Lilapuce
 

exercices (mardi 29 juin 2010)

Révision (Word)

Vous êtes en présence d’un tuto concernant Word . Vous recherchez « l’équivalent OpenOffice Writer » ? Alors c’est par ici.

Le document de travail utilisé sur cette page est le même que celui du support concernant l’insertion et la correction automatique. Je rappelle qu’il s’agit d’un texte de loi, téléchargé (légalement) sur Légifrance.

Vous savez que Word signale les fautes d’orthographe et qu’il vous assiste pour les corriger.

Vous n’ignorez, désormais, plus rien des corrections automatiques.

Connaissez-vous la fonctionnalité dite de « Révision » ou de « Suivi des modifications » ?

Si votre réponse est positive, mais que vous voulez en profiter pour approfondir le sujet, alors n’hésitez pas à consulter directement la mise en situation, un peu plus bas. J’espère que cela vous sera profitable.

Si, par contre, les termes « Révision » et « Suivi des modifications » (en bureautique) ne vous évoquent strictement rien et que vous souhaitez en savoir plus à ce sujet, je pense qu’il serait préférable de commencer par une petite explication générale :

« Révision » ou « Suivi des modifications » : à quoi cela sert-il ?

En activant la fonctionnalité « Suivi des modifications » (nous verrons plus loin comment procéder), vous demandez à votre traitement de texte de ne plus se comporter de façon habituelle : vos corrections ne remplacent pas le contenu du texte original ; elles s’y superposent.

Les mots supprimés sont indiqués en marge du texte. Les ajouts s’affichent en rouge.

Le document ressemble un peu à un devoir d’écolier corrigé par un professeur.

Au-delà de l’apparence quelque peu insolite, cela permet d’obtenir quelque chose d’essentiel : tant que le suivi des modifications est activé, il est possible de valider ou de refuser chacune des corrections apportées au texte.

Le mode « Révision » est donc plus une technique de travail sur le contenu du texte qu’une fonctionnalité de mise en forme, comparable, par exemple, aux tabulations ou aux styles (même s’il est possible, en « Suivi des modifications », d’appliquer toutes les fonctionnalités ordinaires du traitement de texte).

Le mode « Révision » peut s’avérer, par exemple, fort utile dans le cas d’un travail « collaboratif », quand plusieurs personnes doivent relire et corriger le même texte, voire, le « rédiger collectivement ».

Pour illustre notre propos, prenons un cas type de déroulement, étape par étape, de « Suivi de modifications » :

- Un premier rédacteur termine un texte. Il active le « Suivi des modifications » et enregistre son document.

- Le fichier est ensuite communiqué à d’autres rédacteurs ou correcteurs. L’une après l’autre, chacune de ces personnes apporte des modifications : ajouts, suppressions, annotations, corrections de mise en forme, etc.

- Toutes les étapes de « révision » sont conservées : non seulement le texte original, mais, également les corrections successives, ainsi que le nom du « correcteur » ayant apporté chaque modification.

- Les modifications sont ensuite validées ou de rejetées (en bloc ou au « cas par cas ») afin d’obtenir le texte « finalisé ».

- En général (mais rien ne l’oblige), une fois que le texte est considéré comme définitif, on quitte le mode « Révision » en désactivant le suivi des modifications. Les corrections s’intègrent, alors, à nouveau comme dans n’importe quel document Word ordinaire.

Voilà pour ce qu’il en est du principe général.

Dernière précision : allez savoir pourquoi, Microsoft a décidé de rebaptiser sa « Révision » en « Suivi des modifications » à partir d’Office 2003, tout en conservant une barre d’outils « Révision ». Et comme si cela ne suffisait pas, dans la version 2007 de Word, on retrouve une rubrique générale « Révision », donnant accès à une sous-rubrique « Modifications ».

Bref, on frise l’embrouille. Dans ces conditions, il est normal que l’on se demande s’il existe une différence entre ces deux expressions.

Voici ma suggestion à ce propos :

Je préféré utiliser l’appellation « Révision » pour désigner la logique de travail, de façon générale, alors que « Suivi des modifications » s’appliquerait plutôt à sa mise en action ; sachant, que, dans la pratique, les deux expressions correspondent, à peu de chose près, à la même fonctionnalité.

Activer le suivi des modifications

Voici une des méthodes permettant d’activer (sur Office2003) le mode « Révision » : passez par le menu « Outils/Suivi des modifications » :

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Deux choses importantes doivent être signalées. Elles vous indiquent que vous êtes effectivement passé en mode « Suivi des modifications », :

- En haut de l’écran : la barre d’outils « Révision » s’est ajoutée à la fenêtre de Word. Remarquez que l’un des boutons est activé (en surbrillance orange).

- En bas de la fenêtre : dans la barre d’état, l’inscription « REV »

Ceci demande une petite explication qui nous fera quitter, quelques instants, notre document de travail.

Il faut savoir que la barre d’outils « Révision » peut être appelée, comme n’importe quelle barre d’outils de Word.

Par exemple, sur cet autre fichier (ordinaire), je clique sur le menu « Affichage/Barre d’outils » pour sélectionner « Révision » :

Remarquez que, sur ce second document, contrairement au premier, aucun bouton de la barre d’outils « Révision » n’est activé (en surbrillance) :

Si je survole ce bouton-ci, une info-bulle m’indique qu’il s’agit du « Suivi des modifications » :

En cliquant dessus, je bascule donc logiquement en mode « Suivi des modifications ».

Je constate que :

- Le bouton cliqué reste bien activé (surbrillance orange)

- La mention « RFP » est visible dans la barre d’état.

Nous voilà désormais en situation en tous points identique à celle que nous avions observée sur notre premier document de travail, après être passé par le menu « Outils/Suivi des modifications ».

Vous connaissez donc deux méthodes différentes permettant d’activer le suivi des modifications :

- Menu « Outils/Suivi des modifications »

- Menu « Affichage/Barre d’outils/Révision » + clic sur le bouton « Suivi des modifications »

Par la même occasion, vous savez aussi comment désactiver le suivi des modifications, afin de vous retrouver en mode travail « ordinaire » : il suffit de cliquer à nouveau sur le bouton « Suivi des modifications », depuis la barre d’outils (nous y reviendrons).

Mise en pratique du suivi des modifications

Revenons sur notre (premier) document de travail, alias « Hadopi », sur lequel est donc activé le « Suivi des modifications ».

Je sélectionne le paragraphe suivant...

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… puis j’appuie sur la touche « Suppr » du clavier.

Le texte disparaît mais un encadré, placé en marge, signale qu’à cet emplacement on a effectué une suppression.

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Je me place, plus haut, sur un autre paragraphe et j’ajoute un mot : ce dernier s’affiche en rouge souligné.

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Nous venons donc de voir la suppression et l’insertion.

Synthèse logique de ces deux types de correction, le remplacement s’affiche de la façon suivante : le mot est inséré dans le texte en rouge (et souligné) ; un encadré, placé en marge indique le mot supprimé.

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Si je pointe – sans cliquer – sur la correction, le programme affiche alors une info-bulle permettant de conserver la « traçabilité » de la modification : le nom du « correcteur », la date et la nature précise de la modification.

Imaginons, par exemple, que le rédacteur-correcteur insère une modification, comportant une faute d’orthographe :

À condition qu’il s’agisse bien de la même personne, sur le même poste, et lors de la même session de travail, ce rédacteur-correcteur pourra alors corriger sa faute, à l’aide du menu contextuel...

… sans qu’il en soit conservé une quelconque trace :

Voyons, à présent, ce qui se passe si l’on clique du bouton droit de la souris sur une modification qui ne comporte pas de faute d’orthographe (par exemple, le remplacement d’un mot par un autre).

Le menu contextuel s’adapte à la situation particulière du« Suivi des modifications » en proposant notamment les options suivantes :

- Accepter l’insertion

- Refuser l’insertion.

- Suivi des modifications (en fait : activer ou désactiver le « Suivi des modifications », si le bouton apparaît ou non en surbrillance).

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Il suffira donc de sélectionner la première proposition...

Pour que la modification s’applique :

Remarquez que l’encadré, par contre, est resté. C’est tout à fait normal.

Il est possible que le rédacteur, avec ce « remplacement » de mot, a eu l’impression de n’effectuer une seule procédure : saisie du nouveau mot après sélection de l’ancien.

Par contre, pour le traitement de texte, la modifications s’est bien décomposée en deux étapes : d’abord, la suppression de l’ancien mot, puis, ensuite, l’insertion d’un nouveau.

Le « Suivi des modifications » s’opère comme une remontée dans le temps ; il est donc logique qu’après avoir validé la modification la plus récente (l’insertion du nouveau mot) il faille ensuite traiter la suppression (de l’ancien mot).

Un nouveau clic droit – cette fois-ci, sur l’encadré – permettra de confirmer...

… également cette modification :

La barre d’outils : passer automatiquement d’une modification à l’autre

De façon comparable avec la méthode « au cas par cas » que nous avions vue pour l’assistant correction d’orthographe, le clic droit permet de passer en revue chacune des modifications apportées en mode « Révision ».

Une telle manipulation peut s’avérer assez laborieuse sur un long texte, comportant de nombreuses modifications.

C’est peut-être dans cette situation là que la barre d’outils peut nous aider : si je clique sur le bouton « Suivant »...

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… le programme sélectionne tout seul la « prochaine modification » :

Attention : il s’agit de la « prochaine modification », par rapport à la position du point d’insertion.

De même, vous pouvez revenir, de modification en modification, vers le début de votre texte par le bouton « Précédent » :

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Puisque nous en sommes à observer la barre d’outils, vous remarquerez qu’un bouton permet également...

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… de valider la modification sélectionnée ; ou, plus bas, dans le même menu, d’accepter d’un seul coup toutes modifications :

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Et que celui-ci, au contraire, vous donne la possibilité de refuser la modification sélectionnée, ou plus bas, de refuser d’un seul coup, toutes les modifications :

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Je comprends l’utilité de ce bouton s’il faut accepter ou refuser toutes les modifications d’un seul coup, mais pourquoi ne pas cliquer du bouton droit s’il faut les valider au cas par cas ?

Tout simplement parce que si vous faites appel à la barre d’outils pour sélectionner automatiquement vos modifications (ce qui est quand même plus commode que de cliquer les unes après les autres), il est beaucoup plus pratique de cliquer, ensuite, en restant dans la même zone de l’écran pour valider ou refuser la modification sélectionnée.

De plus, comme vous devez cliquer sur l’un des deux boutons distincts (pour valider ou refuser), les risque d’erreur de manipulation sont plus limités qu’avec le clic droit (où toutes les options sont alignées les une en dessous des autres dans un même menu ).

En bref, je vous conseille vraiment de passer par la barre d’outils pour « réviser » un texte comportant de nombreuses modifications.

Pour compléter le sujet, concernant l’ergonomie du mode « Révisions », il existe encore une troisième solution, complémentaire, permettant d’afficher un « Volet révision ».

Cliquez sur ce bouton :

Le « Volet révision » s’affiche en bas de le fenêtre :

Ce qui vous permettra d’avoir peut-être une vue plus synthétique de chacune des modifications apportées dans le texte (nature de la modification, auteur, date), sans pour autant perdre le fil de la lecture.

Dans ce volet chacune des modifications s’active au gré des clic sur les boutons « suivant » et « précédent » de la barre d’outils.

Vous pourrez même, si vous y tenez absolument, cliquez directement du bouton droit de la souris pour accepter ou refuser la modification sélectionnée :

Commentaires

Lorsque nous avons présenté le bouton « Refusé », vous avez certainement remarqué qu’il était question de « supprimer les commentaires » :

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Pour savoir à quoi correspond un « commentaire » dans le contexte de la « Révision », on peut, par exemple, refuser une modification de type « remplacement d’un mot par un autre » :

Le « commentaire » – c’est à dire, ce que j’ai appelé jusqu’à présent un « encadré » – disparaît de la page.

Vous remarquerez, par contre, que les deux expressions – le mot « remplacé » et le mot « remplaçant » – figurent désormais côte à côte :

Poursuivant la logique selon laquelle cette modification doit être refusée, il suffit de cliquer sur le bouton « Suivant », afin de sélectionner le mot « remplaçant »...

Puis cliquer sur le bouton ad hoc

… afin de refuser à nouveau cette modification

Nous venons donc de voir que, dans le cas d’un « remplacement » ou d’une suppression, le « commentaire » correspond à l’encadré placé en marge.

Vous pouvez également insérer directement un commentaire, sans apporter la moindre modification au texte original.

Cliquez sur ce bouton :

Le programme ajoute alors un encadré, placé en marge de la position du point d’insertion.

Il suffit de tapez son commentaire pour qu’il s’ajoute à cet encadré :

Et le commentaire pourra être lu de façon plus lisible en passant la souris sur la partie du texte surlignée en rose.

Modification de mise en forme

Autre type de modification particulière : la mise en forme, sans toucher au contenu :

Je décide , par exemple, de passer ce paragraphe en gras :

Cette modification sera indiquée de la façon suivante :

Travail collaboratif

Imaginons, maintenant, que le même texte passe dans les mains d’une autre personne.

Si le mode « Révision » n’a pas été désactivé à l’enregistrement du fichier, après les premières modifications, ce deuxième rédacteur-correcteur pourra à son tour apporter ses propres modifications et voici comment elles apparaîtront :

Voici ce qui se produira, par exemple, si ce M. Totoche souhaite répondre au premier commentaire (par l’intermédiaire du bouton idoine de la barre d’outils) :

Et nous comprendrons peut-être mieux l’intérêt du « Volet révision » lorsque nous avons affaire à un texte « à plusieurs mains » :

« REV » dans la barre d’état

Non, il ne s’agit pas de l’extrait d’un poème de Maïakovski.

Je vous avais déjà signalé que, lorsque vous activez le « Suivi des modifications », deux indices visuels devait attirer votre attention :

- Le bouton « Suivi des modifications », dans la barre d’outils.

- La mention « REV » dans la barre d’état, en bas de la fenêtre du programme.

Il me semble important de conclure ce tuto en évoquant à nouveau ce deuxième indice.

Il peut arriver, en effet, que faisant suite à une manipulation incontrôlée (si, si cela arrive à tout le monde), vous vous retrouviez subitement en mode « Révision » alors que vous n’aviez rien demandé.

Voici ce qui s’est peut-être produit : vous avez pointé à cet endroit, où apparaît la mention « REV », mais en gris...

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… et il suffit de double cliquer dessus pour activer la fonctionnalité. La mention s’affiche alors en noir :

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Comme, dans ces cas-là, en général, vous n’avez aucune raison d’afficher la barre d’outils « Révision », le moyen le plus simple de quitter le « Suivi des modification » consiste à double-cliquer à nouveau sur la mention « REV ».

Vous connaissez donc, désormais, la méthode la plus rapide pour activer et quitter le « Suivi des modifications ».

Et nous en resterons là.


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