Lilapuce
 

exercices (mardi 23 mars 2010)

Pilote de données (Calc)

Cet exercice, mis en situation sur OpenOffice Calc, est également décliné en version Microsoft Office Excel.

La fonctionnalité du tableur dont il est question ici s’intitule, selon la dénomination de la suite OpenOffice, « Pilote de données », alors que l’équivalent, sur Excel, porte le nom de « Tableau croisé dynamique ».

Récupérez le document de travail, disponible ci-dessous, en document joint. Vous y trouverez également autre fichier – « Document finalisé, version Calc » – mais, comme son nom l’indique, ce n’est pas sur ce dernier qu’il faut faire l’exo.

Votre document de travail devrait ressembler à ceci :

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Bien que ce ne soit pas indispensable, nous allons commencer par effectuer un tri des données par date :

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Venons-en à notre sujet du jour.

Passez par le menu « Données / Pilote de données... » :

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C’est bien la sélection active (faisant suite au tri qui vient d’être effectué) qui doit être prise en compte, dans le cas présent.

Sachez, à titre d’information, que si, dans un autre contexte, vous vous rendez compte que la sélection active est incomplète (par exemple, parce que votre tableau comporte des lignes vides) je vous conseille d’interrompre la procédure afin de redéfinir la plage de cellules dès cette première étape de l’assistant (clic sur « Annuler »).

D’autre part, cette boîte de dialogue nous indique qu’il est même possible d’activer le pilote de données, non pas à partir du document actif mais en sélectionnant, sur l’ordinateur, une autre source de données (feuille de calcul ou base de données). Bon à savoir, mais cela ne sera d’aucune utilité pour notre exo.

Cliquez donc sur « Ok ».

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Après quoi, une nouvelle étape de l’assistant s’affiche avec l’interface caractéristique du pilote de données (nous retrouvons exactement la même présentation sur Excel).

La structure se présente, d’une part, avec quatre zones :

- PAGE

- COLONNE

- LIGNE

- DONNÉES

Vous retrouverez toujours cette organisation dans l’assistant de pilote de données, quel que soit le document à traiter.

Par contre, dans la partie droite de l’assistant, figurent les « champs » de notre tableau (ce qui est inscrit en première ligne), sous la forme d’une liste de boutons.

La fonctionnalité dite de « pilote de données » consiste à récupérer les informations stockées dans une feuille de calcul afin de reconstruire « à la volée » d’autres tableaux. C’est un outil qui permet tout à la fois de créer des « synthèses » et d’isoler certaines informations, afin d’en avoir une vue plus détaillée.

L’usage de pilote de données est donc tout à fait adapté pour retraiter de longues listes de données saisies « en vrac », comportant, par exemple des dates, des chiffres ainsi que des informations qui apparaissent de façon répétitive (séries ou catégories).

Il est préférable que votre tableau ne comporte ni lignes vides, ni sous-totaux. Vous avez donc intérêt à désactiver les éventuels sous-totaux avant d’utiliser le pilote de données ; d’autant que ce dernier permet d’en recréer.

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Voyons à présent comment utiliser cet assistant.

Pointez le bouton de champ « Dates », maintenez le bouton de la souris enfoncé ...

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… et, tout en gardant la pression, glissez-déposez le champ sur la zone « Ligne » :

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Une fois lâché, le bouton « Dates » reste en place. Vous venez de réorganiser votre tableau en sorte qu’on obtienne une présentation détaillée par date, en ordonnée (axe vertical) :

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Il faut à présent indiquer les « séries » qui doivent être déclinées en abscisse (axe horizontal).

Renouvelez la même manipulation avec le bouton « Postes »...

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… que vous glissez en zone « Colonnes » :

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Nous aurons donc chaque poste (de dépenses) détaillé par dates.

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Puisqu’il s’agit de dépenses, le but du jeu, vous vous en doutez certainement, consiste à afficher les montants. Or en l’état, rien ne permet d’obtenir ce résultat.

Pour cela, il est nécessaire de saisir le champ « Montants » ...

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… afin de le glisser-déposer dans la zone « Données » :

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À l’origine les champs « Dates », « Postes » et « Montants » figuraient tous côte à côte, sur la première ligne du tableau.

Nous avons réorganisé le positionnement des données du tableau afin d’obtenir de nouvelles présentations à la fois plus synthétiques et plus détaillées. Voilà, en gros, en quoi consiste le « pilote de données ».

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Donc si nous récapitulons, le pilote de données permet actuellement d’indiquer le montant des dépenses poste par poste (axe horizontal) avec, à chaque fois la date correspondante (axe vertical),

Ce n’est pas fini.

Nous avons également la possibilité de filtrer le pilote afin d’obtenir les dépenses effectuées par chacune des personnes.

Pour cela, nous prendrons le champ « Acheteur - euse » ...

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… afin de le glisser-déposer dans la zone « Page » :

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Nous en resterons là.

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Cliquez sur le bouton « Options » :

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Je préfère placer le pilote des données sur une feuille de calcul distincte de celle dans laquelle se trouve le tableau d’origine.

Pour cela, je clique sur ce sélecteur, afin de cliquer sur l’option « nouvelle feuille » :

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Après m’être assuré que cette option était bien sélectionnée...

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… je clique sur « OK » :

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Voilà le résultat, vue générale :

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La même chose, mais à partir d’une vue en détail du tableau (ci-dessous).

Ce qui nous permet d’observer, par le détail, l’organisation de ce nouveau tableau, après activation du pilote de données :

- les différents postes de dépenses, en axe horizontal (colonnes, à partir de « B »)

- les dates, en axe vertical (lignes, à partir de « 6 »)

- les montants, en résultat (données, à partir de « B6 »)

- un résultat disponible pour chacun- e des acheteurs - euses (pages, en « B2 »)

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Voici, en rappel et, afin que vous puissiez comparer, le tableau d’origine (avant activation du pilote de données) :

Sur les bords extérieurs du tableau (depuis « L42 »), le pilote de données a inséré automatiquement des totaux :

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Si vous n’avez aucune expérience du pilote de données, je vous conseille de vous en tenir, dans un premier temps, qu’à la réalisation d’opérations simples, telles que celle que nous venons d’effectuer (passer en ligne une liste de données qui était présentée en colonne). C’est, à mon avis, la meilleure méthode pour intégrer la logique de cet outil et obtenir, dans un second temps, des résultats à partir de formulations plus complexes.

Quoi qu’il en soit n’oubliez pas que c’est à vous de contrôler le pilote et non l’inverse. Si vous ne savez pas ce que vous cherchez, vous risquez de vous perdre dans un océan d’incertitude. Pour finir sur la question, ne fantasmez pas trop sur le pilote des données (et alias « tableau croisés dynamiques », version Excel) : ce n’est ni un objet magique ni le Saint Graal de la bureautique.

Revenons, sans autre digression, à l’observation brute de la fenêtre, pour la fenêtre.

Il est tout à fait normal que le tableau présente (ci-dessous) cet aspect « clairsemé ».

N’oublions pas que les données qui figurent dans chacune des colonnes étaient, auparavant, stockées dans un seul champ générique « Poste ». Les dépenses effectuées pendant cette période ne sont pas suffisamment nombreuses pour qu’il soit nécessaire de les détailler jour par jour.

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Il est possible d’arranger la présentation afin d’obtenir une vue plus lisible, plus synthétique des informations.

L’idéal serait de regrouper les dépenses, non pas en fonction des jours d’achat, mais par mois ; un peu comme nous l’avions expérimenté avec les sous-totaux (voir support).

Passez par le menu « Données / Plan » :

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Puis cliquez sur la case à cocher « Mois » :

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C’est nettement mieux, non ?

Nous verrons un peu plus loin, que cette présentation plus synthétique ne nous empêche nullement d’éditer un état très détaillé de tel ou tel poste de dépense (comportant le jours de l’achat).

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Le tableau nous présente, pour l’instant, les achats effectués par les trois acheteurs - euses.

Voyons comment le pilote des données permet d’obtenir d’autres représentations. Cliquez sur le sélecteur de la zone « page » et sélectionnez l’une des personnes :

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Le tableau s’actualise immédiatement en affichant uniquement les dépenses d’Annie :

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Très important : modifiez à nouveau le champ « Acheteur - euse » afin de revenir à l’option « tout ».

Double-cliquez, par exemple sur cette cellule :

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Le pilote de données vous affiche alors immédiatement le détail des dépenses de ce poste en récupérant les informations depuis le tableau d’origine :

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Si ces informations vous semblent intéressantes au point qu’il soit utile de les conserver, rien ne vous empêche de les garder en l’état.

Il vous faudra alors certainement procéder à quelques ajustements de mise en forme...

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...

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… et, dans la mesure où ces informations détaillées sont apparues sur une troisième feuille de calcul, distincte du tableau d’origine et du pilote de données, vous aurez tout intérêt à renommer ce nouvel onglet.

Le pilote de données permet de générer une multitude de synthèses, chacune s’affichant à chaque fois sur une feuille différente. Pour plus de clarté, je vous recommande vivement de renommer ainsi systématiquement toutes vos feuilles de calcul.

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...

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Pour l’étape suivante, il est préférable de sélectionner le groupe de cellules « A5:K8 » (sans les totaux) ...

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… car nous allons exécuter la création d’un diagramme :

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Les manipulations que vous pouvez effectuer sur un diagramme inséré à partir du pilote de données ne sont pas vraiment différentes de celles disponibles dans le contexte courant.

Vous devriez désormais bien connaître le sujet (voir notamment, cet exo et celui-ci). Je m’en tiendrai donc aux strict nécessaire.

Voici, pour rappel, votre environnement de travail - vue générale - lorsque vous activez l’assistant diagramme :

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Le but du jeu : obtenir une représentation graphique des dépenses par poste, sur le premier trimestre.

Bien.

Pour commencer, gardez la catégorie « Colonne » (première position à gauche) et cliquez sur la case « 3D » :

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Cliquez ensuite sur « Profond »

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Vérifiez que votre rendu correspond à peu près à la vue présentée ci-dessous (considérez que tel est le cas, s’il ne présente que des différences de couleurs) ; après quoi, cliquez sur « Terminer » :

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Commencez par déplacer le diagramme :

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...

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Ajuster ensuite la largeur de l’objet ...

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… afin d’obtenir une meilleure visibilité :

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Voyons comment, à présent, utiliser le pilote de données pour actualiser le diagramme en fonction de « nouvelles requêtes ».

Dans la zone « Page », au lieu de « tout », sélectionnez à nouveau l’une des acheteuses :

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Le diagramme s’actualise de façon « dynamique » :

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Idem pour cette autre acheteuse :

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Si l’on souhaite obtenir des informations sur l’une des données, par exemple, le poste « Honoraires » d’Émilie, il suffit, comme tout à l’heure, de sélectionner sur le tableau du pilote la cellule en question...

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… puis de double cliquer :

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Une quatrième feuille de calcul nous fournit ensuite immédiatement le détail :

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Si l’on bascule, ensuite, sur le tableau d’origine...

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Afin d’apporter une modification :

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L’actualisation se reportera sur le pilote de données de la façon suivante : clic droit sur la cellule corrigée, puis option « Actualiser » :

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Voilà qui est fait : le pilote de données et son diagramme sont immédiatement corrigés.

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Remarquez que l’échelle de valeurs du diagramme (à gauche) a été automatiquement redéfinie en fonction de la valeur la plus haute des données présentées (de 3000 à 1400 €) :

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Modifiez encore la zone « Page » afin de passer sur Bertrand :

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Basculez sur la feuille de calcul qui comporte le tableau d’origine, puis cliquez du bouton droit de la souris sur l’en-tête de ligne « 4 » afin d’insérer une ligne :

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Imaginons qu’il faille ajouter une dépense supplémentaire. Dans la terminologie tableur (et base de données) on parle d’un « nouvel enregistrement ».

Commençons. Ce sera, donc Bertrand...

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… une dépense de type « Doc technique ».

Remarquez, que si la même information apparaît déjà dans la colonne, il suffit de taper les premières lettres du mot ; dès que vous voyez apparaître le mot complet (en autocomplétion), appuyez sur la touche « Flèche de direction droite » du clavier pour passer à la cellule suivante (voir support) :

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Suivez ce modèle pour compléter l’enregistrement :

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Enregistrez, retournez sur le pilote de données et faîtes à nouveau un clic droit de la souris afin d’actualiser les données :

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C’est actualisé :

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L’actualisation des données s’effectue de façon dynamique non seulement sur les valeurs (le cas Émilie) mais également sur la structure du tableau (le cas Bertrand, pour lequel une ligne de dépense vient d’être ajoutée) :

Ultime vérification, si besoin, après avoir double-cliqué sur le pilote de données pour obtenir le détail du poste « Doc technique », de Bertrand en mars 2009 :

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Document finalisé, version Calc

 
 

Document de travail

 

 

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