossible de retrouver l’état du document tel qu’il était à 9h, tout en conservant une partie de ce que j’ai effectué à 9h45.

De plus, il est important de garder à l’esprit que la fonctionnalité d’annulation est limitée :

- limitée sur la durée. Au mieux, vous retrouverez le document, tel qu’il était à l’ouverture de la présente session. Il est impossible, par l’historique, de retrouver un état antérieur datant, par exemple, de la veille.

- limitée par la quantité de mémoire vive de votre ordinateur. Si vous travaillez intensément depuis 3 heures sur un nouveau fichier, n’espérez pas retrouver l’état initial de votre document.

Je vous recommande donc, pour l’instant d’utiliser avec beaucoup de circonspection cette fonctionnalité très pratique : privilégiez le clic simple pour rétablir l’état antérieur immédiat. Evitez absolument le clic impulsif à répétition.

Pour information, la fonction annulation est également disponible par le menu « Édition ». De là on peut observer, d’ailleurs, qu’il existe des raccourcis clavier permettant d’obtenir les mêmes résultats que les boutons :

- CTRL+Z pour « annuler »

- CTRL+Y pour « rétablir ».

Si vous pouvez réserver un peu de mémoire humaine pour garder à l’esprit ces raccourcis clavier, vous ne le regretterez pas. Ils sont largement réutilisables, que ce soit sur Excel, OpenOffice mais aussi sur une myriade d’autres programmes.

Enregistrer vos documents

Il est indispensable - en règle générale - d’enregistrer son travail informatique. Toujours et encore.

C’est le B-A-BA. On ne le répètera jamais assez.

Alors, n’hésitez pas : enregistrez votre fichier le plus tôt possible. Vous pouvez même le faire avant de taper quoi que ce soit.

Le bouton en forme de disquette ne signifie pas qu’on enregistre sur la disquette (d’ailleurs, de nos jours, les ordinateurs n’ont plus de lecteurs de disquettes) cela symbolise juste la fonction « Enregistrer ».

Après avoir cliqué dessus, le programme ouvre un explorateur de fichier qui vous permet de vous localiser sur votre système (voir support sur le sujet).

Vous devez savoir à quel niveau de l’arborescence vous allez stocker votre classeur. Dans le doute, choisissez « Mes documents » (Windows XP) ou « Documents » (Windows Vista). Vous pourrez par la suite affiner votre système de classement. Il est préférable de garder un repère facile à trouver, tel que celui-ci, plutôt que de courir le risque de ne plus retrouver vos fichiers.

Une fois que le fichier est enregistré, vous pouvez l’identifier par la barre de titre de la fenêtre.

Ainsi, au cas où un événement imprévu se produirait, si vous utilisez la fonctionnalité « Annulez » et que vous constatez qu’aucune annulation de catastrophe ne s’est produite, commencez par vérifier que vous avez réellement le « bon fichier » devant les yeux.

En règle générale, cliquez autant de fois que nécessaire sur le bouton « Enregistrer » afin d’actualiser au fur et à mesure de votre progression l’état de votre document.

Réservez vos clics impulsifs à ce bouton, c’est absolument sans risque.

Prochain support : déplacer le contenu d’une cellule.


 

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