Thunderbird [2] : importer des contacts

Résumé de l’étape précédente   : le webmail c’est bien beau, mais rien ne vaut le confort d’un vrai logiciel de messagerie électronique, surtout quand il s’agit d’un logiciel libre, tel que Thunderbird. Nous avons donc paramétré un compte Gmail afin de récupérer, sur Thunderbird, les messages reçus, envoyés et libellés sur ce compte. Puis nous avons téléchargé, installé et paramétré Thunderbird à cet effet.

Lors de la récupération du compte Gmail sur Thunderbird, nous avions observé que ne figurait pas le carnet d’adresses.

Voilà qui est fort embêtant : nous nous étions habitué à insérer les adresses e-mail en tapant une seule lettre dans l’en-tête des messages, or ceci n’est possible, quelle que soit la messagerie, que si l’adresse souhaitée existe dans le carnet d’adresse. Faudra-t-il reporter manuellement toutes les adresses des contacts de Gmail dans Thunderbird ?

Bien sûr que non : il suffit, dans un premier temps, d’exporter les contacts Gmail puis, dans un second temps d’importer les adresses dans le carnet d’adresses de Thunderbird. Le présent support indique comment arriver à ce résultat.

La mise en situation présentée ci-dessous s’est effectuée à partir d’un vrai compte Gmail mais, comme il n’est pas question d’afficher ici de « vraies adresses e-mail », j’ai systématiquement substitué à ces dernières des adresses totalement fictives. Le maquillage a été réalisé directement sur les captures d’écran, à partir d’un logiciel de retouche d’image ; ce qui explique de légères différences, notamment dans les polices de caractère, entre les vues présentées et la réalité.

Exportation des contacts Gmail

Ouvrez le compte Gmail. Cliquez une première fois sur « Messagerie », puis sur le menu déroulant, cliquez une seconde fois sur « Contacts » :

Le navigateur affiche, en toute logique la rubrique « Contact » ; ce qui devrait plus ou moins ressembler à ceci :

Cliquez ensuite sur le bouton « Plus »...

… lequel présente, à nouveau un menu déroulant, sur lequel se trouve la sous-rubrique « Exporter » :

Gmail affiche alors une nouvelle fenêtre, qui se superpose à la précédente :

Vérifiez que l’option « Tous les contacts » est bien cochée, puis cliquez sur la deuxième option « Format CSV », lequel est un format texte, permettant de séparer des données à l’aide d’un caractère (virgule). C’est souvent sous cette forme-là qu’il est possible de récupérer un carnet d’adresses d’une messagerie à une autre.

Cliquez ensuite sur le bouton « Exporter ».

Dans la boîte de dialogue qui apparaît, cochez l’option « Enregistrer le fichier »...

… puis « OK » :

Une fois le fichier téléchargé (ce devrait être très rapide)...

… faites un clic droit de la souris sur le fichier et, sur le menu contextuel, choisissez « Ouvrir le dossier contenant le fichier » :

Ceci devrait ouvrir l’explorateur de fichier de votre ordinateur, dans lequel apparaît en surbrillance, votre fichier « contacts ».

Éditer le fichier « contact.csv »

Il n’est pas indispensable, techniquement, de passer par l’étape que nous allons voir à présent pour importer les contacts de Gmail dans Thunderbird.

En l’état, rien ne vous empêcherait d’ouvrir directement Thunderbird pour importer le fichier que vous venez de télécharger dans votre logiciel de messagerie.

Cependant, il m’a semblé intéressant d’éditer ce fichier avant l’importation proprement dite, afin de bien comprendre ce qui sera demandé par la suite.

Le format CSV, bien qu’étant de type « texte », est particulièrement adapté à une édition sous forme de tableau. Tous les tableurs sont capables d’éditer CSV ; c’est la raison pour laquelle ce format de fichier est fréquemment associé à un tableur : en double cliquant sur l’icône, le système éditera vraisemblablement le fichier dans un tableur, si un tel programme est installé sur votre ordinateur.

Si aucun tableur n’est installé sur votre ordinateur, je vous conseille de télécharger et d’installer LibreOffice.

C’est donc sur Calc, le tableur de cette suite bureautique libre, que nous allons éditer le fichier « contact.csv ».

Pour cela, faite un clic droit sur le fichier et, sur le menu contextuel, choisissez « Ouvrir avec LibreOffice Calc ».

Avant d’afficher les contacts dans un classeur, Calc présente cet assistant :

Il nous faudra juste apporter, à cet endroit, une petite modifications. Souvenez-vous que, lors du téléchargement des contacts de Gmail, la boîte de dialogue indiquait qu’il s’agissait d’un « fichier de valeurs séparées par une virgule ».

En conséquence, pour que le tableur affiche correctement les contacts de Gmail, il est nécessaire de cocher l’option « virgule ». Remarquez, qu’après avoir activé ce paramètre, l’aperçu, en bas de la fenêtre, nous donne une représentation déjà beaucoup plus fidèle à ce que nous en attendons (même si la première ligne est inscrite en anglais).

En cliquant sur « OK », voici ce qui devrait ensuite s’afficher :

La première ligne du tableau comporte ce que l’on appelle les « champs » : « First Name », « Middle Name », « Last Name », « Email Adress », etc. Il s’agit des intitulés des contacts de Gmail. Les lignes suivantes correspondent à des « enregistrements » ; chaque enregistrement permet de préciser des informations pour un contact : le prénom ( colonne « First Name »), le nom de famille (colonne « Last Name »), etc.

Vous remarquez qu’un nombre de colonnes important figure dans ce tableau. Gmail comme, la plupart des messageries, donne la possibilité d’ajouter des informations qui sont très souvent inutilisées (dates d’anniversaire, téléphone de l’assistant, etc.).

Cette étape nous permettra donc de vérifier quelles sont les colonnes qui comportent des informations ; cela nous donnera la possibilité, d’ignorer l’importation de certains champs inutilisés (colonnes complètement vides). Nous verrons que ceci nous simplifiera la tâche par la suite.

A priori, l’importation devra au moins comporter les champs « First Name », « Last Name » et « Email Adress » ; reste à savoir si, sur Gmail, nous avons inscrit des numéros de téléphones ou d’autres informations que l’on souhaite retrouver sur Thunderbird.

Il serait tentant de compléter le tableau à cette étape. Rien ne l’empêche mais avouez que l’environnement est quelque peu rustique. Mieux faut faire cela dans Thunderbird. Nous verrons que l’interface y est nettement plus conviviale.

Voilà pourquoi, après avoir noté sur bout de papier quels sont les champs indispensable à traiter lors de l’importation du carnet d’adresses, nous quittons Calc sans y enregistrer la moindre modification.

Importation des contacts dans Thunderbird

Il est temps d’ouvrir Thunderbird.

Cliquez sur l’onglet « Adresses ».

Si vous n’avez encore ajouté aucune adresse à Thunderbird (y compris en tapant un message), voici à quoi devrait ressembler votre rubrique « Carnet d’adresses ». Totalement vide :

Cliquez sur le menu « Outils », puis « Importer » :

Un assistant d’importation s’affiche au-dessus de la fenêtre courante. Cliquez sur « Carnets d’adresses » :

Après quoi, cliquez sur « Suivant » :

Nous savons désormais qu’il faudra récupérer un fichier au format CSV. Cliquez sur cette option, puis sur « Suivant » :

L’explorateur de fichiers s’ouvre.

Il faudra, dans un premier temps, naviguer dans l’arborescence afin d’afficher le dossier dans lequel se trouve notre fichier « contact.csv ». Pour nous, c’est le dossier « Téléchargement ».

Mais cela ne suffit pas, car nous constatons qu’aucun fichier n’apparaît.

C’est normal, car, par défaut, le type de fichier recherché ne correspond pas à celui que nous essayons de récupérer.

En bas de la fenêtre, cliquez sur « LDIF » (un autre standard de format pour les carnet d’adresses) puis sélectionnez « Tous les fichiers » :

À présent, « contact.csv » s’affiche correctement. Il suffit de double-cliquer dessus.

Nous arrivons ensuite à l’étape la plus délicate.

Première chose à vérifier : l’option « Le premier enregistrement contient le nom des champs » doit être cochée. Ceci est essentiel puisque tout le but de la manœuvre consiste maintenant à faire correspondre les intitulés de champs de Gmail avec ceux de Thunderbird.

L’assistant se présente en deux colonnes. À gauche, il s’agit des intitulés de champs de Thunderbird. ; à droite, ceux de Gmail. Nous retrouvons, dans cette colonne de droite, les mêmes expressions en anglais que nous avions vu dans Calc.

Le problème, c’est que les deux séries de champs ne correspondent pas.

Cela se voit tout de suite, dès le deuxième champ : « Nom de famille » est associé à « Middle Name », or il faudrait qu’il soit en face de « Last Name ».

Voilà comment nous allons corriger cela : après avoir sélectionné la ligne, cliquez sur le bouton « Descendre » :

Vous constatez que le champ de gauche (Thunderbird) se déplace d’une ligne vers le bas :

Voilà qui est déjà mieux. Cochez la ligne.

Recommencez la même manip pour le champ « Nom à afficher » ; a priori, ce sera « Title ».

C’est le moment de sortir votre bout papier pour faire le ménage. Décochez tous les champs inutiles ; ceux que vous aviez repérés sur Calc.

Après quoi, passons au déplacement des champs qui doivent être conservés.

Commençons par le plus important : le champ « Adresse électronique principale ». Pour celui-ci, il vous faudra cliquer plusieurs fois...

… car le champ correspondant de Gmail se trouve...

… bien plus bas dans la liste :

Une fois que l’un se trouve en face de l’autre, n’oubliez pas de cocher la case :

Attention ! Vous constatez qu’en déplaçant un autre champ (par exemple « Adresse électronique secondaire » en face de « E-mail 2 Adress »), il est possible que le champ que vous aviez déplacé juste avant s’en trouve décalé : « Adresse électronique principale » n’est plus en face de « E-mail Adress ».

Il vous faudra donc à nouveau le sélectionner et le faire descendre.

Une fois que vous avez soigneusement vérifié que tous les champs désirés...

… sont parfaitement en correspondance. Cliquez sur « OK » :

C’est fini.

Constatez, que dans la colonne de gauche de Thunderbird, figure désormais un nouveau carnet d’adresses intitulé « Contacts ».

À chaque fois que vous importerez un carnet d’adresses, il apparaîtra, ainsi, séparément du carnet d’adresse de Thunderbird (lequel s’appelle « Adresses personnelles »). Cela peut sembler quelque peu déroutant d’avoir plusieurs carnets d’adresses, mais, dans la pratique, il est souvent indifférent de savoir que telle adresse soit plutôt dans tel ou tel carnet d’adresses (à condition, bien sûr, qu’elle soit valide). Il suffit de taper la première lettre du nom pour que l’adresse apparaisse.

Cliquez sur le bouton « Terminer » de l’assistant :

Éditer un contact

Cliquez d’abord sur le carnet d’adresses « Contacts », que nous venons donc d’importer, afin d’afficher son contenu et vous familiariser avec l’interface de Thunderbird.

Rien de bien compliqué.

Observons les quatre boutons : « Nouveau contact », « Nouvelle liste » (pour créer un groupe), et surtout, « Propriété » et « Écrire ».

Après avoir sélectionné un contact dans la liste, voici ce qui apparaît si vous cliquez sur le bouton « Propriété ». Comme je vous signalais plus haut, vous avez ici un masque de saisie qui permet de compléter votre contact dans des conditions bien plus confortables que sous Calc :

Quelques fonctionnalités dans la rédaction d’un message

Vous pouvez directement envoyer un message à partir d’un contact. Pour cela, comme nous l’avons vu, il suffit de sélectionner le contact dans la liste puis de cliquer sur « Écrire ». Un fenêtre de message s’ouvre alors avec les coordonnées de votre correspondant dans le premier champ « Pour » :

Pour ajouter des correspondants supplémentaires, vous pouvez cliquer sur le deuxième champ et taper, par exemple, la première lettre du nom. Une liste de contacts s’affiche alors. Il suffit de cliquer sur l’adresse souhaitée.

Chaque bouton « Pour » peut être modifié, par exemple pour définir que le deuxième correspondant soit en « copie cachée ». Évitez toutefois d’envoyer un message dont tous les correspondants sont cachés ; il serait vraisemblablement (et à juste titre) filtré comme indésirable.

Observons, pour finir, quelques fonctionnalités qui ne sont pas toujours disponibles sur nombre de Webmails.

Cliquez sur le bouton « Options » :

Vous pouvez demander que votre correspondant confirme la réception d’un mail, tout en sachant que rien ne l’obligera à le faire.

Autre option intéressante, il est possible d’indiquer un niveau de priorité. Par exemple, pour « Maximale », la messagerie du correspondant – si tant est qu’elle prenne en charge cette fonctionnalité – affichera un signal (par exemple, un point d’exclamation rouge) afin de distinguer ce message parmi les autres dans la boîte de réception.

Bien entendu, vous pouvez enregistrer votre message avant de l’envoyer ; ce qui laisse le temps de revenir tranquillement dessus, s’il s’agit d’un long ou délicat courrier.

Pour terminer, je vous suggère de compléter votre information en consultant le site de Thunderbird.