Lilapuce
 

supports (mardi 30 octobre 2012)

Les listes sur Word

Ce support fait référence à l’exercice « Langue de veau biaisée ». Puisqu’il est essentiellement question ici des listes, vous ne trouverez pas, sur cette page, d’explications détaillées concernant d’autres aspects de la mise en forme du texte (notamment, le titre et les encadrés). Pour plus de précisions au sujet des options de mise en forme de chacune des parties du texte de l’exercice, reportez-vous aux consignes de l’exercice., lesquelles vous conduiront à tous les supports adaptés.

Listes numérotées

Je sélectionne le deuxième paragraphe

Je clique sur le bouton « Numérotation » :

Word insère donc automatiquement un chiffre devant l’item (élément) de la liste.

Cela permet de corriger automatiquement la numérotation au cas où l’on devrait, par exemple, ajouter un autre item placé au-dessus.

Je souhaite modifier l’apparence de la liste. Pour cela, je passe par le menu « Format / Puces et numéros » :

Je clique sur l’option avec une parenthèse fermante :

Je valide par « OK ».

En cliquant du bouton droit de la souris puis en sélectionnant « paragraphe »...

… je peux vérifier et modifier les valeurs de retrait et d’espacement.

Il y a ici un paramètre qui n’a été présenté que de façon assez superficielle sur un précédent support : le retrait négatif de la première ligne de 0,63 cm.

Il est encore trop tôt pour fournir toutes les explications à ce sujet mais, un peu de patience, nous allons bientôt y arriver.

La mise en forme de la liste numérotée me convient. Je décide donc d’utiliser l’outil pinceau afin d’appliquer cette mise en forme au deuxième item de la liste :

J’applique l’outil sur ce paragraphe :

Remarquez que la numérotation s’est automatiquement appliquée.

Nous en avons fini avec la liste numérotée.

Liste à puces

Je sélectionne la portion de texte suivante :

Puis je clique, cette fois-ci, sur le bouton « Puces » :

Word applique alors un format de puces parmi d’autres - les flèches - (en fait, le programme reprend le dernier format de puces utilisé) :

Pour modifier l’apparence des puces, je clique à nouveau sur le menu « Format / Puces et numéros » :

Puis je choisis les puces de type « cercle » :

Je valide...

… et j’appelle à nouveau les options de mise en forme de paragraphe (par exemple par un clic droit de la souris).

Dans la mesure où la consigne de l’exercice indique toutes les valeurs de retrait et d’espacement, il est facile d’apporter les modifications directement dans les champs (voir ci-dessous).

Il est très probable que si vous vous retrouvez dans une situation similaire vous n’avez pas à votre disposition des consignes qui vous indiquent, tel que sur l’exercice, les valeurs de retrait à appliquer. Il faudra vous débrouiller, en modifiant les paramètres de façon plus ou moins improvisée ; j’espère que ce support vous y aidera, car nous allons expérimenter plusieurs méthodes pour prendre en main cet aspect délicat de l’interface de Word.

Si vous ne deviez retenir qu’une méthode pour paramétrer les différents retraits de vos listes, je vous recommande de privilégier la boîte de dialogue de format de paragraphe (voir support) .

Nous verrons, même que, dans bien des cas, l’usage des champs de saisie de cette boîte de dialogue représente la méthode la plus pratique et la plus fiable pour comprendre comment fonctionnent ces réglages et comment y venir à bout (car ce n’est pas tout à fait aussi simple que cela en a l’air).

Après avoir modifié la valeur de retrait, on peut constater que les puces se sont bien alignées sur le titre mais, par contre, les items proprement dits (le texte) sont restés à leurs places d’origine.

Cela est dû au fait que Word génère automatiquement les listes avec des tabulations. Nous aurons l’occasion de revenir en détail sur ce sujet mais, en attendant, voici comment nous allons résoudre le problème :

- il est important de conserver l’intégralité de la liste sélectionnée, de sorte que les modifications s’appliquent à tous les items.

- je pointe ce petit symbole en forme de L, placé dans la règle,

- je maintiens le bouton de la souris enfoncée dessus, ce qui fait apparaître une ligne pointillée...

- puis je glisse le taquet (tel est le nom donné à cet objet, en forme de L) sur la page ; ce qui le fait disparaître de la règle...

- dès que je lâche le bouton de la souris (sans cliquer sur la page), la liste se repositionne avec un espace raisonnable entre puces et textes. En fait, le texte s’est aligné sur le curseur placé dans la règle (nous y reviendrons un peu plus bas, sur ce curseur).

Retrait négatif de la première ligne

Passons, à présent, à une autre forme de liste.

Pour cela je sélectionne cette portion de texte :

Et j’applique à nouveau le format « Puces », tel que nous l’avons fait précédemment.

En toutes logiques, Word reprend le dernier format de puces utilisé (les cercles). Notez, toutefois, que la valeur de retrait que j’avais paramétrée n’est pas appliquée pour cette seconde liste.

Manque de chance, ce n’est ce format - avec des puces de type « cercle » - qu’il vaut appliquer ici.

Pour corriger, je clique à nouveau du bouton droit de la souris (menu contextuel) pour choisir l’option « Puces et numéros » :

Je choisis, cette fois-ci, les flèches et je valide par « OK ».

Observez, à présent, le curseur placé sur la règle. Il existe sur ce site un support spécifique à propos du curseur de retrait de Word, je vous recommande de vous y reporter pour avoir plus de précision à ce sujet.

Pour l’heure, nous nous contenterons de suivre pas à pas les manipulations suivantes pour régler un cas particulier : la valeur de retrait d’une liste et, en particulier, le retrait négatif de la première ligne.

- je pointe la partie inférieure du curseur, le rectangle...

- observez le taquet de tabulation, ainsi que la ligne pointillée dès que je maintiens la souris sur ce dernier.

- cette fois-ci, je me débarrasse de ce taquet avant de modifier la valeur de retrait ; en règle générale, il est préférable de supprimer le taquet de tabulation d’une liste si l’on souhaite régler une autre valeur de retrait que celle appliquée par défaut par Word (ce que nous allons faire, ci-après). Je glisse donc ce curseur sur la page en prenant garde de ne pas cliquer sur le document.

- je pointe, à nouveau la partie inférieure du curseur - le rectangle - et, tout en maintenant le bouton enfoncé, je glisse vers la droite pour placer le curseur à proximité de la valeur « 2 » de la règle. Vous observerez certainement qu’il est impossible de placer précisément le curseur à n’importe quelle position de la règle. Celui-ci semble comme aimanté vers une position que l’utilisateur ne peut contrôler au millimètre près. Autre observation importante : le curseur qui se compose de deux parties (un triangle en haut, et un rectangle-triangle, en bas) se déplace dans son intégralité si on le sélectionne par le rectangle.

Après avoir lâché la souris, la liste se replace par rapport à la nouvelle position du curseur, dans la règle.

Vous venez de voir l’autre façon de modifier la valeur de retrait d’une liste. Tout à l’heure nous étions passés par le menu de paragraphe, cette fois-ci nous l’avons fait à la main, à l’aide de la forme rectangulaire du curseur de retrait.

Observez, maintenant, la position précise des puces (en forme de flèche) par rapport à celle du texte du paragraphe précédent. Vous constatez que tout cela n’est pas parfaitement aligné ; les puces sont légèrement décalées à la droite de la première lettre « S » du texte placé au-dessus.

Il serait peut-être préférable de corriger cela mais, nous l’avons constaté lorsque nous avons déplacé le curseur manuellement : Word ne nous permet pas beaucoup de précision lorsqu’il est nécessaire de régler des position à la main sur la règle (ceci vaut d’ailleurs également pour les taquets de tabulation).

Voilà pourquoi il est nécessaire, dans notre cas, de retourner dans la boîte de dialogue « Format de Paragraphe » afin de vérifier - et de modifier - les valeurs de retrait :

La boîte de dialogue indique les valeurs suivantes :

- retrait global : 1,37 cm

- retrait négatif de la première ligne : 0,63 cm

Rapide calcul : en additionnant ces deux valeurs, on obtient bien 2 cm, soit la position sur laquelle nous avons déplacé le curseur de retrait sur la règle.

Oui, le chiffre est rond mais le résultat, bancal.

S’il nous faut corriger cela, il n’y aura pas d’autres solutions que remplacer la valeur de retrait global de la liste :

- 1,27 cm

Pourquoi 1,27 cm ?

Tout simplement parce que le retrait était trop important. Je l’ai donc réduit légèrement d’un poil, d’un pouillème, d’un pouilla, voire d’un millimètre. C’est comme lorsque je prépare de la ratatouille : si je trouve que ce n’est pas assez salé, j’en remets un p’tit coup. Je sais que j’aurai pu vous indiquer que « compte tenu de la valeur de retrait du paragraphe du dessus, il suffisait de … », mais ce n’est pas comme cela que je m’y suis pris - dans le cas présent - pour régler mon affaire, et comme j’ai appris que ce n’est pas beau de mentir...

Tiens, pendant qu’on y est : si vous arrivez à corriger cette valeur autrement que par la boîte de dialogue « Format » ; s’il vous est possible de déplacer à la main le curseur pour le positionner exactement à 1,27 cm... alors, là : bravo ; vous êtes vraiment un super crack de la bureautique, vous méritez, au moins, une médaille, si ce n’est une inscription au trucmuche-machin’s book des records.

Quant à nous, simples usagers de traitement de texte, s’il nous arrive de devoir affiner une position de retrait ou d’espacement au millimètre près, le recours à cette salutaire boîte de dialogue « Format de paragraphe » semble bien la méthode la plus adaptée à notre indécrottable impatience.

J’en profite, d’ailleurs pour corriger la valeur d’espacement « Après » : 6 pts (voir ci-dessus). Je valide la boîte de dialogue et je constate qu’après cette modification, ma liste à puce est correctement alignée sur le « S » du paragraphe précédent.

Retrait de première ligne

Pour la suite de l’explication, je vais encore apporter quelques modifications ; notamment, le retrait de première ligne. Mais, cette fois-ci, afin de pouvoir comparer le résultat des corrections apportées, ces dernières ne seront appliquées que sur un seul item de la liste.

Je vais donc déselectionner la liste et cliquer sur l’un des items ; par exemple celui qui commence par « Jettez les matières grasses... »

Il est préférable que le point d’insertion clignote librement - sans aucune sélection - à n’importe quel niveau du paragraphe, car comme nous allons modifier le « format de paragraphe », le réglage s’appliquera au paragraphe entier sur lequel est placé le point d’insertion.

Après quoi, j’appelle, donc, à nouveau, le format de paragraphe :

Voilà la méthode la plus directe pour expliquer à quoi correspond la valeur négative de retrait de première ligne : j’avais une valeur négative de 0,63 cm, laquelle avait été appliquée par Word, par défaut, avec la liste à puces ; eh, bien je supprime cette option pour la remplacer par « Retrait de 1ére ligne : Aucun » :

Je valide la boîte de dialogue pour observer le résultat :

En supprimant le retrait négatif de la première ligne je repositionne toutes les lignes de l’item sous la puce de la première ligne. Autrement dit, j’applique à toutes les lignes la valeur global du retrait (1,27 cm).

Cela signifie que lorsque vous paramétrez un retrait négatif de première ligne, le retrait s’applique à tout votre paragraphe, à l’exception de la première ligne. Dans le cas présent - sur les autre items que celui sur lequel nous venons d’apporter la modification - ce retrait (négatif) de première ligne vient s’ajouter au retrait global (position de la puce) ; d’où l’alignement du texte qui correspond au positionnement du curseur placé à 1,9 cm, sur la règle (1,27 cm de retrait global + 0,63 cm, retrait négatif de la première ligne).

Observez, également, dans le cas présent, qu’un nouvel espace horizontal s’est intercalé entre la puce et le texte de la première ligne. Pour réduire cet espace, il faudrait ajouter un taquet de tabulation ; ce qui nous amènerait loin de notre sujet, parce que, dans le cas présent, s’il fallait aligner la première lettre (« J ») sur la position du « P » de la ligne précédente, nous n’aurions d’autre solution que de rentrer dans la boîte de dialogue « tabulation » : là encore, le réglage manuel en cliquant dans la règle manque cruellement de précision. Nous laisserons donc cela de côté, pour l’instant, en observant que Word applique automatiquement, dans les listes, des valeurs d’espaces entre puce et texte à l’aide d’une combinaison « Retrait de première ligne + Tabulation automatique » et que, d’une part, cette valeur est variable en fonction du type de puce choisi et, d’autre part, la modification de la valeur de cet espace est loin d’être intuitive (un authentique bricolage, sur lequel j’observe depuis longtemps nombre d’utilisateurs s’arracher les cheveux).

Autre conséquence logique, mais qu’il faut toutefois préciser, concernant le retrait de première ligne : on ne peut évaluer ce paramètre qu’à partir du moment où l’item (ou le paragraphe) comporte plusieurs lignes (tel que dans le cas présent, contrairement à la première liste de notre exemple).

Concrètement et, en guise de conclusion, la seule situation où vous serez conduits à traiter des retraits négatifs de première ligne, concerne le réglage des listes, afin d’aligner le texte de la deuxième ligne et suivantes par rapport à la position de la puce :

- soit le texte doit être placé à l’aplomb de la puce et il vous faudra, alors, sélectionner l’option : Sans retrait de la première ligne.

- soit la deuxième lignes et les suivantes sont décalées (à droite) par rapport à la position de la puce, c’est le réglage par défaut appliqué par Word aux listes ; si vous trouvez que la valeur du décalage est trop important ou trop faible, vous devrez alors modifier la valeur de retrait négatif de première ligne.

Pour compléter le sujet « retrait négatif de première ligne », je vous recommande de consulter ce support.

J’annule la dernière opération : c’est la solution la plus rapide et la plus sûre pour rétablir, immédiatement après les avoir modifiées, les valeurs de retrait identique aux autres items :

Observons, à présent comment il est possible d’utiliser le curseur de retrait, en particulier, les deux parties concernant le retrait de première ligne :

Pointez donc le triangle supérieur et glissez-le vers la droite pour essayer de le positionner juste au dessus de la partie inférieure :

Vous constaterez, là encore, que le programme refuse de vous obéir : impossible d’aligner exactement la partie supérieure (retrait de la première ligne) du curseur sur les autres parties (en dessous).

Pour modifier ceci, à l’aide du curseur, il vous faudra obligatoirement utiliser la partie « Retrait négatif » du curseur, c’est à dire le triangle du bas :

Glissez ce dernier légèrement vers la droite...

… et vous constaterez que tout s’alignera alors parfaitement.

Autre constat, cette partie du curseur se déplace donc avec le rectangle (retrait global) mais ne modifie pas la position du retrait de première ligne, le triangle placé en haut. C’est logique(si l’on peut dire) puisque, comme nous l’avons constaté tout à l’heure, le retrait négatif de première ligne correspond en réalité au retrait appliqué à la globalité du paragraphe sans la première ligne...

Peut-être, qu’à ce moment-ci, vous serez saisi d’une imparable envie de rétablir la position de cet item récalcitrant, en sorte qu’il revienne aligné comme les autres.

Et peut-être, même, que vous serez tenté, dans le mouvement, de continuer à modifier cela à la souris.

Alors dans ce cas, attention : c’est bien le curseur de retrait de première ligne - le triangle du haut - qu’il faudra saisir pour le glisser vers la gauche.

C’est bien cela : rappelez-vous que la partie supérieure du curseur est indépendante des deux autres (contrairement au rectangle, qui règle le retrait global du paragraphe).

En attendant, un regard attentif aura vite fait de remarquer que, malgré toute votre bonne volonté, vous n’êtes pas exactement parvenu au résultat escompté. Ne me dites pas que vous avez enduré tout cela pour vous contenter de ceci car, autant le reconnaître immédiatement, votre affaire n’est pas alignée :

La meilleure preuve : il suffit, encore et toujours, de passer par le format de paragraphe pour constater les dégâts :

Mais heureusement, c’est également par là que vous pourrez les corriger le plus simplement :

Validez, appréciez :

Moralité de l’histoire : utilisez le curseur pour définir un alignement personnalisé si vous avez la totalité de la liste sélectionnée, mais passez par la boîte de dialogue « Format paragraphe » s’il s’agit de répliquer une valeur de retrait particulière d’un item à un autre, ou d’une liste à une autre.

Autre solution (plus ou moins aléatoire, toutefois) : l’outil pinceau.

Recommencer la liste

Sélectionnez la première liste (celle qui commence par « Faire dégorger ») puis annulez la mise en forme en cliquant sur le bouton « Puces »

Votre sélection est transformée en une simple succession de paragraphes, sans aucun retrait :

Cliquez ensuite sur « Numéros » pour appliquer un format de liste ordonnée :

Voici le résultat qui vous sera proposé ; la précédente liste sera prolongée, alors vous souhaiteriez peut-être en commencer une nouvelle :

Pour cela, faites un clic droit sur votre sélection puis cliquez sur « Recommencer la numérotation » ; la même option est aussi disponible en cliquant sur la petite icône en forme d’éclair qui apparaît ci-dessous à gauche de la liste :

Remarquez qu’il est également possible d’accéder à cette option depuis la boîte de dialogue « Puces et numéros » :

Bref voici le résultat :

Remarque  : il vous faudra impérativement utiliser des styles de titres si vous voulez que la numérotation s’imbrique, pour obtenir, par exemple, un résultat de ce type :

Nous reverrons ceci quand il sera question des styles, le gros pavé de notre atelier traitement de texte.

Personnaliser l’apparence des puces

Il est possible de remplacer les puces proposées par Word par n’importe quelle image ou encore par un caractère.

Par soucis de cohérence avec le présent tuto, sélectionnez la seconde liste à puces (celle qui comporte des items avec plusieurs lignes).

Faites un clic droit de la souris sur votre sélection afin de récupérer la boîte de dialogue « Puces et numéros ».

De là, cliquez sur le bouton « Personnaliser » :

Une autre boîte de dialogue s’affiche encore à l’écran.

Word met à disposition une multitude de variantes de puces, sous la forme de petites vignettes-images. Pour y accéder, cliquez à ce niveau de l’interface, sur le bouton « Image... » ; de même, si vous avez stocké une (petite) image sur votre ordinateur qui pourrait faire office de puce personnalisée, le même bouton « Image... » vous permettra de les incorporer à votre liste (via un bouton « Importer »).

Par ailleurs, vous pouvez remplacer les puces prédéfinies par un caractère (lettre, signe de ponctuation, symbole) ; ce que nous allons observer en cliquant sur le bouton « Caractère » :

Le programme affiche alors à l’écran la table de caractères spéciaux (voir à ce sujet, l’exo du même nom pour tableur).

Il vous suffira alors de sélectionner, dans un premier temps, une police de caractères ; ci-dessous, j’ai choisi « Windgings », l’une des polices systèmes permettant d’insérer des petits symboles.

Puis ensuite de cliquer sur l’une des vignettes proposée, qui apparaîtra en surbrillance bleue :

Cliquez une première fois sur « OK » pour fermer la table de caractères puis valider, par le même procédé, la boîte de dialogue « Personnaliser la liste à puces » :

Avec les puces personnalisées :

C’est tout pour aujourd’hui.


 

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