Lilapuce
 

exercices (mardi 29 juin 2010)

Atteindre, remplacer, signets... (Word)

Ceci est un tuto concernant un ensemble de fonctionnalités de Word. Vous recherchez « l’équivalent OpenOffice Writer » ? Alors c’est par ici.

Vous pouvez consulter ce tuto sans être obligé de suivre toute l’explication, du début jusqu’à la fin.

Pour cela, reportez-vous à notre sommaire du jour :

- Insertion d’une numérotation (rappel).

- Atteindre.

- Rechercher.

- Insérer un signet.

- Rechercher et remplacer par...

- Insérer un lien hypertexte.

- Insérer un commentaire.

- Insérer une note de bas de page.

- Créer un index.

- Obtenir le nombre de signes d’un texte.

Récupération du texte

Nous partirons, comme avec le tuto « Insertion et correction automatique », d’un document disponible sur Internet.

Là aussi, il s’agit d’un texte de loi : « Lopsi ».

Depuis n’importe quelle page, affichée sur votre navigateur (de préférence Firefox), tapez dans la zone de recherche les mots clés suivants ;
« LOPSI légifrance »

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Voici ce que nous rapporta Google, au moment où fut réalisée cette mise en situation (avril 2010) :

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Le moteur nous suggère de formuler notre rechercher avec les mots clés « LOPPSI légifrance » (au lieu de « LOPSI... »).

Ah bon, il ne s’agit donc pas du même texte de loi ?

Eh bien non.

Les deux textes s’inscrivent effectivement dans la même tonalité générale (cherchez l’anagramme), l’un – « LOPSI » – est une loi présentée en 2002, puis « consolidée » en 2004, l’autre – « LOPPSI » (orné d’un second « P », tonitruant) – n’en était encore, en avril 2010, qu’au stade de projet.

Et quel projet ! Le législateur prévoit notamment, ni plus ni moins, de légaliser l’installation de logiciels espions sur les ordinateurs des particuliers (Article 706-102-1)...

L’histoire dira si ce texte calamiteux sera adopté.

En attendant, si vous voulez en savoir plus n’hésitez pas à vous informer à propos de « LOPPSI », également appelé, (à tord), « LOPPSI 2 », en poursuivant vos recherches sur Internet, notamment, à partir de Wikipédia, mais également en récupérant le texte directement à la source : tant qu’il n’est pas voté, le projet est consultable sur le site du ministère de l’intérieur.

Pour notre part, nous partirons donc du premier texte de loi, adopté en 2004 (alias « LOPSI »).

Je clique donc sur le premier résultat de la liste, ce qui nous conduit sur « Légifrance » (qui publie les textes de loi) :

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Descendez l’ascenseur du navigateur...

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… afin d’arriver en bas de page.

Une autre façon d’obtenir l’affichage du « pied de page » consiste à effectuer, sur votre navigateur, le raccourci clavier « CTRL+Fin ». Nous verrons, d’ailleurs que le même raccourci clavier est également valide sur votre traitement de texte.

Cliquez ensuite sur le lien « Télécharger le document en RTF » :

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Enregistrez le document sur votre ordinateur et ouvrez-le.

Insertion d’une numérotation (rappel)

Voilà un texte qui, à plus d’un titre, manque de style ; d’un point de vue technique, c’est normal, puisqu’il s’agit d’un fichier au format « RTF ».

De plus, nous avons affaire à un document de plusieurs pages.

Le problème, c’est que nous voulons parcourir, rechercher et atteindre certaines parties de ce texte. Nous avions vu que la meilleure façon de naviguer sur un document de plusieurs pages consiste à le structurer avec des styles.

Comme nous avons d’autres priorités que d’ajouter des styles à ce fichier, mieux vaut trouver des solutions de contournement en ajoutant manuellement un certain nombre de repères et de « balises » qui nous permettront de mieux nous orienter. Tel sera, d’ailleurs, l’un des objectifs du présent tuto.

Commençons par insérer une numérotation automatique. Voilà qui sera déjà nettement plus commode pour nous repérer dans ce document, notamment si nous voulons l’imprimer.

Il s’agit d’une procédure abordée à plusieurs reprises (voir : support « mise en page » et support « styles »).

Je m’en tiendrai donc, ici, au strict minimum : les vues, sans commentaires. Reportez-vous aux supports sus-mentionnés pour plus de précisions.

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Votre document est désormais « folioté », avec l’indication du nombre de pages.

Atteindre une page

Observez la partie inférieure droite de la fenêtre : intercalé entre les bouton d’ascenseur, se trouve une sorte de petite puce ronde.

Si vous cliquez dessus, vous faites apparaître un volet sur lequel se trouvent une série de boutons, tel par exemple, ce « Atteindre », symbolisé par une flèche (→ ).

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Bien qu’il ne soit pas particulièrement ergonomique, nous reviendrons sur ce volet à plusieurs reprises.

Nous verrons, par exemple qu’il permet de naviguer dans le document, notamment s’il s’agit, comme je l’ai déjà signalé, d’un texte non structuré avec des styles, tel que notre exemple.

Plutôt que d’utiliser ce volet, peu ergonomique, je vous recommande de passer par le menu « Édition/Atteindre... » et de retenir le raccourci clavier permettant activer la fonctionnalité : « CTRL+B » :

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Après quoi apparaît une boîte de dialogue, composée de plusieurs onglets.

L’onglet actif est ici, très logiquement, « Atteindre ».

La colonne de droite présente les différentes options qu’il faut sélectionner (nous y reviendrons un peu plus bas). Pour l’instant, nous nous contenterons de garder la première option sélectionnée : « Page ».

Puis, dans le champ de droite, nous tapons un numéro de page ; par exemple : « 9 ».

Nous validons, enfin, le requête en cliquant sur le bouton « Atteindre » :

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Le programme place alors le point d’insertion au début de la neuvième page.

De manière générale, pour vérifier à quel niveau de votre document se trouve le point d’insertion, il suffit de regarder la barre d’état, placée tout en bas de la fenêtre.

Dans notre situation, on peut notamment lire « Page 9 » ainsi que « 9/38 » (placé à la page 9 d’un document comportant 38 pages) :

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Fermons la boîte de dialogue « Atteindre ».

Atteindre le début et la fin d’un texte

Je rappelle, en complément, qu’il est possible d’atteindre le début du texte à l’aide du raccourci « CTRL+Origine » :

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Ainsi que la fin par « CTRL+Fin » :

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« Origine » (une flèche orientée « nord-ouest », ou mention « Orig ») et « Fin » font parties de ce groupe de touches intercalées entre le clavier principal et le pavé numérique :

Comme je l’avais signalé lors de la récupération du fichier sur Internet, les mêmes raccourcis clavier permettant de naviguer en début et en fin de page sont également disponibles sur la plupart des navigateur Web. Voilà un excellent truc à retenir !

Rechercher

Quelques instants de concentration nous permettront, ensuite, de cliquer du premier coup sur la petite puce (déjà présentée) en bas de la fenêtre.

Cette fois-ci, nous survolerons le bouton en forme de jumelles ; « Rechercher », nous dit-on...

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La même icône caractéristique est aussi disponible via le menu « Edition/Rechercher » ; ce qui nous permet de découvrir le raccourci clavier associé à la fonctionnalité de recherche : « CTRL+F » :

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Conseil : essayez de vous souvenir de ce raccourci clavier « CTRL+F », car, là aussi, vous aurez l’occasion de l’employer sur de nombreuses applications, à commencer par vos navigateurs Web (la recherche d’un mot, à l’intérieur d’une page Web, est généralement sous-utilisée ; c’est pourtant une fonctionnalité extrêmement pratique).

Sur Word, lorsque vous demandez de « Rechercher », la boîte de dialogue à trois onglets, que nous avions vue pour « Atteindre », s’affiche à l’écran.

Cette fois-ci, c’est donc l’onglet « Rechercher » qui est activé.

Dans le champ de saisie, à droite, je tape « Annexes » :

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Puis je clique sur suivant, afin de lancer la recherche de cette expression dans le texte :

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Le principe de fonctionnement de cette boîte de dialogue est sensiblement dans le même que ce que nous avions observé avec l’assistant « Correction d’orthographe » : après avoir cliqué sur suivant, l’expression recherchée est sélectionnée.

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Précision importante : la recherche s’effectue à partir de l’emplacement du point d’insertion ; voilà pourquoi il est généralement préférable (sur un texte long) de débuter la recherche à partir du début du texte (même si comme, nous le verrons, il est possible de passer tout le texte « à la moulinette » depuis n’importe quel emplacement).

Pour chercher l’occurrence suivante du même mot recherché dans le texte, il suffit de cliquer à nouveau sur « Suivant », ce que nous mettrons en application lors d’une autre recherche.

Pour l’instant, nous nous en tiendrons à cette sélection. Je clique donc sur le bouton « Annuler » :

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En complément : il faut savoir que la fonctionnalité de recherche ne se limite pas à la recherche de mots : par exemple, en cliquant sur le bouton « Plus », puis « Spécial », vous pouvez rechercher des tabulations.

Insérer un signet

Voici une manière de « marquer » un texte long, afin de pouvoir naviguer dedans sans employer les styles : après avoir repéré un emplacement sur lequel vous souhaitez revenir, passez par le menu « Insertion/Signet » :

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Dans la boîte de dialogue « Signet » tapez un nom qui correspond au contenu du mot ou du paragraphe sélectionné. Pour nous, ce sera donc, « annexes »

Très important : le nom du signet ne doit comporter ni espace ni accent. Microsoft Word reprend, pour ses « signets », les caractéristiques techniques comparables à ce qui est appelé une « ancre nommée » dans le codage d’une page Web (nous y reviendrons).

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Après avoir saisi l’intitulé du signet, cliquez sur « Ajouter » :

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La boîte de dialogue disparaît de l’écran.

Le premier signet est enregistré ; passons au suivant.

Pour cela je lance la commande « rechercher » à l’aide du raccourci clavier« CTRL+F » ; je tape le mot « PREMIERE » et je clique sur « Suivant » :

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L’expression est rapidement trouvée. J’annule cette recherche...

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… afin d’insérer un deuxième signet :

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Me référant au contenu du texte, je souhaite nommer ce signet en tant que « principes généraux ».

Mais comme nous avons vu qu’un intitulé de signet ne devait comporter ni accent ni espace, il me faudra donc le taper de la façon suivante : « principes_generaux ».

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Le caractère « _ » (« souligné ») se trouve, pour le clavier d’un PC, sur la touche qui permet également de sortir le chiffre « 8 » et l’anti-slash ou « barre inverse » (« \ »).

Cette astuce, pour simuler visuellement l’espace, est souvent employée dans le codage informatique, notamment les pages Web.

Une fois que l’intitulé est saisi, je valide la création du signet par « Ajouter » :

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La boîte de dialogue « Signet » s’efface.

Et je lance une nouvelle recherche par « CTRL+F ».

Nous avons constaté que ce texte est composé d’une « première partie » ; nous y avons même inséré le précédent signet, « principes_generaux ».

Tout laisse à penser qu’il existe au moins une deuxième partie.

Il serait intéressant de marquer également ce début de deuxième partie, comme la première, d’un autre signet.

Le mot recherché sera donc « PARTIE ».

Je valide la requête par « Suivant ».

Le programme sélectionne le mot recherché, mais ce n’est pas à cet emplacement qu’il faut rester, car nous sommes toujours sur le signet correspondant à la première partie.

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Je clique donc à nouveau sur « Suivant », afin de chercher la deuxième partie :

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Ah... mauvaise pioche. Suivant :

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Décidément, ce fichier contient bien quelques « parties » qui s’alignent au fil du texte mais, pour l’instant, rien ne s’accorde à notre recherche.

Suivant !

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Nous y sommes.

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J’annule la recherche.

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Signet :

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Nom du signet :

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Approuvé :

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Nous avons donc placé, en tout, trois signets dans ce texte.

À quoi cela peut-il bien servir ?

Eh bien, en première approche, s’il s’agit de « signets », cela signifie que vous pourrez les utiliser , comme avec un vrai livre. Chaque signet est un marqueur permettant d’atteindre une partie précise du texte.

Nous avions vu que la commande « Atteindre » permet de sélectionner directement n’importe quelle page du texte.

À l’aide de la même boîte de dialogue, vous pouvez aussi naviguer d’un signet à un autre :

Nous verrons plus loin comment utiliser les signets pour naviguer à l’intérieur du texte sans même faire appel à la commande « Atteindre ».

Rechercher et remplacer par...

Pour l’étape suivante, il est préférable de placer le point d’insertion au début du texte. Il nous suffira donc du raccourci clavier...

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Je clique ensuite sur le menu « Édition/Remplacer... ».

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Conseil : remarquez qu’il existe, là aussi, un raccourci clavier, « CTRL+H ». Il faut savoir que ce raccourci est beaucoup « moins standardisé », par exemple, que « rechercher » (« CRTL+F »), déjà évoqué.

« Moins standardisé », cela signifie qu’il ne vous sera moins possible de l’utiliser pour d’autres programmes.

Donc, peut-être qu’au lieu de s’encombre l’esprit avec ce raccourci, aussi peu productif, vous gagneriez à systématiquement passer par le menu (comme je l’ai indiqué ci-dessus).

Et, quitte à mettre à l’épreuve vos précieuses ressources de mémoire humaine personnelle, mieux vaut privilégier (en bureautique) les raccourcis claviers vraiment standardisés et plus essentiels : copier, couper, coller, imprimer,annuler, rétablir, rechercher, enregistrer, fermer la fenêtre, quitter le programme, etc.

En fait, la boîte de dialogue « Remplacer » ajoute une fonctionnalité à « Rechercher ».

Au lieu d’un seul champ, on en trouve deux :

- d’abord, le premier, pour rechercher l’expression recherchée. Pour notre exemple, je saisis « oeuvre » ; remarquez que le « o » et le « e » ne sont pas liés :

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- ensuite, dans le second champ (« Remplacer par : ») je tape le code suivant « ALT+0156 », afin d’obtenir « œ » (« e » dans le « o »)...

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… ainsi que les autres lettres du mot (« uvre »).

Puis je lance la recherche, par « Suivant » :

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La première occurrence du mot recherché (orthographe incorrecte, sans le « œ ») est sélectionnée.

Il suffit, ensuite de cliquer sur « Remplacer » pour faire la correction sur cette première occurrence...

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… et, de façon comparable avec l’assistant de correction orthographique, le programme passe alors immédiatement à l’occurrence suivante du mot recherché.

Si, au lieu de passer en revue chacun des remplacements à effectuer, vous voulez lancer d’un seule fois toutes les corrections, il vous faudra alors cliquer sur « Remplacer tout » :

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En fonction du nombre de remplacements à faire, le programme marque alors un temps de latence plus ou moins long, à l’issue duquel vous obtiendrez un message qui nous indique le nombre d’occurrences trouvées et remplacées :

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Ne nous arrêtons pas en si bon chemin.

Essayons un autre remplacement :

- Je recherche « Etat » (sans accent)

- Qu’il faudra remplacer par « État » (« ALT+0201 » pour obtenir le « É »)

Je lance le remplacement ...

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Et vous me direz s’il y a plus d’œuvres que d’État dans ce texte.


Précision : comme avec la recherche, le remplacement permet d’effectuer automatiquement des opérations qui ne se limitent pas au seul traitement sur des mots.

Par exemple, il est possible, grâce aux boutons « Plus » puis « Spécial », de remplacer des caractères de « Saut de ligne manuel » par des « Marques de paragraphe » sur un texte récupéré sur Internet.

Autre exemple : remplacer des espaces par des tabulations. Cela vous permettra, par exemple, d’importer (après d’autres opérations du même type) une liste d’adresses au format texte dans une feuille de calcul.

Bref, le remplacement automatique est une fonctionnalités très précieuse à connaître, bien qu’un poil plus technique, pour récupérer des données enregistrées dans un format plus ou moins bancal, sans avoir tout à retaper.

Insérer un lien hypertexte

Choisissez votre méthode – le menu, le raccourci, la puce au fond de la fenêtre – mais activez la commande « Atteindre » ; vous savez désormais comment procéder.

Cette fois-ci, nous allons indiquer une ligne, par un clic dans la colonne de gauche :

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Puis, à droite j’indique le n° de la ligne : 19

Et je clique sur « Atteindre » :

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Peut-être, me direz-vous, qu’il est rare que l’on en vienne à compter le nombre de lignes sur un texte imprimé, surtout s’il s’agit d’un texte long. De ce point de vue, certes, la fonctionnalité semble quelque peu artificielle. Mais imaginons, qu’une autre personne, ayant le même fichier sous les yeux, vous demande votre avis sur un passage bien précis du texte. L’un des moyens les plus simples pour vous indiquer où se trouve le passage pourrait consister à vous indiquer le n° de ligne.

Le programme place le point d’insertion sur la ligne demandée ; c’est, en tout cas, ce qu’atteste la barre d’état :

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Le but du jeu, pour l’instant, consiste à créer un lien hypertexte vers une autre partie du document, de la même façon que les liens des pages Web.

Je sélectionne, sur la ligne « 19 », donc, cette portion de texte, afin de créer un lien vers l’annexe :

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Je passe ensuite par le menu « Insertion/Lien hypertexte » (« CTRL+K ») »...

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… puis, dans la boîte de dialogue, je clique, colonne de gauche sur la rubrique « Emplacement dans le document », car c’est bien dans le texte actif et non vers une adresses de site Web, qu’il faut créer le lien :

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Dans la colonne de droite, je retrouve tous les signets que j’avais préalablement créés.

Il suffit ensuite de sélectionner le signet avec lequel sera établi le lien hypertexte : « annexes ».

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Je valide par « OK » :

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Le lien est créé. Il apparaît, de façon conventionnelle, en bleu et souligné, comme sur de nombreuses pages Web.

Si je survole de la souris ce lien, une info-bulle précise qu’il faut accompagner le clic de la touche « CTRL » pour atteindre la cible du lien.

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Quand j’appuie sur la touche « CTRL » du clavier, tout en pointant le lien, le curseur prend la forme caractéristique d’une petite main, comme sur Internet.

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Et d’un clic, le programme place le point d’insertion devant le signet « annexes » :

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En complément : la couleur et le soulignement du lien hypertexte peuvent être modifiés par l’intermédiaire des styles.

Par ailleurs, lorsque vous tapez une adresse de site web ou un e-mail Word intègre d’office un lien hypertexte ; il s’agit d’une option de mise en forme automatique.

Enfin, voici ce qu’il faudra faire si vous devez créer manuellement un lien hypertexte vers un site Web ou une adresse e-mail (donc, sans avoir tapé l’adresse dans le texte) :

- Copiez l’adresse du site ou de l’e-mail(« CTRL+C »).

- Sélectionnez le texte à partir duquel sera établi le lien (comme nous l’avons fait avec « figurant à l’annexe »).

- Passez par le menu « Insertion / Lien Hypertexte ».

- Sur la boîte de dialogue, sélectionnez l’option choisie (soit « Fichier ou page Web », soit « Adresse de messagerie »).

- Collez votre presse-papier (« CTRL+V ») dans le champ « Adresse », dans la colonne de droite. Et validez par « OK ».

Insérer un commentaire

À l’aide du raccourci clavier « CTRL+F, je lance une recherche sur les mots-clés « qui génère » :

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En fait, je veux atteindre ce passage précis du texte...

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… je ferme donc la boîte de dialogue, puis, par un triple-clic je sélectionne le paragraphe...

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… afin d’y insérer un commentaire (donc : menu « Insertion/Commentaire ») :

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Le paragraphe est désormais surligné en rose et un encadré s’ajoute en marge.

Il s’agit exactement de la même fonctionnalité que celle présentée sur le mode révision. :

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Vous pouvez donc insérer un commentaire (anciennement appelé « Annotations », dans les versions postérieures de Word), y compris si vous n’êtes pas en mode révision.

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Le commentaire (avec le nom de l’auteur et la date) s’affiche dans une infobulle au survol de la souris.

Insérer une note de bas de page

Nouvelle recherche pour « Europol » :

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Une fois le texte sélectionné...

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… je quitte l’assistant « Recherche », afin d’insérer, cette fois-ci, une note de bas de page (menu « Insertion/Référence/Note de bas de page... ») :

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Ce sera l’occasion de revenir sur une fonctionnalité que nous avions déjà abordée, sans la présenter dans le détail, sur l’exo « Espace autour des caractères » (tableau).

Sur la boîte de dialogue, je conserve toutes options par défaut et je clique sur « Insérer » :

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Un appel de note a été placé derrière la sélection, en exposant, et le programme se positionne tout seul en bas de page :

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Comme pour la numérotation automatique des pages, vous n’avez pas à vous soucier de la numérotation des notes. Word ajoute au fur et à mesure le numéros des notes, en fonction de la position des insertions dans le texte.

Après avoir récupéré (par copier) le début de l’article de Wikipédia sur ce sujet, je colle par collage spécial (« Edition/Collage spécial/ Texte sans mise en forme ») ; ceci afin d’effacer les liens hypertextes présents dans le texte original.

Je passe à la ligne et je colle également l’adresse URL :

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Au survole de l’appel de note, la note s’affiche dans une info-bulle :

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Recommencez l’opération pour « Acropol ».

À vous de jouer :

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(...)

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… collage spécial du début de l’article de Wikipédia, avec l’adresse :

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Créer un index

Nouvelle recherche pour « police » :

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Une fois la première occurrence du mot trouvée, je ferme l’assistant.

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Puis je passe par le menu « Insertion/Référence/Tables et index »

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Le but du jeu consiste à créer un index de mots, qui sera placé à la fin du texte.

Sur cette boîte de dialogue, je clique donc sur le bouton « Marquer entrées... »

Puis, sur cette seconde fenêtre, je clique sur « Marquer tout » :

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En arrière-plan, sur le texte, vous pouvez constater qu’un code s’est placé juste après le mot sélectionné : { XE ''police'' }.

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Je ferme la boîte de dialogue

De retour sur le texte, on se rend compte que toutes les occurrences du mot « police » sont accompagnées du même code :

Je positionne le point d’insertion à la fin du texte :

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Et je tape le titre « Index », suivi d’un retour chariot (« Entrée ») :

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Comme nous avons au moins une entrée, avec le mot « police », il est temps de tester l’index.

Je retourne donc sur le menu « Insertion/Référence/tables et index... » :

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Tout en restant sur l’onglet « Index » (qui devrait s’afficher par défaut) je modifie les options suivantes :

- Colonne : 1

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- Type : À la suite

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- Format : … va pour « Recherché » (pour rester dans la tonalité générale du texte et du support)

Et je valide le tout par « OK »

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L’index est sorti.

Honnêtement, ce n’est pas bien folichon, question présentation, mais l’essentiel y est :

- L’initiale de l’entrée, dans l’encadré (lettre « P »)

- L’entrée proprement dite (le mot « police »)

- Les numéro de pages, pour chaque occurrence du mot.

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Allez on ne peut pas laisser çà dans cet état.

Je sélectionne l’entrée :

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Afin de modifier la mise en forme par le style :

- Par « CTRL+F1 », j’affiche le volet Office, option « Styles et mise en forme »

- Clic droit sur « Index 1 », pour modifier le style sélectionné.

Puis je modifie la police : Arial :

La taille du texte : 12

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Je valide par « OK ». Hmm... c’est un peu mieux.

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À vous de jouer pour une entrée dans l’index ; ce sera « gendarmerie » :

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Après cela revenez sur votre « Index » et faites un clic droit de la souris afin de mettre à jour les champs (tel que nous l’avions vu avec le sommaire) :

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La deuxième entrée est place :

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N’hésitez pas à renouveler l’opération en créant ainsi d’autres entrées ; pour cela mieux vaut prendre des expressions que vous êtes sûr de retrouver dans le texte (par exemple, « sécurité », « délinquance », « criminalité », « violence », « contrôle », « surveillance », « racolage », etc.)

Obtenir le nombre de signes d’un texte

Voilà, c’est presque fini ; nous avons fait le tour de la question, en ce qui concerne les différentes procédures de traitement de texte prévu pour ce tuto.

Quant au texte lui-même, c’est du passé. L’avenir appartient aux citoyens.

Mais avant de partir, permettez-moi de vous poser une question : à votre avis, ça pèse combien un texte comme ça ? Je veux dire : combien de caractères ?

Voici comment obtenir la réponse :

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Sachant qu’un article de presse est payé au feuillet, qu’un feuillet représente 1500 signes (espaces compris), faites une recherche sur internet pour évaluer le coût moyen de ce texte. Attention, les tarifs en usage dans la presse font l’objet de variations importantes en fonction du secteur d’activité et de la thématique. Basez vos recherches sur « people » ou « presse à sensation ».

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Ajoutez les notes :

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Pourra toujours servir.