Lilapuce
 

exercices (mardi 10 juin 2014)

Macro - Calc (vin - 4)

Résumé de l’étape précédente : si vous ouvrez un document comportant des macros et que ce dernier est placé en dehors de la « zone de confiance », OpenOffice désactivera les macros à l’ouverture du fichier. Dans ce cas, pour rétablir l’usage des macros il est préférable (avant de l’ouvrir) de déplacer le document dans la zone de confiance, plutôt que d’ajouter de nouvelles zones de confiance au programme. Nous avons, par ailleurs procédé à quelques options de mise en forme (zone d’impression, mise en page, répétition de la première ligne, etc.) et d’affichage (tri, sous-totaux). Du déjà vu.

Créer un fond « une ligne sur deux » : d’abord les styles

Nous l’avions indiqué à la fin de l’étape précédente, le but du jeu consiste, désormais, à appliquer automatiquement un fond coloré « une ligne sur deux » (hors première ligne) à notre tableau.

Modèle, s’il vous plaît :  :

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Cette opération sera exécutée par l’intermédiaire d’une fonctionnalité très connue sur les tableurs : la mise en forme conditionnelle .

Les approches sont radicalement différentes, sur ce point, entre Excel et Calc.

Sur Calc, contrairement à Excel, cette fonctionnalité ne peut être utilisée que si votre document est mis en forme par des styles. Nous découvrirons très précisément en quoi consiste la gestion des styles dans quelques instants. Pour l’heure, sachez que l’utilisation des styles représente un aspect essentiel des logiciels de bureautique. Cela permet notamment de stoker une mise en forme spéciale afin de l’appliquer automatiquement d’un seul coup sur telle ou telle partie de votre document. Efficacité, rigueur, gain de temps : quand on a goûté aux styles, on ne peut plus s’en passer.

En premier lieu, nous avons donc besoin d’afficher la palette « Styles » de Calc : passez par le menu « Formats / Styles et formatage » (ou appuyez directement sur la touche F11 du clavier).

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Voici à quoi ressemble, ci-dessous, la palette « Styles et formatage ». Il s’agit d’une petite fenêtre flottante (on peut toutefois la fixer en la faisant glisser vers la droite) qui indique tous les styles en usage dans le document.

Lorsque vous ouvrez un nouveau classeur Calc, votre programme met à disposition les styles suivants :

- Résultat

- Résultat 2

- Standard

- Titre

- Titre 1

Dans mon exemple, ci-dessous, nous trouvons, en plus des styles par défaut, quelques styles exotiques tels que Normal Mark ou Normal vin_détails. Il s’agit en fait de styles importés de la feuille de calcul d’origine, qui, je vous le rappelle, était un document Excel. Ces styles, mêmes s’ils ne servent pas à grand chose, seront conservés.

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Observons plutôt comment la création de nouveaux styles personnalisés va nous aider à mettre en forme automatiquement notre tableau avec un fond coloré appliqué une ligne sur deux.

Créer un style à partir d’un modèle

Pour cette entrée en matière avec les styles, nous allons procéder comme avec l’outil pinceau : d’abord créer un « modèle de mise en forme » sur une zone limitée de la feuille, puis appliquer ce modèle à différentes parties du document.

La différence entre les styles et l’outil pinceau, c’est que les styles permettent d’enregistrer dans le document les « modèles de mise en forme » de façon à pouvoir les appliquer en permanence, y compris après fermé, puis réouvert le fichier.

Dans notre cas, le « modèle de mise en forme » (voir plus haut) se résume à :

- fond jaune clair

- bordures supérieures et inférieures de couleur rouge.

Le problème c’est qu’il n’est pas possible sur Calc, compte tenu de notre document, d’appliquer la mise en forme directement, en une seule fois, sur toute la longueur des lignes.

Chaque ligne de ce tableau comporte, en effet, plusieurs formats de données différents les uns des autres :

- texte standard pour les 5 premières colonnes ;

- nombres centrés sans décimales, pour les dates (années) ;

- nombres alignés à droite avec deux décimales, pour les prix,

- les symboles (étoiles et smileys), qui s’affichent grâce à la police de caractères spéciaux (Wingdings).

Si tous ces paramètres de formatage de cellules peuvent être gérés, précisément par les styles, il faut savoir qu’il n’est pas possible, par exemple, de stoker dans le même style deux polices différentes.

Il va donc falloir créer autant de styles qu’il existe de types de format de données. Opération quelque peu laborieuse mais qui nous permettra de bien décomposer et d’assimiler (je l’espère) la procédure de création des styles.

Notre premier modèle de mise en forme s’applique donc uniquement sur le groupe A3:E3.

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Ce groupe de cellules ne comporte que des données de même nature ; c’est le format « standard ».

Définissons les options de mis en forme de notre modèle par l’intermédiaire dela boîte de dialogue « Formatage des cellules » :

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Commençons par le fond jaune pâle :

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Puis les bordures.

D’abord l’épaisseur (0,05 pt) et la couleur (Rouge 3) :

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Indiquez ensuite les positions des bordures en cliquant jusqu’à ce que vous obteniez le résultat suivant (supérieures et inférieures) :

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Une fois que vous avez bien vérifié que ces paramètres fond et bordures sont correctement définis, cliquez sur « Ok » de la boite de dialogue « Formatage de cellules » ; ce qui vous permet de reprendre la main sur votre feuille de calcul.

Attention : dans ce contexte précis, il est nécessaire de toujours vérifier que votre modèle mis en forme (la plage de cellules) est toujours sélectionné ; par conséquent il faut prendre garde à ne pas cliquer sur une autre zone de la feuille, ce qui aurait pour conséquence de perdre la sélection active.

Cliquez, par contre, directement sur ce bouton Nouveau style à partir de la sélection de la palette « Styles et formatage » :

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Sur la boîte de dialogue il faut indiquer le nom donné à ce nouveau style.

Tapez « fond_jaune_standard » et cliquez sur « Ok » :

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Vous devriez voir apparaître votre nouveau style personnalisé dans la palette :

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Puisque nous en sommes à la création des styles, passons directement au suivant.

Tout en conservant votre sélection active, cliquez sur l’outil pinceau.

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Puis cliquez ensuite sur la cellule F3 afin d’appliquer la mise en forme (couleur et bordure) de votre modèle (celules source) sur la cellule cible :

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Normalement, après ce clic, seule la cellule « F3 » devrait être désormais sélectionnée. De plus, cette cellule devrait se présenter avec la mise en forme du modèle ; si tel n’est pas le cas, recommencez l’opération de la mise en forme à l’aide de l’outil pinceau.

Notre cellule « F3 » est donc mise en forme de la même façon que que les cellules placées à sa gauche, avec le fond jaune et les bordures supérieure et inférieure rouge. Mais en appliquant ce modèle, nous avons également modifié l’alignement, lequel est désormais paramétré « Gauche ». Ce n’est pas conforme à l’alignement prévu pour les dates, qui doivent être, selon le document original, être alignées « Centrées ».

Il faut donc corriger ce paramètre. Un clic sur le bouton de la barre d’outil suffira :

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Au besoin, tout en conservant la sélection de cette cellule, passez par le menu « Format / Cellules... » pour vérifier qu’il s’agit bien du format « Nombre » avec zéro décimale :

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Après avoir cliqué sur « Ok », vérifiez que la cellule « F3 » est toujours sélectionnée et retournez sur la palette « Styles et formatage » afin de Créer un « Nouveau style à partir de la sélection ».

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Comme tout à l’heure, sur la boîte de dialogue « Créer un style » nommez ce style « fond_jaune_date » et validez (je ne vous ai pas mis les images de cette étape, afin de ne pas alourdir l’explication).

Une fois ce deuxième style créé, vérifiez que « F3 » est toujours sélectionné et reprenez l’outil pinceau afin d’appliquer la mise en forme « source » sur la cellule « cible » « G3 » (qui comporte la valeur « 42,00 ») :

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Là encore il va falloir reprendre les paramètres de mise en forme, car nos prix doivent être alignés à droite, avec deux décimales et non comme notre modèle « source » (dates).

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Vérifiez que « G3 » est toujours sélectionnée et retournez sur le menu « Format / Cellules... ».

Changez d’abord l’alignement :

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Puis les décimales :

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Validez les options de mise en forme.

De retour sur votre feuille de calcul, vérifiez que la cellule « G3 » est toujours sélectionnée puis créez un nouveau style ...

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… que vous baptiserez « fond_jaune_prix » :

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Validez la boîte de dialogue « Créer un style ».

Et on termine avec la dernière cellule : à partir de votre modèle, désormais en « G3 », prenez l’outil pinceau et appliquez la mise en forme à la cellule voisine en « H3 » :

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Après ce clic, votre cellule « cible » adopte les options de mise en forme du précédent modèle (cellule « source »). Il est donc normal qu’apparaissent ces pied de mouche à la place des étoiles, puisque ces dernières sont générées par une police spéciale, « Wingdings », alors que notre modèle est paramétré avec la police standard (Arial) :

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Il nous faut donc retourner dans les options de mise en forme avant de créer le style.

D’abord le format : catégorie « Tout », format « Standard » .

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Puis, le plus important : afin de retrouver nos étoiles et smileys, il faut rétablir la police spéciale « Wi...gmbl...machin », ainsi que le corps (14) :

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Dernier paramètre de ce style : l’option d’alignement ; les vignettes sont « à Gauche ».

Tiens, il y a ici un paramètre d’origine que j’avais oublié lorsque j’ai réalisé ces captures d’écran. Je m’en suis rendu compte à la fin de l’exercice (d’où l’étape ultime qui s’achève sur une petite correction de mise en forme, par modification d’un style).

Si vous arrivez à voir quelle est cette « option manquante » pour la colonne « vignettes », n’hésitez pas à l’ajouter dès maintenant (pour vous aider, sachez que ce la concerne l’onglet « Alignement »). Dans ce cas : bravo pour votre sens de l’observation ! Vous n’aurez pas à faire la toute dernière étape de l’exercice (en cas contraire, laissez vous guider, ce sera l’occasion de découvrir qu’il est possible de modifier les styles).

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Validez les options de mis en forme en cliquant sur « Ok », puis créez immédiatement votre nouveau style en tant que « fond_jaune_vignettes » :

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Fin de la création des styles.

Créer un fond « une ligne sur deux » : formatage conditionnel

Maintenant que nous avons créé nos styles, il est temps de mettre en application la seconde étape de mise en forme « fond jaune une ligne sur deux », à l’aide la fonctionnalité de formatage conditionnel (l’équivalent, sur Excel, s’intitule Mise en forme conditionnelle).

Comme je l’ai déjà indiqué, il va falloir décomposer cette étape en autant de fois qu’il existe de types de formatage différents (donc de styles) sur une ligne du tableau.

Commençons par les cellules de type « cellules standard » cliquez en « A2 » puis, tout en maintenant le bouton de la souris enfoncé déplacez votre main vers le bas en veillant à ne pas dépasser la colonne « E » :

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Gardez la souris enfoncée et descendez doucement jusqu’à la dernière ligne du tableau ; normalement, ce devrait être « E62 » :

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Lâchez le bouton de la souris et tout en prenant garde de ne pas cliquer sur votre feuille de calcul (ce qui aurait pour effet de perdre la sélection), passez directement par le menu « Format / Formatage conditionnel... »

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Un assistant se présente alors à l’écran.

Cliquez d’abord sur la petite flèche placée à droite de « Valeur est » afin de remplacer cette option par « Formule est ». Vous remarquerez qu’après cette modification le champ dans le quel figurait l’option « égale à » disparaît.

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La condition de départ pour mettre en application le formatage conditionnel ne consiste donc pas à vérifier la valeur des cellules, mais à indiquer une formule.

Il nous faut indiquer de quelle formule il s’agit.

Pour cela, cliquez dans le champ de l’assistant, placé à droite de « Formule est » et tapez exactement - sans aucun espace - le code suivant :

=MOD(LIGNE();2)

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Ce code signifie, en substance : « appliquer la mise en forme, une ligne sur deux, sur les cellules sélectionnées ». Voilà, donc, les conditions de départ du formatage conditionnel.

Reste à compléter en indiquant de quelle façon nous souhaitons mettre en forme la plage de cellules sélectionnée :

Dans la zone « Style de cellule », cliquez sur la petite flèche placée à droite de « Standard » afin de récupérer le style correspondant à notre sélection : fond_jaune_standard

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Il s’agit bien du style que nous avons créé juste avant.

Après cela cliquez sur « OK » de l’assistant « Formatage conditionnel » ; ce qui devrait vous permettre de vérifier le résultat :

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Sélectionnez ensuite la colonne suivante (sans la première ligne), F2:F62 :

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Passez à nouveau par le menu « Format / Formatage conditionnel... »

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La condition de départ est rigoureusement la même que précédemment.

Il faut seulement changer l’option de mise en forme en sélectionnant, cette fois-ci, le style correspondant à notre sélection, fond_jaune_date :

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Cliquez sur « OK »...

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...vérifiez que la mise en forme s’est correctement effectuée :

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Et ainsi de suite pour les colonnes suivantes ; je résume :

- Sélection de la colonne des prix G2:G62 ;

- Sélection du menu « Format / Formatage conditionnel... »

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- Sélection du style correspondant à la sélection : fond_jaune_prix

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Et enfin, pour la colonne des vignettes (je résume au maximum) :

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Terminé.

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Sur la dernière étape de l’exercice, nous procéderons à quelques vérifications, modifications et ajustements avant de vous fournir une version finalisée, sans macro, du fichier de l’exercice.


 

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