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supports (mardi 30 octobre 2012)

Mise en page (Word)

Avis aux utilisateurs d’OpenOffice : un support « Style de page (Writer) », est disponible ici même. Sur ce point, la suite bureautique libre se caractérise, vis à vis de son concurrent propriétaire, par quelques différences importantes.

Question récurrente :

« Comment modifier les marges d’un document Word ? »

Cliquez sur le « Menu Fichier ».

Si Word ne présente qu’une partie du menu, tel que dans l’image ci-dessous (remarquez le bouton bleu avec les chevrons en dessous de "Imprimer"), je vous conseille de temporiser un petit moment...

… pour que le menu se développe entièrement. Vous pourrez alors accéder à toutes les options disponibles.

Je dois signaler que cette étrange fonctionnalité de « présentation partielle des menus » s’applique à tous les menus de la suite Microsoft Office depuis la version de 2001 (jusqu’en 2007) ; ce qui explique son absence sur les antiques versions de Word qui équipent la salle 301 (il s’agit d’Office 97) .

Je considère, pour l’avoir repéré à de multiples occasions, que cet affichage escamoté des menu est une grosse erreur de conception et d’ergonomie.

Au lieu d’aider l’utilisateur à retrouver ses repères, on l’embrouille : beaucoup d’entre vous considèrent, à cause de cela, que certaines fonctionnalités de Word (ou d’Excel) abordées lors de nos ateliers ne sont pas disponibles sur leur ordinateur. La plupart du temps, ces fonctionnalités ne sont, en réalité, que ponctuellement masquées.

Bref, vous cliquez ensuite sur Mise en page…

Ce qui fait apparaître la boîte de dialogue suivante :

C’est extrêmement simple :

- Par défaut, les marges sont définies de façon égale sur tous les côtés à 2,5 cm. Ce qui fait, pour un document A4, une justification égale à 16 cm : 21 cm auxquels on retranche 2 x 2,5 cm (voir image ci-dessous).

- Vous pouvez évidemment modifier ces marges individuellement : attention toutefois à laisser des espaces suffisants pour l’impression (évitez des marges inférieures à 1 cm). De plus, si vous augmentez les marges, il est préférable d’augmenter également la taille du texte (surtout s’il s’agit de texte au kilomètre) ; l’œil s’adaptera mieux à de grandes justifications s’il doit fournir moins d’effort pour balayer le caractère.

- Remarquez que c’est ici que vous pouvez indiquer si votre document (en globalité ou en partie) doit s’afficher en « portrait » ou en « paysage ».

En cliquant sur l’onglet « Papier » vous pouvez modifier votre format.

Pour cela, cliquez sur la flèche située à droite de A4, ce qui permet de développer une liste de formats prédéfinis, ou modifiez manuellement les dimensions indiquées par défaut (21*29,7).

Par exemple, ceci est nécessaire si vous souhaitez imprimer des enveloppes ou un document en A3 (29,7 * 42) ; attention, toutefois, de bien vérifier que votre imprimante accepte ces formats.

En tête et pied de page

A l’intérieur des marges, il existe des zones situées dans la partie supérieure et la partie inférieure du document, dénommée respectivement « En tête » et « Pied de page ».

Il est possible d’y insérer du texte, mais cela ne fait pas partie, en quelques sortes, du "corps du document".

Prenons cet extrait d’un texte de Voltaire comme exemple pour découvrir comment vous pouvez utiliser ces parties du document placées dans les marges verticales.

On sélectionne les deux premiers paragraphes (le titre et l’auteur) afin de les couper (par un clic droit).

Ce qui les fait disparaître du document. C’est normal, puisque nous les avons placé dans le presse-papier (voir support « Copier-couper/Coller »).

Puis on clique sur le « Menu Affichage / En-tête et pied de page »

Le programme affiche alors des blocs rectangulaires placés, comme prévu, dans les marges supérieure et inférieure du document.

Deux observations :

- Le texte est grisé ; ce qui signifie que le "corps du document", d’une part, et l’en-tête et le pied de page, d’autre part, sont des zones étanches les unes par rapport aux autres.

Lorsque vous insérez un contenu dans le "corps du document", vous ne pouvez pas intervenir, en même temps, sur les "en-tête" et "pied de page" ; et inversement.

- Une palette flottante (que vous pouvez déplacer par la barre de titre) est apparue au premier plan.

Utilisons le zoom pour augmenter notre champ de vision.

Là on distingue bien les zones réservées à l’en-tête et au pied de page. Remarquez qu’elles sont disponibles sur toutes les pages du document.

Revenons à 100% d’affichage, plaçons le point d’insertion dans l’en-tête - quelle que soit la page – et par un clic droit : « Coller ».

Les deux paragraphes que nous avions préalablement coupés du texte original, sont normalement apparus à l’endroit où nous les avons collés.

On sélectionne le second paragraphe (l’auteur) pour le glisser-déposer avant la fin du premier paragraphe.

Remarquez qu’il s’agit d’une alternative simple au « couper-coller ». Il ne faut pas hésiter à l’employer lorsque vous manipulez de petites portions de texte à déplacer sur des zones de texte proches l’une de l’autre.

Le but du jeu consiste à aligner le nom de l’auteur dans la partie droite de l’en-tête. Pour cela, nous allons utiliser les tabulations.

Si vous ne savez plus trop comment utiliser les tabulations, je vous recommande vivement de consulter le support consacré à ce sujet !

Il faut donc, d’abord, cliquer sur le bouton d’alignement jusqu’à ce que la position « Droite » soit disponible.

Ensuite on clique dans la règle pour placer le taquet. Peut importe l’endroit où se trouve ce taquet.

Puis on pointe très précisément sur ce taquet et, en maintenant le bouton (gauche) de la souris enfoncé, on glisse jusqu’à la position « 16cm ».

N’essayez pas de placer directement le taquet à 16 cm ; c’est quasiment impossible. Cette position, correspondant à la délimitation droite du format utile, est marquée par un curseur de retrait qui empêche tout placement direct des taquets. Il s’agit d’un autre défaut d’ergonomie du programme Word.

N’oubliez pas qu’il est indispensable d’afficher les caractères invisibles lorsque vous traitez des tabulations !

Appuyez maintenant sur la touche « Tab » du clavier. Voilà l’affaire est jouée.

Cliquez sur le bouton « Basculer en-tête/pied de page » de la palette flottante.

Le point d’insertion se place immédiatement dans la zone « Pied de page ».

Dans cette partie, nous allons placer un folio (numéro de page). Il suffit de cliquer sur le premier bouton de la palette (avec le signe « # »).

Le numéro est inséré. Mais attention ; ce n’est pas comme si vous aviez tapé le chiffre vous-même. Il s’agit d’un champ ; autrement dit d’une numérotation automatique qui s’actualise au fur et à mesure des modifications apportées (augmentation ou diminution du nombre page, déplacement du texte, etc.)

Tant qu’à faire, autant centrer ce folio…

En zoomant, on se rend compte que les numéros s’affichent comme prévu de façon répétitive sur toutes les pages (en s’incrémentant) ; il en est de même du titre.

Nous reviendrons d’ici quelques temps sur le thème de l’en-tête et le pied de page, notamment pour modifier les positions de ces zones dans les marges

En attendant, c’est tout pour aujourd’hui. Il suffit de cliquer sur « Fermer » pour revenir sur le texte de notre document.


 

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