Tout sur les tabulations

Ce support, mis en situation sous Word, est également applicable pour une utilisation avec LibreOffice Writer

Pour utiliser les tabulations sur un traitement de texte, il est possible de faire appel à de multiples méthodes.

Celle que je propose n’est pas forcément la meilleure ni la plus rapide, mais elle permet de décomposer les étapes ; ce qui offre l’intérêt d’un meilleur contrôle des manipulations et, donc, de mieux intégrer la logique des tabulations d’un point de vue pratique.

Préparer et identifier l’environnement de travail

Avant toute choses vous devez adapter l’interface de Word pour avoir la meilleure visibilité possible :

1) Affichez les caractères invisibles ; ils sont indispensables. Je ne sais pas trop comment font les autres, mais sans caractères invisibles, je serais bien incapable de traiter et, surtout, de corriger rapidement des tabulations !

2) Pour les besoins de l’édition Web, les captures d’écran que vous voyez sur ce présent support ont été faites à partir de fenêtres Word en mode Affichage « Normal ». Le mode d’affichage, en supprimant l’aperçu des marges ainsi que le fond gris d’arrière-plan, permet d’économiser de précieux pixels par rapport au mode Affichage page (avec lequel nous travaillons en atelier). Même si cela n’est pas nécessaire pour traiter les tabulations, vous pouvez passer en mode Affichage Normal, ne serait-ce que pour avoir le même résultat entre ce que vous affiche votre traitement de texte et ce que je vous propose sur cette page.

Ensuite, il faut bien identifier les outils dont nous avons besoin pour travailler. Le plus dur avec les tabulations, c’est qu’il faut la plupart du temps oublier les contresens et les confusions qui se sont inscrites insidieusement dans les esprits…

3) Observons la fenêtre de Word et efforçons-nous de délimiter ce qui concerne réellement les tabulations :

De quoi s’agit-il ?

La règle horizontale et, à gauche de celle-ci, un bouton, que je nommerai, bouton d’alignement des tabulations.

Comme vous allez le découvrir ci-dessous, pour l’essentiel, l’interface de Word permettant de traiter les tabulations se limite à ces deux éléments.

Ne me parlez pas ici du curseur de retrait, ce machin en forme de sablier placé entre le bouton d’alignement des tabulation et la règle ! Cela n’a rien à voir avec les tabulations ! Vous trouverez, d’ailleurs, un support qui traite de la question. Alors, s’il vous plaît, oubliez donc ce curseur une bonne fois pour toutes…

Est-ce à dire qu’il ne faut utiliser que le bouton d’alignement et la règle pour obtenir des tabulations sur Word ?

Non, absolument pas. Regardez le clavier, en haut à gauche. Voyez-vous ces deux flèches qui se croisent ?

Pourquoi deux flèches, l’une vers la droite et l’autre vers la gauche ? Alors, là, figurez-vous que je n’ai aucune, mais, vraiment, aucune réponse à cette question… Par contre, je sais que cette touche est très pratique ; non seulement pour réaliser des tabulations sur un traitement de texte, mais également pour circuler dans les boîtes de dialogue des programmes. Voir, à ce sujet, la dernière page du support concernant le clavier

Vous avez repéré la touche Tabulation de votre clavier ; gardez-la bien en mémoire !

Donc, en résumé, pour réaliser des tabulations, vous avez besoin de :

– le bouton d’alignement des tabulations

– la règle horizontale

– la touche tabulation du clavier

Reste à savoir comment combiner ces trois éléments pour réaliser des tabulations. Allons-y.

Un exemple de tabulation : une liste de course

Pour illustrer l’explication je vais me baser sur l‘exercice « Épicerie Lamarque ».

La partie qui nous intéresse commence à « Description ». Dans ce paragraphe nous trouvons des titres génériques, dont la mise en forme et l’alignement sont différents des articles détaillés dans les lignes suivantes.

Grâce aux styles, Word permet assez facilement de différencier les titres du « corps de texte ». Il n’est pas indispensable de faire appel aux styles pour gérer les tabulations, mais il serait dommage de se priver de cette occasion de découvrir comment les styles peuvent nous aider facilement à structurer notre texte. Nous aurons l’occasion de revenir de façon détaillée sur la gestion des styles, contentons-nous, pour l’instant, d’appliquer à ce premier paragraphe un « style de Titre1 ». Pour cela il faut cliquer sur la palette des Styles et sélectionner « Titre1 ».

En tapant le texte, on peut constater immédiatement que la mise en forme du paragraphe a été modifiée ; il s’agit donc, du style « Titre1 », ce qui, sur notre PC correspond à : Police Arial, gras, corps 12. Si vous avez correctement affiché les caractères invisibles, vous voyez ce carré qui apparaît à gauche du paragraphe. Il s’agit d’un marqueur invisible à l’impression qui indique que nous avons affaire à un « niveau de titre ».

Jusqu’à présent, nous n’avons encore rien fait concernant les tabulations ; ça y est, il est temps de s’y mettre. Pour cela, suivons immédiatement, en trois étapes, la procédure que je vous conseille d’appliquer. Vous trouverez les explications détaillées dans un second temps.

1) Etape 1 : Saisir un caractère de tabulation au clavier.

Tapez donc une fois sur la touche Tab du clavier
Regardez bien, vous voyez apparaître une flèche placée entre le « n » et le pied de mouche (symbole de paragraphe). Il s’agit d’un caractère invisible. Ce dernier s’affiche donc à chaque fois que vous appuyez sur la touche « Tab » du clavier.

2) Etape 2 : définir une option d’alignement de la tabulation
Pointez le bouton d’alignement des tabulations. Cliquez une fois. Bougez la souris afin de voir correctement le symbole d’alignement. Vous devriez constater qu’il change d’aspect après chaque clic. En pointant le bouton, une info bulle jaune confirme l’option d’alignement choisie. Procédez ainsi jusqu’à ce qu’apparaisse le symbole de tabulation centrée (une sorte de « T » inversé).

3) Etape 3 : placer un taquet de tabulation dans la règle
Pointez, sur la règle, le point placé à 5.25 cm (juste après le chiffre 5). Stabilisez votre main (très important) et cliquez. Vous devez voir apparaître un taquet juste à l’endroit que vous avez cliqué. Si vous maintenez le bouton enfoncé, une ligne verticale apparaît.

Quand vous lâchez le bouton de la souris, vous constatez que le point d’insertion s’est déplacé à l’aplomb du taquet.

Voilà, vous pouvez taper votre texte, la procédure pour placer les tabulations est finie. Je récapitule :

1) Saisir au clavier un caractère de tabulation (touche TAB)

2) Définir une option d’alignement (clics successifs sur le bouton jusqu’à l’alignement souhaité)

3) Placer un taquet de tabulation en cliquant dans la règle

Alors, continuons notre exemple et profitons-en pour apporter quelques explications complémentaires.

Tapez « Quantité ». Ensuite, si vous cliquez sur le taquet (placé, donc à 5,25 cm), vous constatez que votre texte est centré ; c’est-à-dire qu’il y a le même volume visuel de texte de part et d’autre de la ligne pointillée. Bah oui, c’est normal, puisque vous avez placé une tabulation centrée.

On continue. Vérifiez que le point d’insertion se trouve bien derrière le « é » de « Quantité » et appuyez encore sur la touche TAB du clavier. Vous venez de taper un deuxième caractère de tabulation (flèche). Attention, il ne faut pas appuyer lourdement sur la touche TAB. Vous savez certainement que, par défaut, votre clavier active la répétition de caractères (la pression d’une touche affiche plusieurs fois le même caractère). Donc, si vous n’y prenez pas garde, vous risqueriez de saisir plusieurs caractères de tabulation au lieu d’un seul ; ce qui fausserait alors complètement la procédure (j’y reviens plus tard). Voilà, notamment, pourquoi il est indispensable d’afficher les caractères invisibles lorsque vous traitez des tabulations.

Pointez le bouton d’alignement et cliquez jusqu’à ce que, cette fois-ci, la position « Tabulation droite » soit activée.

Profitons-en pour regarder en détail le mode de fonctionnement de ce bouton d’alignement de tabulation.

Le bouton agit comme un interrupteur. Au lieu d’activer deux positions (éteint/allumé) il permet de sélectionner plusieurs options. Parmi celles-ci, je considère qu’il existe seulement 4 positions réellement exploitables pour les tabulations :

1) Alignement à gauche

2) Alignement centrée

3) Alignement à droite

4) Alignement décimale (remarquez le petit point, qui la distingue de la tabulation centrée)

Vous avez donc compris qu’il est préférable de bouger la main (sans aucune pression) après chaque clic de façon à bien vérifier la forme du taquet, car le pointeur de la souris couvre le bouton et vous empêche de le voir correctement.

Donc, si l’alignement souhaité est déjà affiché, il inutile de cliquer sur le bouton ; vous pouvez
directement placer le taquet en cliquant dans la règle. Nous venons de voir en quoi consistait l’alignement centré. Je reviendrai plus loin sur les 3 autres options, notamment la décimale.

Une fois que cette logique d’usage est bien comprise le maniement des tabulations est généralement relativement simple à mettre en oeuvre.

Sauf que, malheureusement, l’interface de Word nous complique, de façon incompréhensible, la tâche.

Allez savoir pourquoi, depuis la version 2001 de Word, Microsoft a considéré qu’il fallait ajouter à ces 4 positions de tabulation traditionnelles, deux options qui, selon moi, n’ont rien à voir avec les tabulations :

– Retrait de première ligne

– Retrait négatif

Je reste extrêmement dubitatif quant à l’intérêt de ces deux options, d’autant que, tel je l’ai déjà indiqué à cet endroit, la confusion entre retrait et tabulation est une cause récurrente de blocage et d’incompréhension pour nombre d’utilisateurs de traitement de texte. Microsoft aurait voulu ajouter encore un peu plus de confusion à ce délicat problème d’interface qu’il ne s’y serait pas mieux pris !

Pour terminer ce chapitre critique, signalons que Microsoft a ajouté, à ce bouton d’alignement, une septième option, dont le sens me semble quelque peu mystérieux. Il s’agit de la « Barre »qui affiche automatiquement un petite barre verticale à l’aplomb du marqueur de la règle, à l’exclusion de tout autre caractère. L’usage de cette option est totalement désynchronisé de la touche TAB du clavier, contrairement aux 4 autres positions. A quoi cela peut-il bien servir ? Alors là, sais pas…

Notre sujet concernant les tabulations, par souci de clarté, je vous conseille donc de limiter l’usage du bouton d’alignement aux « 4 positions standard » : gauche, droite, centrée et décimale.

Revenons à notre exemple. Nous avons donc choisi, pour la deuxième tabulation, la position droite.

Cliquez dans la règle pour placer un taquet à 9,5 cm.

On est donc bien d’accord : pour chaque caractère de tabulation, lequel s’affiche par la pression de la touche TAB du clavier, doit correspondre un taquet, lequel s’affiche en cliquant dans la règle.

Autrement dit, partons du principe qu’il est préférable qu’il y ait parfaite correspondance entre le nombre de taquets dans la règle et le nombre de caractères TAB (flèche).

Tapez « Prix unitaire ». Vous constatez que le texte est aligné à droite par rapport au taquet placé dans la règle (ci-dessous)

Tapez encore sur la touche TAB.

Choisissez, maintenant la position »Aligné à gauche ».

Cliquez sur la règle à 12 cm

Tapez : « Total ». Ce texte est aligné à gauche par rapport au taquet.

Nous avons fini de saisir la première ligne. Rappelons qu’il s’agissait des titres et de ce fait, nous avions utilisé pour ce premier paragraphe le « Style Titre1 ».

Appuyez sur la touche « Entrée » du clavier.

Vous venez de créer un deuxième paragraphe. Regardez bien (ci-dessous) : un deuxième pied de mouche apparaît donc à l’écran. Mais ce n’est pas tout. Sur ce deuxième paragraphe, vous avez perdu vos taquets, car, en créant ce paragraphe, vous être passé en « style Normal », le style par défaut du corps de texte.

Word prévoit, en effet, que par défaut (sauf si vous le modifiez dans les styles), un paragraphe de « style Normal » succède au paragraphe style « Titre1 ». Ce qui signifie que le paragraphe normal n’hérite pas des propriétés du paragraphe « Titre1 », notamment en ce qui concerne les tabulations. Il va donc falloir redéfinir les tabulations pour ce deuxième paragraphe. Rassurez-vous, sans entrer dans le détail des styles (nous y reviendrons d’ici quelques semaines), vous n’aurez pas à redéfinir ainsi votre troisième paragraphe (et les suivants), car dans ce cas-là, il s’agira encore d’un paragraphe Normal, lequel conservera donc tous les taquets du précédent.

Avant de traiter les tabulations, profitons en pour changer les options de mise en forme du texte. Comme nous allons taper des chiffres, il est préférable de prendre un caractère « bâton » ; c’est beaucoup plus lisible :

Tapez « café », sélectionnez le paragraphe et passez votre texte en Arial.

On recommence la procédure pour placer les tabulations sur ce deuxième paragraphe. Placez votre point d’insertion derrière le « é » de « Café » et appuyez sur la touche TAB.

Puisqu’il s’agit d’indiquer des nombres, pour le premier taquet de ce paragraphe, choisissez « Position droite ».

Cliquez dans la règle pour placer ce taquet à 5,25 cm.

Tapez « 6 » (pour quantité), puis « TAB » et modifiez la position d’alignement du taquet suivant : cliquez jusqu’à ce qu’apparaisse l’option « Décimale ».

Cliquez dans la règle pour placer ce taquet à 8cm.

Tapez 2,30€. Vous constatez (ci-dessous) que l’alignement du taquet se fait sur le caractère séparateur des décimales (point ou virgule). Attention donc à veiller à ce que les valeurs venant s’aligner sur ce type de tabulation comportent des décimales. Toutes les valeurs doivent comporter le même nombre de décimales. Par exemple, tapez 32,00€ plutôt que 32€ ou 32,0€.

Pour terminer, placez un troisième taquet décimal à 12 cm (après avoir tapé une tabulation).

Saisissez « 13,80€ », puis appuyez sur la touche « Entrée » du clavier pour passer « à la ligne suivante ». Plus exactement, vous savez maintenant que, quand vous appuyez sur la touche « Entrée » du clavier, vous créez un paragraphe.

Or, que constatez-vous ? (Ci-dessous)

Contrairement au passage entre les titres (premier paragraphe) et le deuxième paragraphe, la création du troisième paragraphe ne modifie pas le style. Nous sommes toujours en « style Normal » ; par conséquent, comme je l’indiquais plus haut, vous conservez vos taquets. Et là vous allez goûter à l’efficacité des tabulations !

Donc à vous de jouer, il n’y a plus qu’à insérer les caractères de tabulations, taper les valeurs, passer à la ligne et vous devriez arriver rapidement à ce résultat.

Corriger les tabulations

Comment s’y prendre si l’on veut modifier une tabulation ?

Tout d’abord, tout dépend du type de correction. S’il s’agit d’un positionnement, il suffit de glisser le taquet dans la règle ; mais avant, vous devez impérativement prendre quelques précautions :

– Placer votre point d’insertion sur le paragraphe sur lequel doit s’effectuer la correction. Vous risqueriez d’appliquer la correction sur un mauvais paragraphe (erreur extrêmement fréquente).

– En effectuant ce glissement, faites attention à ne pas perdre votre taquet, ou à ne pas en ajouter de nouveaux. Dans un cas comme dans l’autre, ces erreurs de manipulations (souvent involontaires) provoquent des modifications qui sont très spectaculaires (décalage horizontal, passage à la ligne, etc.). N’oubliez pas, en effet, que vos tabulations sont définies par des paires "taquets–tabulations". Petit rappel : les taquets sont placés dans la règle par simple clic ; quant aux caractères tabulation, symbolisés par une flèche, ils apparaissent en appuyant sur la touche TAB du clavier. Nous avons vu que, dans le cas général, il est préférable d’avoir le même nombre de taquets que de caractère TAB. Si vous perturbez cet équilibre (en ajoutant ou en supprimant les uns ou les autres de façon asymétrique) vous risquez de tout mettre par terre.

Pour illustrer notre explication, regardons ces quelques captures d’écran, ci-dessous :

La tabulation du dernier titre doit être modifiée. En premier lieu, j’ai donc placé le point d’insertion sur ce premier paragraphe (on peut le vérifier, ne serait-ce que par la mention du style « Titre1 »). Puis j’ai pointé le dernier taquet pour le faire glisser.

Je maintien le bouton de la souris sur le taquet et, si je n’y prend pas garde, au lieu de le faire glisser je risque tout bonnement de le faire disparaitre ; car, en glissant le taquet en dehors de la règle (par exemple dans la zone blanche du document) je le retire de la règle ; ce qui revient dès que je lâche le bouton de la souris, à le supprimer.

Sur cette capture, le taquet n’est pas encore « jeté » car le bouton de la souris est maintenu enfoncé

Le taquet a disparu, car je l’ai glissé et déposé en dehors de la règle, du coup, mon texte s’est déplacé complètement vers la gauche.

Profitons-en pour voir en détail à quel endroit s’est placé le texte. Regardez bien sous la règle, dans la barre bleue, ne voyez vous pas des petits points gris ?

Vous constatez, d’une part, que notre texte « Total » s’est mis à l’aplomb du point situé à 10cm et que, d’autre part, d’autres points suivent : 11,25cm, 12,50cm, etc.

Ces points correspondent aux « tabulations par défaut » de Word : un espace régulier de 1,25 cm est défini entre chaque point. En supprimant le taquet que nous avions placé (gauche à 11,5 cm, le texte s’est aligné automatiquement sur la première tabulation disponible : 10cm.

Vous constatez, également, que ces petits points se figurent pas sur la zone que nous avons paramétrée (jusqu’à 9,25 cm) ; ce qui revient à dire que tant que vous ne placez pas vos taquets, toute tabulation sera alignée sur les repères par défaut (tous les 1,25cm).

En fait, vous pouvez très bien utiliser les tabulations par défaut de Word en tapant plusieurs fois sur la touche TAB, sans placer aucun taquet, mais avouez quand même que cela manque de souplesse.

Revenons à notre exemple, car il va falloir le corriger : il faut juste placer un taquet, aligné à droite à 12,75cm ;

pour cela il faut :

– vérifier que le point d’insertion est toujours sur le premier paragraphe

– modifier l’alignement pour « Tabulation droite »

– cliquer dans la règle à 12,75cm

On place le taquet ; le bouton de la souris n’est pas encore lâché

On lâche le bouton de la souris : ça y est, c’est en place

Nous avons vu ce qui se passe quand on supprime un taquet (sans supprimer la TAB correspondante) : le texte va chercher la première tabulation disponible ; que ce soit une marqueur par défaut de Word (les petits points) ou que ce soit un taquet personnalisé. Dans tous les cas, le résultat est presque toujours assez spectaculaire, avec très peu de moyen on peut complètement mettre le document sens dessus dessous.

Que se passe-t-il si, au contraire, on ajoute une TAB (touche du clavier) ?

Regardons l’exemple ci-dessous. Sur la dernière ligne, au lieu des trois caractères tabulation nous en avons quatre. Le texte est aligné sur une tabulation qui ne correspond plus à l’alignement des lignes du dessus :

Si, au contraire, on supprime un caractère de tabulation de sorte qu’il y en ait deux au lieu de trois, le texte ne sera décalé vers la gauche et le dernier taquet du paragraphe ne servira à rien puisqu’il est en troisième position alors qu’il n’y a que deux caractères TAB :

Pour corriger cette situation, il suffit de cliquer n’importe où devant « 52,54€ » et d’appuyer une fois sur la touche TAB.

Vous comprenez donc pourquoi je ai dit que je suis incapable de travailler les tabulations si je n’affiche pas les caractères invisibles !

Les points de suite

Dernière chapitre, et nous en auront fini avec ces tabulations !

Je souhaite insérer es points de suite entre le texte de description de chaque article et la colonne « Quantité ». Pour cela je vais déjà sélectionner le paragraphe du premier article.

Ce sera l’occasion de découvrir le Menu Tabulation. Pour cela cliquez sur « Format /Tabulations… ».

Vous découvrez alors la boîte de dialogue « Tabulations »

Sur OpenOffice, le réglage des Tabulations se trouve sur l’un des onglets de la boîte de dialogue « Paragraphe ». Tout le reste est identique à Word.

Voici une autre méthode pour créer des tabulations. Notez, que la procédure dans ce cas, consiste à :

– 1 Taper une valeur dans le champ « Position » (ce qui n’est pas très intuitif)

– 2 Choisir un alignement en cliquant sur l’une des options (notez que les retraits ont disparus…)

– 3 Cliquer sur le bouton « Définir », ce qui mémorise la position du nouveau taquet dans le paragraphe et l’affiche dans le champ prévu à cet effet (zone légendée en 4 ci-dessus).

Vous pouvez ainsi définir autant de tabulation que nécessaire sur votre paragraphe.

Notez, ce qui est plus intéressant, que vous pouvez modifier, la valeur des taquets par défaut.

Pour ajouter des points de suite, il suffit de sélectionner la tabulation dans la liste puis de cliquer sur l’option

(soit points, soit tirets, soit ligne).

Voilà, vous en savez assez pour terminer l’exemple selon le modèle ci-dessous (regardez bien la dernière ligne) et vous attaquer à l’exercice Molox…