Lilapuce
 

supports (mercredi 14 janvier 2015)

Formats de fichiers texte

Nous avions vu que grâce à l’explorateur de fichiers (la fenêtre « Mes documents ») il est possible de trier assez facilement le contenu d’un dossier. Cela est surtout intéressant s’il contient un grand nombre de fichiers.

Par exemple, lorsque la fenêtre est paramétrée en affichage Détail, un clic sur l’en-tête de colonne « Type » suffit pour grouper les fichiers selon leur format (voir ci-dessous).

Regardez, on arrive à distinguer les formats de fichier, grâce aux icônes, mais également par les extensions, c’est-à-dire ces trois lettres séparées du nom du fichier par un point ; par exemple : pdf ; psd ; doc

J’avais déjà expliqué assez rapidement en quoi consiste la notion de format en informatique, notamment avec l’exercice « Montagne »).

Sur cette page, nous verrons comment le même texte peut être enregistré dans différents formats. Je vous recommande vivement d’essayer de recommencer, sur votre ordinateur, ce qui est décrit dans ce support.

Retour, donc, sur le dossier « Mes Documents »…

… puis dans le sous-dossier « archives » créé spécialement par notre cobaye plus ou moins virtuel, sherleena….

Mais avant d’aller plus loin, je veux corriger ce qui me semble être une incohérence du système Windows, par rapport à l’affichage des formats de fichiers, justement.

Je vous dois une petite explication :

Regardez bien ci-dessous : voici comment apparaissent par défaut les fichiers dans Windows, en affichage Détail.

Vous constatez que tous les fichiers, ici, ne sont identifiés que par une icône et un nom. C’est tout.

Contrairement à l’image que je vous ai montrée tout à l’heure, aucune extension n’est affichée dans cette fenêtre par défaut. Autrement dit, rien n’indique le format du fichier, si ce n’est l’icône et l’indication portée dans la colonne « Type ».

Par exemple, on voit Epicerie_lamarque et non Epicerie_lamarque.doc

Or nous avions vu, que grâce à l’extension, précisément, il est extrêmement facile d’identifier le format d’un fichier. Par exemple, Papillon_rouge.jpg est, a priori, une image ; Shepp_Hipnosis.mp3, une pièce musicale et Pink_panther.avi, une vidéo, etc.

Ce n’est pas l’extension elle-même « qui fait le format » (image, musique ou vidéo). A titre de comparaison, la plaque d’immatriculation ne détermine pas le lieu de résidence d’un conducteur.

Il est préférable de considérer que l’extension est une sorte de marqueur, créé par le programme lors de l’enregistrement. Par exemple, lorsque vous enregistrez un document avec Word, ce programme encode le texte au « format Word ». L’extension .doc qui apparaît derrière le nom du document n’est que la conséquence de cet encodage informatique. En tous cas, ce marqueur est nécessaire à Windows !

Il n’est pas toujours indispensable, en informatique, que les noms de fichiers soient accompagnés d’une extension.

Sur d’autres systèmes – Mac Os et Linux - la notion d’extension ne correspond à aucune nécessité.

Les utilisateurs de ces systèmes n’ont pas à se soucier de savoir si leurs documents personnels portent ou non une extension. En réalité, l’obligation d’apposer une extension après le nom de fichier, n’a de sens, sur ces systèmes, que pour des raisons de compatibilités avec le monde Windows.

Or, voilà que Windows, se son côté, fait le coquet et décide par défaut de masquer ces extensions… lesquelles sont pourtant encore indispensables sur ce système !

Bref, j’ai eu l’occasion de constater (notamment au Kiosque) que ce « réglage par défaut » est plutôt source de problème qu’autre chose. Le jour où Windows et les sites Web (offres d’emploi, par exemple) accepteront de stocker ou de télécharger des fichiers sans extension, on pourra alors réellement s’affranchir de cette contrainte. En attendant, restons frustres et rustiques et continuons d’afficher les extensions, comme s’il s’agissait d’un antique système DOS !

Donc, pour corriger ce réglage par défaut, je clique sur « Options de dossiers… »

De là apparaît une boîte de dialogue. Je clique sur l’onglet « Affichage ».

Dans la partie inférieure, je sélectionne l’ascenseur (maintien du bouton de la souris)…

… et je glisse vers le bas.

Voilà ! Je tiens l’option fautive.

Regardez : Masquer les extensions des fichiers dont le type est connu est coché.

Pour désactiver ce paramètre (et afficher les extensions), il me faut donc décocher cette option : je clique sur le petit carré, placé à gauche (case à cocher).

Je clique sur le bouton « Appliquer ».

Puis sur OK ; ce qui ferme la boîte de dialogue.

Du coup, le système affiche les extensions (ci-dessous).

Je (admettons, cette fois-ci, que je sois sherleena) souhaite ouvrir le dossier « Archives Word ». Je double-clique sur cet élément.

Puisque nous venons d’ouvrir un dossier, profitons-en pour revoir la logique permettant d’indiquer la localisation d’un dossier particulier dans l’arborescence du système.

Regardez la barre de titre (zone bleue de la fenêtre) et la barre d’adresse (plus bas). Chaque anti-slash (barre inverse : \ ) indique un « niveau d’arborescence » ; c’est-à-dire un dossier.

Je vais créer un dossier dans lequel je vais ranger les exemples de ce support.

Je tape immédiatement le nom de ce nouveau dossier : « formats de fichiers ».

Je valide la saisie de ce nom de dossiers par « Entrée » (clavier).

Je sélectionne le premier fichier de la liste (selon la date) : « La Velue.doc »

Je maintien le bouton de la souris enfoncé et je glisse le curseur vers le bas…

… jusqu’au dossier « Format de fichier ». Une fois arrivé sur ce dossier (sélectionné à son tour), je lâche le bouton de la souris.

J’ai transféré par « glisser –déposer » le fichier dans ce dossier ; regardez, il n’est plus à son emplacement d’origine.

A présent, je souhaite ouvrir ce dossier « format de fichiers » : je double-clique donc sur cette icône.

Je descend encore d’un cran dans l’arborescence : regardez ci-dessus l’adresse :

- C:\ représente le disque dur.

- Documents and Settings pour « les paramètres des utilisateurs du système »

- sherleena  : l’utilisateur

- Mes documents  : le dossier pour ranger les affaires de l’utilisateur ; en l’occurrence, sherleena

- archives  : l’utilisateur (sherleena) a créé ce sous-dossier dans « Mes documents »

- Archives Word  : un sous-dossier de « archives »

- formats de fichiers  : un sous-dossier de « Archives Word ».

Ouf, il était temps qu’on s’arrête. Six niveaux d’arborescence en dessous de « la racine » (le disque dur) … je commençais à m’enfoncer vraiment en profondeur. Le problème c’est que, vu ma logique personnelle de rangement (très désordonnée), plus je range mes affaires méticuleusement, plus je risque d’avoir du mal à les retrouver ! Mais heureusement, sherleena d’une rigueur absolue en matière d’ordonnancement arrivera sans peine à s’y retrouver.

J’ouvre le document en double-cliquant sur l’icône.

Il s’agit d’un document « .doc », donc c’est Word, qui naturellement va se charger de l’édition de ce document.

Je sélectionne le titre du texte. J’ai l’intention de le mettre en forme (voir ce support et celui-ci).

Voilà. J’ai fini. Mon texte est mis en forme (police, couleur, taille).

Grande forme, assurément…

Je clique sur le « Menu Fichier » (attention, c’est bien sur le mot « Fichier » qu’il faut cliquer)

Puis « Enregistrer sous… ». Cela signifie que je souhaite enregistrer une version « mise en forme » de ce texte. Autrement dit, après avoir « enregistré sous… » je conserverai le document original, tel qu’il était avant que je le mette en forme.

Une boîte de dialogue de type « navigateur de fichier » apparaît alors à l’écran (ci-dessous).

Je dois impérativement indiquer à mon système informatique les paramètres de mon enregistrement ; c’est à dire :

- un emplacement dans l’arborescence de l’ordinateur

- un nom de fichier

- un format de fichier

L’emplacement proposé me convient. Je souhaite, en effet, que ce nouveau fichier soit enregistré dans « formats de fichiers », puisque j’ai justement créé ce dossier pour cet exercice.

Je garde le nom du fichier : « La Velue » : attention, il faut toutefois savoir que Windows refusera que deux fichiers portant le même nom et ayant le même format soient stockés à l’intérieur du même dossier.

Précisément, j’ai l’intention d’enregistrer cette version « mise en forme » du texte dans un autre format que l’original (lequel était au format Word : « .doc »). Pour cela, je clique sur la flèche qui est placée à droite du champ « type de fichier » ; cela permet de développer une liste …

… je sélectionne « Format RTF (*.rtf) ». Il s’agit d’un format standard, très largement répandu. Avec ce format, je peux, par exemple, envoyer mon texte par Internet en ayant la certitude qu’il s’affichera avec les mêmes options de mise en forme que celles que j’ai à l’écran.

Il faut savoir, toutefois, que le format RTF (Rich Text FormatFormat de texte enrichi) n’est pas capable de prendre en charge des fonctionnalités plus avancées (champs, macros, dessins, formulaires, etc.) des traitement de textes modernes (OpenOffice, Word, Works, etc.)

Je clique sur cette option, donc, et dès lors, le programme apporte une modification importante :

Dans cet explorateur de fichiers, la mention La Velue.doc, qui se trouvait dans le champ « Nom de fichier » est remplacée par La Velue.rtf.

Je valide en cliquant sur le bouton « Enregistrer ».

Immédiatement, je peux constater dans la barre de titre de la fenêtre que mon nouveau document se nomme bien La Velue.rtf.

Je ferme la fenêtre de Word.

Et je constate, en revenant dans mon explorateur de fichier, la présence de ce deuxième document. Regardez la différence de taille.

Même si vous ne savez pas encore à quoi correspond un octet ou un kilooctet, vous constatez ici que ce texte, format Word, est trois fois plus lourd que dans sa version « mis en forme » au format RTF. C’est précisément les fonctionnalités annexes de Word – celles que ne peut pas prendre en charge le format RTF- qui entraîne cette surcharge.

Je continue.

Cette fois-ci je clique du bouton droit de la souris sur le fichier que je viens de créer. Du coup un menu contextuel apparaît à l’écran (voir support).

Je m’arrête sur l’option « Ouvrir avec ».

Supposons, comme à l’atelier, que l’on ait téléchargé et installé OpenOffice, une suite bureautique libre, sur votre ordinateur (vous auriez tord de vous en priver).

En toute logique, comme ce programme est capable d’éditer le format RTF, il est vous donc proposé parmi la liste d’applications affichées dans ce menu contextuel. Je clique sur « OpenOffice.org »

Ce qui déclenche l’ouverture de ce programme.

Mon document « La Velue.rtf » est donc désormais édité par OpenOffice.org ».

Il s’agit d’une suite bureautique dont l’éditeur de traitement de texte offre des fonctionnalités vraiment très proche de celles de Word.

J’utilise le « Menu Fichier » de ce programme pour activer l’option « Enregistrer sous… » : je m’apprête donc à enregistrer une troisième version de ce texte.

Dans l’explorateur de fichier, j’utilise à nouveau l’option qui me permet de modifier le format : clic sur la flèche, à droite du champ « Type ».

Je sélectionne le format « Text OpenDocument (.odt) et je clique sur le bouton « Enregistrer ».

Je ferme la fenêtre de OpenOffice.

Le troisième document apparaît bien dans la liste. Je constate qu’il est plus lourd que le format RTF mais plus léger que le texte enregistré en « .doc ». Il faut savoir que ce format « .odt » est un format « ouvert », conçu pour favoriser l’interopérabilité entre logiciels bureautiques.

J’ouvre à nouveau ce troisième fichier – La Velue.odt – à partir de cette fenêtre en double-cliquant sur l’icône.

A nouveau, je repasse par le « Menu Fichier / Enregistrer sous… » : je m’apprête à enregistrer une quatrième version de ce texte.

Cette fois-ci, dans la liste, je choisis le format « Texte (.txt) ».

Je clique sur le bouton « Enregistrer »

Une boîte de dialogue s’affiche alors (ci-dessous) pour m’avertir que le « formatage » de ce texte ne pourra pas être conservé avec le format choisi.

Et pour cause : le format « .txt » ne conserve strictement que l’encodage des caractères ; et uniquement cela. Aucune option de mise en forme (police, taille, couleur, etc.) ne pourra être enregistrée avec ce format.

Je ferme à nouveau OpenOffice. Et je retrouve mon explorateur de fichiers, avec ce quatrième fichier, qui est, de loin, le moins lourd de tous.

Je double-clique sur ce fichier…

Et c’est une nouvelle application – Bloc-notes- qui prend en charge l’édition de ce fichier.

Bloc-notes (autrefois appelée Note pad) est fourni avec Windows. Il s’agit d’un éditeur texte conçu pour traiter les « fichiers textes » (sans mise en forme) ; notamment les fichiers enregistrés au format « .txt ».

Comme vous pouvez le constater ci-dessous, il ne reste dans mon texte plus aucune option de mise en forme.

Je ferme le Bloc-notes et je double-clique sur le fichier « La Velue.odt » ; ce qui ouvre à nouveau OpenOffice.

Dernière opération : je retourne par le « Menu Fichier » mais, cette fois-ci, je choisis l’option « Exporter au format PDF… »

Je retrouve l’explorateur de fichier. Je vérifie qu’il s’agit bien de la fenêtre « Exporter » (on n’est jamais à l’abri d’une erreur), que je suis localisé au bon emplacement et que l’on me propose bien de créer un document au format PDF (Portable Document Format).

Je clique sur le bouton « Enregistrer ».

Je ferme OpenOffice.

L’explorateur de fichier présente bien les cinq versions du texte.

La dernière – document au format PDF- est la plus lourde ; mais avec ce format, je suis assuré de pouvoir envoyer mon document à l’autre bout du monde par Internet en toute tranquillité. Il sera affiché par un programme spécial, un lecteur PDF, le plus connu est Acrobat Reader, qui est extrêmement répandus. Il serai vraiment très surprenant que vous n’ayez pas un lecteur PDF installé sur votre ordinateur ; si tel est le cas, vous pouvez le télécharger gratuitement sur Internet.

Le format PDF – portable - garantie la reproduction fidèle de la mise en forme originale du document, quelle que soit l’application utilisée pour le réaliser. Dans son utilisation la plus courante (notamment sur Internet), le document au format PDF, une fois affiché dans le lecteur, ne peut pas être modifié. Voilà pourquoi on parle, dans ce cas, de lecteur et non d’éditeur PDF.

En double-cliquant sur ce fichier, c’est bien Acrobat Reader (société Adobe) qui prend en charge l’affichage du document :

Nous aurons l’occasion de revenir sur ce format PDF.

C’est tout pour aujourd’hui.


 

Autres supports
de l'atelier Outils num.

 

L'atelier «Outils num.»