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exercices (mercredi 8 avril 2015)

[1] Adressage fixe (carottes)

Vous devez récupérer votre fichier « Carottes » en l’état, c’est à dire, la version du tableau après lui avoir ajouté un graphique.

Comme d’habitude, vous pouvez récupérer les fichiers finalisés de l’exercice en vous rendant en bas de la présente page, section « documents joints ».

Le thème principal du présent exercice concerne l’adressage fixe et l’adressage relatif. Cette question ne sera abordée en détail qu’à la dernière l’étape. Afin de bien décomposer la problématique nous effectuerons, étape par étape, diverses manipulations sur notre document.

Mais avant, il nous faut une petite explication sur ce qui nous conduit à aborder, dans notre exemple, le cas de l’adressage fixe.

Le problème de la saisie de valeur « en dur » dans une formule

Reprenons donc notre tableau et observons un détail que nous avions abordé lors d’une précédente étape :

Je sélectionne la cellule A6, sur laquelle est inscrit le taux de TVA

La valeur (5,5%) y est bien indiquée, mais le problème, c’est que cette cellule n’est absolument pas prise en compte dans nos calculs de TVA.

En A6, en plus du taux, on trouve l’indication « TVA ».

A cause de ce mélange des genres (lettres et chiffres) , le format de cette cellule n’est pas de type « nombre », mais « standard » (c’est-à-dire composé d’une « chaîne de caractères » non définis).

Puisqu’il ne s’agit pas d’un nombre, il est donc impossible de se référer à cette cellule pour effectuer une quelconque opération telle qu’une multiplication.

Nous avions contourné le problème, en saisissant, en B6, la formule suivante : =B5*5,5%.

Ceci nous avait permis de vérifier qu’il est possible de poser des opérations sur un tableur « comme avec une calculette ».

Nous avions vu, également, qu’en recopiant la formule d’origine, le tableur était capable de transposer le calcul pour les autres cellules :

Jusque là tout va bien, mais les choses risquent de prendre une autre tournure si la situation venait à évoluer.

Imaginons, par exemple, que le taux de TVA doit être modifié.

En l’état actuel, nous n’aurions d’autre solution que de corriger la formule placée en B6 et surtout ne pas oublier de faire à nouveau la recopie pour les autres mois.

Après cela, il serait préférable de vérifier, au moins sur une autre cellule de la ligne, que tout s’est bien passé.

Dernier piège, il ne faut pas oublier de modifier également la valeur qui s’affiche en A6, en espérant que la même information n’apparait pas à d’autres endroits (plus ou moins visibles) du document.

Donc pour résumer : perte de temps et d’efficacité, montée du stress.

Il serait quand même plus rationnel de placer le taux de TVA (et uniquement cette valeur) dans une cellule à part, comme nous l’avons fait pour les autres valeurs (prix unitaires et quantités).

Ce qui permettrait de corriger en une seule manipulation toutes les valeurs affichées en B6 : G6.

Comme nous le verrons, pour obtenir ce résultat, il va falloir modifier quelque peu notre façon de paramétrer la formule d’origine (en B6).

C’est ce que nous allons mettre en pratique, étape par étape, dans le présent exercice.

Ajouter une colonne

Pour commencer, puisqu’il me faut le taux de TVA tout seul, dans une cellule, je vais devoir dissocier le contenu de la cellule A6.

Pour cela, je clique du bouton droit de la souris sur l’en-tête de colonne « A » et, sur le menu contextuel, je clique sur « Insérer des colonnes » (« Insertion » sur Excel) :

Une colonne s’est ajoutée à gauche :

La colonne « Janvier » qui était en B se trouve désormais en C ; les suivantes étant décalées de la même façon.

Evidemment, toutes les formules du tableau, faisant référence à des cellules, ont été automatiquement actualisées de façon à préserver l’intégrité du tableau.

Passons aux travaux manuels.

Petite révision (voir support) : exercez-vous à déplacer le contenu de la colonne B3 vers A3 :

Après avoir vérifié que cette manip est bien acquise, vous pouvez sélectionner le groupe de cellules B4 : B7 et recommencer le transfert :

Ensuite, redimensionnez à la main la largeur des colonnes. Attention : avant d’appuyer sur la souris, il faut bien placer le pointeur sur la délimitation des colonnes (forme caractéristique de la double-flèche horizontale) :

Maintien du bouton de la souris enfoncée et glissade contrôlée vers la gauche :

En lâchant la souris, vous constatez, tel que nous l’avions déjà vu, que le contenu d’une cellule déborde naturellement sur la colonne de droite. Il faut pour cela que deux conditions soient remplies :

- la cellule « réceptrice du surplus » (ici, en colonne B) doit être vide,

- la cellule « source » (ici, en colonne A) ne doit pas être paramétrée avec un retour à la ligne automatique (Format / Cellule /Alignement)

Recommencez la manip pour réduire la colonne B :

Après ces manipulations, il est peut-être nécessaire, pour plus de clarté de revoir les paramètres d’affichage du tableau. On s’en rend compte, notamment, en observant les première cellules du tableau : y’a quelque chose qui cloche en A2 : B2.

Il est possible que cet affichage imparfait des bordures perturbe la lecture du tableau, au point de susciter chez l’utilisateur un effet désagréable de dispersion : alors qu’il faut s’attaquer à un problème de structure ou de contenu du tableau, l’œil reste immanquablement scotché sur un détail de présentation, en définitive, très secondaire. Si tel est votre cas, je vous recommande de régler le problème en supprimant ponctuellement l’affichage des bordures.

Sélectionnez le tableau dans son ensemble, afin d’appliquer la suppression complète des bordures :

Passons, à présent, au problème de fond. Je reprends la main :

Je clique sur A6. J’ai toujours un contenu « chaîne de caractères » ; ce qui n’est, toujours, d’aucune utilité pour effectuer un quelconque calcul.

Pour modifier cela, je vais couper-coller dans le champ de saisie, souvenez-vous, nous avions déjà abordé cette question :

- je clique dans le champ de saisie (zone de formule sur Excel) afin de sélectionner 5,5% (placement du point d’insertion derrière le caractère % et maintien du bouton enfoncé de la souris en glissant jusqu’au premier 5).

- puis je clique sur l’outil couper

C’est coupé ! En fait, vous le savez, maintenant : ce que je viens de couper est stocké en mémoire, dans le presse papier (voir support).

Je clique ensuite en B6…

… afin de coller

Voilà qui est fait : le taux de TVA est désormais affiché dans une cellule indépendante, la B6.

Il va donc falloir modifier la formule qui calcule le taux de TVA (désormais, la C6)…

Mais avant cela, il est peut-être à nouveau nécessaire de régler quelques petits problèmes d’affichage qui n’ont pas manqué d’apparaître après cette modification du contenu du tableau.

Par exemple, une petite flèche rouge en A6 m’indique qu’il faut ajuster la largeur de la colonne A, car le contenu de A6 ne peut plus « déborder » sur B6 (cette dernière ayant désormais un contenu).

Puisque nous en sommes aux petits ajustements formels, profitons-en pour remettre les bordures.

Cette fois-ci, je ne vais pas pouvoir appliquer d’un seul coup toutes les bordures, comme nous l’avons fait jusqu’à présent.

Il n’y a, en effet, aucune raison de faire apparaître les deux premières colonnes du tableau en les quadrillant de bordures internes. Il va donc falloir procéder en deux temps :

Bordures sur les colonnes A et B

- je sélectionne les cellules A2 : B2 …

… afin d’appliquer une bordure de type « cadre ».

- une fois que la bordure est appliquée (ce qui n’est guère visible, il faut bien le reconnaître) je double clique sur l’outil pinceau ; ce qui a pour effet de « charger cet outil » de la mise en forme de mon « modèle » (en l’occurrence, les bordures sur A2 : B2).

- je pointe mon pinceau (sans appuyer sur le bouton de la souris) sur A4…

- et je maintiens le bouton enfoncé en glissant sur le groupe de cellules « cible » A4 : B7 ; la mise en forme de mon modèle est dupliquée sur la cible.

- j’appuie sur la touche « Echap » du clavier pour reposer mon pinceau

Bordures sur le reste du tableau

Je sélectionne le tableau sauf les colonnes A et B (H7 : C2). Souvenez-vous qu’il est toujours préférable de sélectionner depuis l’extérieur du tableau (en bas, à droite) pour remonter vers l’origine (en haut à gauche).

Je choisis l’option « quadrillage » (toutes les bordures) :

Il faut également revoir la fusion des cellules sur la première ligne :

Tant qu’à faire, comme nous avons gagné un peu d’espace, pourquoi ne pas en profiter pour agrandir le graphique ?

Et puis, n’oublions pas de redéfinir la zone d’impression

Vérifiez sur l’aperçu et modifiez, le cas échéant, les propriétés de mise en page, en particulier l’échelle d’impression qu’il vous faudra certainement réduire (voir support)

Voilà, il est temps de se plonger dans notre sujet essentiel : l’adressage fixe et l’adressage relatif…

Attendez… oui, enfin… non : y’a encore un truc à voir.

Un truc qu’on connaît bien et qui nous est (peut-être) passé discrètement sous les yeux, sans qu’on n’y prête vraiment attention : regardez donc, ci-dessus, en B6.

Trouvez pas qu’il y a quelque chose d’un peu bizarre, non ?

Bah oui, c’est le format de la cellule qui nous joue des tours : on avait un pourcentage et voilà que nous nous retrouvons avec un « format numérique standard ».

Du coup, sur le prochain support, on va en profiter pour voir les boutons de formatage disponibles sur la barre d’outils.

 

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