Lilapuce
 

exercices (mardi 1er avril 2014)

Primeur parisien

Encore un exercice avec adressage fixe. Cette fois-ci, il faut, en plus, insérer un graphique (ou un diagramme).

Comme d’habitude, vous pouvez vous appuyer sur les diverses versions du document, en récupérant les fichiers joints, en bas de page

Les vues détaillées de l’exercice ci-dessous ont été réalisées sur OpenOffice Calc 3.

A une exception près (qui est indiquée ici), on retrouvera sensiblement les mêmes manipulations sur Excel.

Voici, l’exercice, tel qu’il se présente sous sa forme « énoncé », avec les cellules non renseignées :

Je me place en B10 afin d’indiquer la somme :

Après avoir cliqué sur le bouton « sigma », je constate que la plage de cellules sélectionnée ne correspond pas à ce qui doit être effectivement pris en compte pour ce résultat (il est nécessaire d’exclure de la formule la date, en B3).

Il faut donc redéfinir la plage de cellules. Je prends la poignée de recopie (angle inférieur droit) afin de remonter d’une ligne…

… puis je pointe en partie supérieure, ce qui fait apparaître la main…

… je redescends ensuite d’une ligne afin d’obtenir la plage B4 : B9.

Ce n’est pas la méthode la plus rapide pour obtenir le bon résultat (ce que nous verrons par la suite), mais cela permet de vérifier qu’il est toujours possible de redéfinir les coordonnées d’une page de cellules avant de valider la saisie.

Je contrôle donc visuellement la validité de la plage de cellules, grâce au cadre de couleur, et je clique sur le bouton « accepter » :

Il faut, ensuite, calculer le pourcentage des ventes de chaque produit par rapport aux ventes globales (en colonne C).

Petit rappel à propos du calcul d’un pourcentage

Imaginez que, n’ayant aucun tableur sous la main, vous soyez dans l’obligation de calculer le pourcentage d’une partie (300€) par rapport à un tout (990€) ; votre résultat devant alors se présenter sous la forme d’une proportion : 30,30%.

Comment s’y prendre ?

Voici le calcul à effectuer :

- vous devez diviser la valeur numérique de la « partie » par celle du « tout », soit, dans notre exemple : 300/990 = 0.3030

- puis vous appliquez au résultat le « format pourcentage », c’est-à-dire qu’il faut le diviser par 1, puis le multiplier par 100 et ajouter le symbole « % ». Voilà comment nous nous obtenons pour notre exemple la valeur : 30,30%.

Revenons à notre tableau.

La structure du tableau permet d’utiliser la recopie (voir support). C’est-à-dire qu’une fois la première formule calculée (en C4), il suffira de tirer la poignée pour renseigner automatiquement les autres cellules de la colonne C.

Mais attention : pour que cela fonctionne correctement, la formule d’origine (donc C4) doit impérativement comporter un adressage fixe (voir exercice).

Voyons en détail les différentes parties de la formule :

- nous devons donc indiquer le montant du produit (la partie). Pour notre formule d’origine, cette valeur « montant du produit » est stockée en B4, mais cette référence sera redéfinie – ligne après ligne - lorsque nous effectuerons la recopie. C’est le principe même de l’adressage relatif.

- par contre, le montant global (le tout) stocké en B10 sera utilisé pour calculer le pourcentage de tous les produits. Il faudra donc indiquer, pour cette référence de cellule, un adressage fixe.

Je me place donc en C4 pour effectuer la formule d’origine :

Je tape, ensuite, sur la touche égal (=) du clavier.

Je clique sur la cellule B4, c’est-à-dire la cellule en adressage relatif (le montant d’un produit) :

Je tape au clavier le caractère slash, l’opérateur de division ( / ) :

Puis je clique sur la cellule B10, le montant global des ventes.

Attention, comme je l’ai signalé, c’est précisément cette cellule qui doit être indiquée en adressage fixe.

Nous avions vu que, pour indiquer à notre tableur, un adressage fixe, il fallait insérer le signe dollar ( $ ) devant la référence de ligne, de colonne ou des deux à la fois.

Le placement du $ étant défini en fonction du sens de la recopie : pour un mouvement horizontal (de colonne en colonne), il faudra placer le $ devant la lettre ; alors que l’étirement vertical d’une formule avec adressage fixe impose d’insérer le $ devant le chiffre, ce dernier indiquant la référence des lignes.

Il existe un raccourci clavier permettant d’insérer automatiquement le caractère dollar dans la référence de cellule, ce qui évite d’avoir à manipuler la syntaxe de la formule.

Deux indications importantes doivent être apportées à ce sujet :

- ce raccourci clavier fixe les coordonnées dans les deux sens (en ajoutant le $ devant la lettre (colonne) ainsi que devant le chiffre (ligne) ; par exemple : $B$10. Toutefois, en répétant le raccourci clavier, on obtient toutes les déclinaison possibles : B$10, $B10, B10, $B$10, etc.

- ce n’est pas le même raccourci clavier sur Calc et sur Excel.

Fixer l’adressage sur Calc : Maj+F4

Commençons donc par Calc, puisque l’exercice en cours se déroule sur ce programme :

Tout en gardant la cellule active non validée (placée, donc sur B10), j’effectue le raccourci suivant : Maj+ F4.

F4 fait partie des touches de fonction placées en haut du clavier.

Fixer l’adressage sur Excel : F4

Pour figer l’adressage d’une cellule sur Excel, il suffit d’appuyer sur la touche F4 :

Bref, vous constatez qu’après avoir effectué le raccourci clavier - spécifique à chaque programme - les signes $ ont été insérés automatiquement sur la référence de cellule sélectionnée.

Revenons sur Calc afin de valider la saisie :

La formule est tapée, mais ce n’est pas fini, car il faut appliquer le bon format : pourcentage :

Je clique sur ce bouton

Ce qui a pour effet, de diviser par un, de multiplier par cent, d’ajouter (par défaut) deux décimales et le symbole % :

Il ne reste plus qu’à utiliser la poignée de recopie jusqu’en C9 :

Il suffit d’observer, par exemple, le contenu de la cellule – en C9 - pour constater que la formule a été correctement recopiée :

- les coordonnées de la référence relative ont été transposées d’une ligne à l’autre : nous somme passés de B4 à B9

- le montant total des ventes ($B$10), qui est utilisé de façon invariable pour toutes les formules, a été « figé » grâce au signe dollar ($) de la référence de cellule.

Il reste à compléter la recopie jusqu’à la dernière ligne de la colonne :

Ce qui oblige à quelques manipulations, car en recopiant nous avons perdu la mise en forme (le fond vert et le texte en gras) :

Je vais utiliser l’outil pinceau pour corriger cela. Je me place donc sur une autre cellule de la même ligne, afin de récupérer la mise en forme :

Tout en conservant la cellule « modèle » sélectionnée, je clique sur l’outil pinceau :

Puis je clique sur la cellule « réceptrice », la C10

Ah… voilà, que désormais, c’est le format de cellule qui n’est plus correct.

Ce n’est pas grave. Rien n’est perdu. Il suffit juste de rétablir le bon format de cellule en cliquant sur le bouton « pourcentage » :

Bon :

Voici, maintenant, une méthode plus directe, que celle que nous avons vue au début de ce tuto, pour effectuer automatiquement la somme d’une plage de cellule.

Je sélectionne la plage à additionner, D4 : D9 :

… puis je clique sur le bouton « Somme » :

Le résultat s’affiche tout seul dans la cellule vide placée en dessous :

Rien de bien compliqué pour la dernière colonne à remplir : il faut indiquer la progression des ventes (valeur absolue) entre les deux années.

Je clique en E4 afin de taper la formule suivante :

=B4-D4

Il ne reste plus qu’à tirer directement la formule (après validation de la saisie), car tout doit rester en adressage relatif, n’est-ce pas ?

Ce qui peut être vérifié sur la dernière cellule de la recopie :

Même problème que tout à l’heure : avec la recopie, j’ai perdu la mise en forme de la cellule E10.

Pour corriger cela, je vais à nouveau utiliser l’outil pinceau.

Je passe les détails, mais après clics, j’arrive donc au tableau finalisé :

Création du diagramme (graphique)

Venons-en au diagramme (ainsi nommé sur Calc, alors qu’il d’usage courant, notamment sur Excel d’évoquer le terme de « graphique »).

Je n’apporterai pas ici tous les détails de l’explication concernant la création d’un graphique ; pour cela reportez-vous aux premiers supports consacrés à cette question.

Il faut représenter sous une forme visuelle le pourcentage des ventes de l’année 2008. Pour cela je sélectionne les plages de données correspondantes :

Après la colonne des produits, je sélectionne celle des pourcentages. Attention à ne pas oublier d’appuyer sur la touche CTRL du clavier pour conserver la première sélection :

Puis je clique sur ce bouton :

Sur l’assistant, je sélectionne le type « Secteur », puis « Diagramme en secteurs éclatés » :

J’indique l’option « 3D »…

… « Réaliste » ; ce qui me permet d’obtenir un effet de relief avec ombré.

Étape suivante :

Rien de particulier à indiquer ici. Suivant :.

Là non plus, d’ailleurs...

Dernière étape de l’assistant : on en profite pour indiquer le titre du diagramme :

Ce n’est pas complet. J’aurai très bien pu, dès l’étape de l’assistant, retirer certains éléments qui seront ôtés par la suite.

Peu importe : je pars de l’observation que, pour beaucoup d’entre vous, cet assistant est vécu comme quelque chose d’assez peu convivial et intuitif. Il est possible de corriger ou d’actualiser le diagramme de fond en comble une fois qu’il est édité. Alors autant terminer dès maintenant :

Détail qui peut avoir son importance : sur OpenOffice Calc également (comme sur Excel), une barre d’outils « formatage », s’affiche automatiquement à l’issue de la dernière étape de l’assistant. Cette barre d’outils permet de prendre la main sur le diagramme.

Je modifie la taille du diagramme.

Puis je sélectionne le bloc « légende » afin de masquer cet élément, par la barre d’outils

Légendes supprimées :

Revenons au menu contextuel.

Cette méthode s’avère, sur ce programme, la plus simple à mettre en pratique pour modifier les paramètres du diagramme.

Je clique donc du bouton droit sur une portion du camembert, puis je choisi l’option « propriétés de l’objet » sur le menu contextuel :

Je coche la case « Afficher les valeurs sous forme de pourcentage » :

En observant le diagramme, je me rends compte que ces pourcentages sont bien ajoutés au portions, mais qu’ils sont ridiculement petits. Il faut remédier à cela en passant par l’onglet « Caractères » :

De plus, il est nécessaire d’indiquer la catégorie :

Bien ; on s’en approche. Je corrige, à présent, la taille du titre :

J’ajoute la bordure autour du diagramme :

Petit détail que vous avez peut-être remarqué : il va falloir ajouter deux décimales aux pourcentages.

Voici les manipulations qu’il faudra effectuer pour afficher les pourcentages avec les deux décimales, comme dans le tableau :

La manipulation suivante ayant déjà été illustrées à de nombreuses reprises, je ne l’évoquerai ici qu’avec des mots : je sélectionne à nouveau l’une des postions du camembert, puis j’effectue un clic droit de la souris afin de retrouver les propriétés de cette partie du diagramme sur la boîte de dialogue « Série de données »

De là, je clique l’onglet « Étiquettes de données », puis sur le bouton « Format de pourcentage » ; ce qui affiche cette seconde boîte de dialogue :

Je désactive la case à cocher « Format de la source » et je choisis l’option avec les deux décimales :

Il sera nécessaire de réduire la taille du texte :

Considérons que le diagramme est finalisé.

N’oublions pas de redéfinir la zone d’impression. Pour cela, comme je suis gêné par le graphique pour sélectionner la dernière cellule de ma page, je circule à l’aide des touches de direction afin de me placer ne E27, puis je maintiens la touche MAJ enfoncée, le temps de remonter jusqu’en A1, en me déplaçant toujours grâce aux flèches de direction.

Je définis ensuite la zone d’impression.

Puis les options de mise en page (ces deux dernières options sont disponibles par le menu « Fichier » sur Excel).

Sur l’onglet « Page », je maintiens les options par défaut (disposition Portrait) tout en activant l’alignement horizontal « Centré », ce qui me permet d’obtenir des marges latérales égales (onglet « Marges » sur Excel).

J’insère le champ « date » dans le pied de page ; afin d’avoir l’insertion de la date d’édition sur mes épreuves.

Et je demande un agrandissement à 140% (onglet « Classeur » sur Calc ; onglet « Page » sur Excel)

J’active ensuite l’aperçu :

Ce qui me permet, par exemple d’observer d’éventuels défauts, plus difficiles à identifier lorsque je suis en mode édition ordinaire :

Quelques corrections de forme.

Les bordures :

Le retrait sur cette cellule :

Voilà qui est fait. Bon pour impression.

 

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