Lilapuce
 

exercices (mardi 25 mai 2010)

Styles (MSW) modifier [4]

Résumé de l’étape précédente : si vous avez un document structuré, dont le contenu s’étend sur plusieurs page, vous pouvez avantageusement utiliser les en-tête et pieds de page, pour y insérer, par exemple, un titre et une numérotation.

En-tête ? Pied de page ?

Vous ne voyez pas le rapport avec les styles ?

Héhéhé, attendez : peut-être bien qu’il y en a un quand même…

Mais faudra attendre un peu pour le découvrir, car, pour l’heure, attaquons-nous au plat de résistance ; nous avions déjà entièrement structuré notre document à l’aide des styles, il faut désormais savoir comment en personnaliser l’apparence :

Modifier le style Titre1

Attention : les procédures présentées sur ces supports ne sont pas les seules qu’il est possible de mettre en œuvre pour gérer les styles. Souvent, en bureautique, plusieurs méthodes permettent d’arriver au même résultat ; c’est particulièrement le cas avec les styles. Pour ne rien arranger, Microsoft a empilé, au fur et à mesure des mises à jour de Word, des options supplémentaires, voire d’importantes modifications d’interface qui peuvent avoir pour effet d’embrouiller le client (en tous cas, c’est ce que j’ai constaté).

Il m’a donc semblé indispensable de proposer une méthode relativement simple permettant de passer en revue différentes situations concrètes de gestion des styles.

J’ai privilégie la cohérence d’une approche qui fonctionne, plutôt que de passer en revue les fonctionnalités de façon exhaustive.

Voici, donc, mon conseil : pour débuter avec les styles, utilisez le menu Format / Styles et mise en forme (sur des versions anciennes de Word, passez par : Format/Styles).

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Le Volet office

Cela fait apparaître, à droite de l’écran, le Volet Office :

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Ce Volet Office est une sorte d’assistant qui est apparu à partir de Microsoft Office 2003 (si ma mémoire est bonne). Il vous accompagne lorsque vous faîtes appel à certaines fonctionnalités de Word. Parmi ces fonctionnalités, figure donc la gestion des styles du document.

En fait, il faut savoir que vous pouvez afficher, puis masquer, le Volet office à l’aide de la commande CTRL+F1. Dans ce cas, le volet s’affichera en dehors d’un contexte particulier, les options proposées ressemblent à cela :

Il faudra cliquer sur la petite flèche placée en haut du volet, à droite de « Accueil » pour choisir la commande souhaitée :


Tiens, pendant nous sommes là, profitons-en pour faire une brève digression : parmi les commandes intéressantes proposées dans ce volet, je vous recommande le Presse-papiers Office, qui permet de stocker plusieurs « Copiers » en mémoire (la commande standard, prise en charge par Windows, ne donnant droit qu’à un seul Copier : voir support)

Fermons la digression et revenons à notre document : nous avons appelé les styles, à partir du menu Format ; ce qui a fait apparaître le volet en question.

Considérons donc qu’il est indispensable d’afficher le volet Office pour modifier l’apparence des styles.

Observons la fenêtre en détail. Trois éléments importants doivent être signalés.

Commençons par le document, proprement dit.

1) Où se trouve le point d’insertion ?

Nous l’avons vu, pour d’autres sujets (notamment, les tabulations) : quelle que soit la commande effectuée, quel que soit le contexte, il est toujours indispensable de repérer la localisation du point d’insertion dans votre document.

Dans notre cas, il est placé sur le premier paragraphe…

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…c’est-à-dire sur un Titre 1, tel que nous le rappelle le sélecteur de styles :

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2) Le sélecteur de styles

Je reviendrai plus tard sur ce sélecteur des styles. Pour l’instant, vous devez considérer qu’il s’agit d’un indicateur précieux : c’est lui qui vous permet de vérifier le style appliqué au paragraphe sur lequel se trouve le point d’insertion (d’où l’importance de localiser ce dernier). Il s’agit d’un « tableau de bord » indispensable.

Troisième point à observer :

3) Le volet Office

Il confirme l’indication apportée par le sélecteur de styles : le style actif est « Titre 1 » ; Word nous l’indique par ce cadre bleu.

Cela tombe bien, c’est justement ce style qu’il faut modifier.

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Pour cela, il suffit de faire un clic du bouton droit de la souris sur le style sélectionné, puis de cliquer (bouton gauche) sur « Modifier… »

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Immédiatement après ce clic, Word fait apparaître une boîte de dialogue au milieu de la fenêtre.

Tant que cette boîte de dialogue est présente à l’écran, vous ne pouvez pas atteindre d’autres parties de la fenêtre. N’essayez pas de modifier votre texte, de même qu’il est inutile de tenter de cliquer sur un menu ou un bouton d’une barre d’outils ; vous n’aurez pas la main.

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Observons en détail cette boîte de dialogue « Modifier le style », nous y trouvons :

- le nom du style à modifier

- le type de style, en l’occurrence « Paragraphe » (nous y reviendrons)

- le style sur lequel il est basé, ainsi que le style suivant (nous y reviendrons)

- une description de ce style, présentée par les boutons de mise en forme

- une représentation schématique (encadré)

- une description textuelle du style (« Normal + Police… »)

- deux cases à cocher « Ajouter au modèle » et « Mettre à jour automatiquement » qui sont très importantes (nous y reviendrons)

- un bouton « Format »

- les boutons « Ok » et « Annuler » permettant respectivement de valider les modifications apportées ou, au contraire de fermer la boîte de dialogue en ignorant les éventuelles modifications.

Attention : si vous souhaitez fermer cette boîte de dialogue sans apporter aucune modification, par exemple, parce que vous l’avez ouverte par erreur, prenez l’habitude de cliquer sur le bouton « Annuler ». En aucun cas, ne cliquez sur la case de fermeture de la boîte de dialogue (croix blanche sur fond rouge dans la barre de titre). Vous trouverez, un peu plus bas, la raison de cette recommandation.

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Je souhaite modifier le style « Titre1 » ; après avoir vérifié, dans le champ « Nom » qu’il s’agit bien de ce style, je clique sur le bouton « Format ».

Cela permet de développer une liste d’options. Vous constatez qu’il s’agit, à peu de choses près, de toutes les options disponibles par le menu « Format » (situé en haut de la fenêtre Word).

Je souhaite me contenter d’apporter deux types de modifications :

- la mise en forme de caractère (Police)

- la mise en forme de paragraphe

Je clique donc, dans un premier temps, sur « Police… »

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Et là encore je retrouve exactement la même boîte de dialogue « Police » que celle qui est disponible depuis le menu « Format / Police » (voir support)

Peut-être vous interrogez-vous, subitement, sur l’intérêt de passer par cette boîte de dialogue alors qu’on y retrouve les mêmes options que dans le menu classique.

Eh bien justement, la différence est essentielle, car il s’agit, ici, de modifier les paramètres d’un style, lesquelles se répercuteront automatiquement à toutes ses occurrences ; alors que le menu « Format » ne permet que de transformer une mise en forme « locale », concernant uniquement la portion de texte sélectionnée.

Si cette explication vous semble encore relativement obscure, ne vous inquiétez pas, nous y reviendrons. Pour l’heure, retenez juste les principes suivants :

- si le contenu de votre document se prête à l’utilisation de styles (texte long et structuré), vous avez tout intérêt à appliquer des styles ; pour cela, vous pouvez utiliser le mode plan, tel que nous l’avons fait au début de cet exercice. En conséquence, une fois que votre texte est structuré par les styles, vous devrez passer par le volet Office « Styles » pour en modifier l’apparence.

- si, par contre, votre texte est court et non structuré, vous pouvez modifier la mise en forme par la barre d’outils ou le menu, tel que nous l’avions vu en début de session.

Je vous laisse interpréter les modifications apportées aux options de mise en forme de caractère (Police) du style Titre 1. Remarquez que vous avez un petit encadré de prévisualisation qui vous permet de contrôler vos réglages.

Commençons par la police de caractère (je vous conseille d’utiliser une police « bâton » - sans empattements - pour vos titres), la graisse et le corps :

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La couleur :

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Bon, finalement, on revient sur le corps.

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Et voilà : c’est tout pour les options de Police du Titre 1. Je clique sur « Ok ».

Souvenez-vous : ne cliquez jamais sur la case de fermeture d’une boîte de dialogue. Et pour cause :dans notre contexte actuel, cela reviendrait à annuler tous les réglages que je viens de faire (situation très fréquente en salle 301).

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Attention : n’oublions pas que la boîte de dialogue « Police » s’était affichée par-dessus une autre boîte de dialogue : « Modifier le style ».

Il est donc normal que nous retrouvions cette dernière. De là, je vais cliquer à nouveau sur le bouton « Format » pour changer, cette fois-ci, les options de format de paragraphe.

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Là encore, nous retrouvons tous les réglages disponibles à partir du menu « Format / Paragraphe » (voir support).

Là encore, il est important de prendre en compte la différence qui existe entre les options de mise en forme applicable à un paragraphe et celles qui se répercutent à toutes les occurrences d’un style donné (par exemple, dans notre cas : le Titre1).

Bref, je change quelques babioles.

Espacement avant :

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Et voilà. Je n’ai plus rien à changer sur l’apparence du style « Titre 1 ». Je clique donc sur le bouton « Ok ».

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Je retrouve comme prévu la boîte de dialogue « Modifier le style ».

Je clique à nouveau sur « Ok », ce qui fait disparaître cette boîte de dialogue et me permet de reprendre en main le document.

Pour l’instant, je constate la modification apportée au style, à partir de la première occurrence « Chanson ».

Comme je suis curieux, je veux vérifier si les mêmes options de mise en forme se sont répercutées sur toutes les autres occurrences de ce style. Pour cela, au lieu d’utiliser l’ascenseur, qui devient très vite pénible sur de longs documents, je vais faire appel à une fonctionnalité très pratique : « Menu Affichage / Explorateur de documents ».

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Explorateur de document

Regardez ce volet bleu, qui apparaît, cette fois-ci à gauche de la fenêtre : c’est ça l’explorateur de documents.

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A partir du moment où votre texte est structuré à l’aide de styles, l’explorateur vous permet d’accéder à ce sommaire, composé à partir des styles de titres. C’est pas mal, non ?

Vous avez une représentation de la hiérarchie appliquée à votre texte ; remarquez l’indentation (décalage) des titres de niveau 2 par rapport aux titres supérieurs (Chanson et Bande dessinée). Les petits carrés placés devant chaque paragraphe vous permettent d’avoir des précisions sur les contenus de chaque niveau ; le signe plus (+) montre qu’il y a des niveaux inférieurs non développés, le signe moins (-) indique les niveaux inférieurs. Comme dans le mode plan vous pouvez cliquer sur les plus ou les moins pour développer ou rétracter les niveaux inférieurs de titres.

L’explorateur permet de naviguer facilement à l’intérieur du document ; en cliquant sur l’un des titres on affiche la page correspondante.

Attention : ce n’est pas avec cet outil que vous pourrez modifier l’apparence d’un style ou redéfinir l’occurrence pour la faire monter ou baisser d’un niveau.

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Remarquez que vous pouvez également appeler l’explorateur de document depuis la barre d’outils.

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Terminons notre vérification : il faut vérifier si « Bande dessinée » a bien la même apparence que « Chanson ». Pour cela, il suffit de cliquer sur « Bande Dessinée » : la page dans lequel se trouve cette occurrence du style « Titre 1 » s’affiche alors à l’écran.

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La mise en forme du style s’est appliquée logiquement à cette occurrence.

Si je décide, par exemple, de modifier la couleur du style « Titre1 », il me suffit, à nouveau, de placer mon point d’insertion sur une occurrence « Titre1 » et de recommencer la procédure : clic droit sur le volet Office « Styles », « modifier », etc.

Désormais, sur ce document, tous les nouveaux paragraphes de style « Titre 1 » adopteront également cette mise en forme. Hé oui, je pars du principe que le document n’est pas terminé. Il y aura certainement d’autres parties de texte à ajouter et à « styliser » de la même façon, j’entends, par là, d’un point de vue de la structuration logique.

Vous savez déjà comment il est possible d’appliquer des styles de titres de Word (Titre 1, Titre 2, etc.) en utilisant le mode « Plan » (voir support).

Nous verrons bientôt comment il est possible d’effectuer la même procédure tout en restant en mode « Page » ; car une fois que l’organisation générale du document est définie, il peut être plus intéressant et confortable de taper son texte dans ce mode.

Vous savez maintenant modifier un style, à partir de la description détaillée de l’exemple appliqué au style « Titre 1 ».

Un gros morceau, assurément.

Les prochains supports vous permettront de recommencer la procédure sur les styles « Titre 2 » et « Titre 3 » ; je serai beaucoup moins bavard. Ces sera à votre tour d’apporter les commentaires !

Commençons par le style « Titre 2 ».