Lilapuce
 

supports (mercredi 4 mars 2015)

[1] Carottes : format de cellule & recopie

Première étape de l’exo « Carottes ». Les fichiers originaux, sous diverses variantes sont disponibles en bas de page.

Là encore je prendrai OpenOffice Calc comme exemple, sachant que vous aurez exactement les mêmes réglages à effectuer sur Excel.

Format de cellule

Je saisis : « janvier 2008 » en B2 …

… puis je valide immédiatement en cliquant sur ce bouton ; ce qui me permet, de rester sur la cellule active. Je rappelle qu’il est possible, sur OpenOffice, d’obtenir le même résultat par le raccourci clavier ALT+Entrée (et CTRL+Entrée sur Excel).

Une fois la validation effective, on peut constater deux choses importantes :

- le contenu de la cellule est automatiquement modifié pour s’afficher sous une forme abrégée : 01/01/08.

- la même information apparaît sous deux formes différentes : dans la cellule elle-même et dans le champ de saisie (ou barre de formule, sur Excel).

Jusqu’à présent, parce que nous n’avons tapé que du texte, il n’a pas été possible d’observer un tel résultat. Il a suffit d’indiquer une date pour constater cette caractéristique importante du tableur.

Et pourquoi cette caractéristique de « double présentation » des données apparaît-elle soudainement avec les dates ?

Tout simplement parce qu’une date est un type d’information susceptible d’être utilisé pour effectuer un calcul ; notamment à partir des unités de mesure du temps (heures, jours, mois, etc.) Qui dit calcul, dit à la fois opération et résultat ; voilà pourquoi les tableurs présentent toujours la même information en doublon (dans la cellule et dans le champ de saisie).

Nous reviendrons, très concrètement, sur cette question par la suite, quand nous aborderons nos premières formules (un peu de patience, c’est le prochain support).

En attendant, nous savons désormais que notre tableur est capable d’interpréter ce qui est saisi et, éventuellement, de lui appliquer automatiquement un format : par exemple 01/01/08 correspond au « format date » par défaut.

Sur un tableur, la notion de type de données ou format de données est centrale. En fait, quelle que soit l’information saisie, votre tableur applique obligatoirement un format de donnée. Il est indispensable que ce soit le bon : imaginez que vous pensiez additionner des heures et, qu’en réalité votre tableur effectue des calculs comme s’il s’agissait de kilos.

Voici comment vérifier le format appliqué à une cellule :

Je clique sur le menu « Format / cellules... »

Comme je l’indiquais plus haut, on peut constater que le format Date « JJ/MM/AA » (pour « jour / mois / année », en abrégé) a été automatiquement appliqué.

Nous reviendrons ultérieurement pour modifier la façon dont s’affiche la date. Pour l’heure, il ne s’agissait que d’un premier coup d’œil. Je quitte donc cette boîte de dialogue en cliquant sur OK.

Puisque nous en étions à observer le format de cellule, je voulais vous montrer un autre type de données que votre tableur est capable de traiter ; je veux parler du format monétaire.

Une fois de retour sur la feuille de calcul, je sélectionne la cellule B3.

Je tape 3,25 et valide la saisie, tout en restant sur la cellule active.

Je clique ensuite sur ce bouton :

Remarquez que le tableur ajoute automatiquement le symbole monétaire usuel de la région (Euro).

Si je retourne dans le menu format…

… je constate, là encore, comme pour les dates, que les paramètres du format sont confirmés et indiqués de la façon suivante :

Il n’est donc pas nécessaire de taper le symbole lorsque vous devez indiquer des valeurs monétaires. Remarquez, en outre, qu’une fois que vous passez en format monétaire, vous pouvez « changer de monnaie », c’est-à-dire appliquer un autre symbole que l’euro, par exemple, la livre so british (£) ou un quelconque dollar ($). Attention, toutefois : n’attendez pas que, de cette façon-là, votre tableur vous fasse automatiquement la conversion !

Je n’ai rien changé aux paramètres (les carottes locales sont bien comptabilisées, de nos jours, en Euro). J’ai cliqué sur le bouton OK.

Fermeture de la boîte de dialogue et retour sur la feuille de calcul.

Le même format monétaire doit être appliqué à d’autres cellules du tableau. En particulier, les cellules contigües de la cellule active (B2 : G2).

Nous savons qu’il existe un outil parfaitement adapté à la duplication de mise en forme : le pinceau (voir support).

La bonne nouvelle - comme on dit aux USA - c’est que l’outil pinceau permet non seulement de dupliquer la mise en forme d’une cellule, mais également son format. Cela signifie qu’avec cet outil que vais pouvoir reproduire les propriétés de la cellule B3 (format et mise en forme) sur d’autres cellules.

Même si pour l’instant, rien ne distingue le format monétaire par défaut (le bouton de la barre d’outil) de celui qui est appliqué en B3, je garde la logique suivante : si l’affichage d’une cellule me convient, je vais en priorité essayer de l’appliquer sur d’autres cellules avec l’outil pinceau (imaginons qu’en plus du format monétaire, la taille, la graisse et la couleur soit modifiés en B3 : quel gain de temps).

Après avoir double-cliqué sur cet outil…

… j’applique à l’aide du pinceau le format de B3 sur le groupe de cellules à traiter.

Simple vérification : alors que je garde le sélection du groupe de cellules, si je retourne par le menu « Format / Cellules.. », je constate que le format monétaire a été appliqué.

Il me suffit de taper les valeurs qui s’affichent automatiquement avec le bon format :

Je clique ensuite en G4 afin de taper la valeur suivante : « 25900 ». Je valide (tout en restant sur la cellule active) .

Il est nettement plus confortable, pour la lecture, de présenter des nombres dont les milliers sont visuellement séparés des centaines par un espace.

Pour cela, je retourne dans le menu « Format Cellule » afin d’appliquer le réglage suivant : un clic sur la case « Séparateur de milliers »…

… afin d’obtenir l’espace sur les nombres entre les centaines et les milliers.

Là encore, une fois validée cette boîte de dialogue, j’applique la duplication de mise en forme sur les autres cellules de la ligne :

Il me reste à saisir les valeurs, sur lesquelles apparaissent automatiquement le séparateur de millier.

Donc, récapitulatif : format date, format monétaire, format nombre avec séparateur de milliers...

Vous avez eu un aperçu de ce que signifie la notion de « format de cellule » sur un tableur. Nous nous en tiendrons là, pour l’instant. Retenez donc, en attendant d’en savoir plus, que le menu « Format / Cellule » est un repère très important de votre tableur ; ne serait-ce que pour paramétrer ou vérifier le format de cellule.

Poignée de recopie

Il est temps, à présent, d’aborder plus en détail le paramétrage du format date. Mais avant, je voulais vous montrer une nouvelle fonctionnalité :

Retour sur la ligne supérieure, en B2.

Je pointe la poignée de recopie ; c’est à dire ce petit rectangle noir, placé sur l’angle inférieur droit de la cellule sélectionnée.

Voici un méga-agrandissement qui vous permettra de bien repérer cette petite croix :

Dès que ce symbole apparaît, j’enfonce le bouton de la souris et bloque la main. Tout en gardant la souris sous pression, j’effectue un mouvement vers la droite. Une info-bulle accompagne mon mouvement.

Je continue jusqu’en G2.

Quand je lâche la souris, je constate le résultat suivant : un contenu est automatiquement généré à partir de la cellule d’origine.

Voilà en quoi consiste la fonctionnalité dite de recopie (parfois aussi appelée étirer des cellules).

La recopie est une fonctionnalité très pratique, le problème c’est qu’elle peut s’avérer, parfois, délicate à manier.

En voici la preuve : imaginons que je souhaite modifier le format de date, lequel se présente actuellement sous forme abrégée (« 01/01/08 »), pour le passer « au long », sur le modèle « janvier 2008 ».

Partant de la sélection active, générée par la recopie de la cellule B2, il serait logique d’effectuer la manipulation suivante :

Je clique sur le menu « Format / Cellules… » afin d’accéder aux paramètres me permettant de modifier mon format de date :

Puis je fais défiler l’ascenseur …

… afin de sélectionner l’option qui correspond au format de date souhaité :

Je valide la boîte de dialogue et voici le résultat obtenu :

Le moins que l’on puisse constater, c’est que cela ne va pas du tout !

J’annule les différentes manipulations effectuées (voir support) …

…afin de retrouver le contenu tel qu’il était avant la recopie.

Je vais essayer autre chose : cette fois-ci, je vais modifier le format avant d’effectuer la recopie :

Une fois que le format est modifié en B2, je prends la poignée pour la recopie…

… et de constater que le résultat n’est guère plus satisfaisant :

Cette fois-ci, je sélectionne le groupe « C2 : G2 «  ; autrement dit, je garde la cellule « B2 » car son contenu est correct.

J’appuie sur la touche « Suppr » du clavier ; une boîte de dialogue s’affiche. Je clique sur OK.

Les cellules sont à nouveau disponibles.

Je me place en « C2 », puis je tape « février 2008 »…

… je valide la saisie par Alt+Entrée (CTRL+Entrée sur Excel) afin de rester sur la cellule active.

Je constate, au moins que le format a été respecté. C’est un bon début.

Il me reste à sélectionner le groupe de cellule « B2 : C2 »…

… puis à partir de ce groupe, d’étirer.

Voilà donc la bonne méthode pour étirer un groupe de cellules tout en appliquant un format personnalisé.

Ah oui, j’oubliais : il faut enregistrer !

Voilà pour les formats et la recopie.

Normalement avez, compte tenu de ce que nous avons vu toutes les connaissances pour sortir correctement ce modèle :

Quelques précisions, toutefois :

- le titre « Le primeur parisien » est inséré dans l’en-tête de page.

- le pied de page comporte (de gauche à droite) : le numéro de page, la date, le nom du fichier. Toutes ces informations sont insérées sous forme de champs ; cela veut dire que vous n’avez pas à les taper « en dur » mais qu’il existe des boutons qui génèrent automatiquement l’insertion de la « numérotation de page », de la « date d’édition » et du « nom de fichier ».

Prochaine étape : les formules.

 

Exo "Carottes" version Calc

 
 

Exo "Carottes" version PDF

 
 

Exo "Carottes" version Excel

 

 

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