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supports (mardi 24 juin 2014)

Publipostage étiquettes (OOo)

Ceci est un tuto concernant le publipostage « étiquettes » sur OpenOffice Writer. Vous recherchez « l’équivalent Word » ? Alors c’est par ici.

Le publipostage est une fonctionnalité conçue pour traiter l’envoi de courriers (postaux) en nombre. Le but du jeu étant d’automatiser l’insertion et donc l’impression des adresses des correspondants.

Exemple caractéristique de publipostage : une convocation à une assemblée générale d’association.

Quelle que soit la méthode utilisée, il faudra toujours imprimer autant de convocations qu’il existe de destinataires, mais, avec le publipostage, vous n’aurez pas à écrire, à chaque envoi, les coordonnées de vos correspondants !

Lettre type ou étiquettes ?

Avant de démarrer, il est nécessaire de choisir l’une des méthodes de publipostage suivante :

- Le publipostage s’effectue directement sur les convocations – une lettre type – ; chacune comportant un « bloc adresse » différent. C’est une solution idéale si vous souhaitez envoyer les documents dans des enveloppes à fenêtre.

- Les adresses sont imprimées sur des planches d’étiquettes pré formatées, disponibles dans le commerce. Il s’agit d’une solution parfaitement adaptée aux courriers qui ne doivent comporter aucune indication personnalisée et qui sont envoyés dans des enveloppes complètement opaques.

C’est cette dernière solution que nous allons traiter ci-dessous. L’autre méthode, avec une lettre type, est présentée sur un autre support.

Pour information, vous pourriez appliquer également, selon le même principe, d’autres méthodes d’envoi en nombre : impression d’enveloppes ou expédition d’un message électronique. Ces méthodes ne seront pas abordées sur ce site.

Schéma général

Le publipostage implique de traiter trois types de documents distincts :

- Le document principal, dans notre cas il s’agit du modèle de la planche d’étiquette à vide (ce que j’appellerai également ici « gabarit d’étiquettes »).

- La source de données, c’est à dire les coordonnées des correspondants.

- Un troisième document issu de la fusion des deux autres. C’est ce document qui doit être imprimé. Je considère qu’il s’agit d’une fichier temporaire (je reviendrais sur ce sujet par la suite).

Passons, à présent, aux explications détaillées, à partir d’une mise en situation concrète.

La source de données

Avant de commencer le publipostage, j’ai préparé un dossier spécial (« AG TIKET »), dans lequel j’ai placé une feuille de calcul OpenOffice Calc (format « .ods ») :


Vous trouverez, comme d’habitude, ce fichier en documents joints au présent support ; je vous conseille de les récupérer dès maintenant afin de le stocker dans un dossier personnalisé de votre système.

Lorsque j’ouvre ce fichier, je constate qu’il s’agit ni plus ni moins d’une classique liste de contacts :

Très important : il est indispensable que ce document débute avec une première ligne de « champs », portant des intitulés du type : « Titre », « Prénom », « Nom », « Adresse », etc. Rien n’empêche de stocker dans ce fichier des informations qui ne seront pas imprimées sur le courrier (par exemple : « Téléphone »).

Les lignes suivantes (à partir de la deuxième) correspondent à ce que l’on appelle des « enregistrements ».

Autres précautions à prendre dans la réalisation de la source de données : éviter les cellules vides et adopter une présentation cohérente d’une enregistrement à un autre (majuscules, abréviations, espaces, etc.)

Si vous souhaitez compléter votre source de données avec de nouveaux enregistrements, il suffit de se placer en dessous de la dernière ligne et de remplir chaque cellule. Vous pouvez ensuite faire appel à toutes les fonctionnalités de votre tableur pour trier ou filtrer votre liste (voir support).

Nous en avons fini avec l’étape de repérage.

Je ferme la source de données.

Base de données et publipostage

Sur OpenOffice, il n’est pas possible d’effectuer le publipostage sans avoir recours à « une base de données ». L’application chargée de traiter cela s’appelle « Base ». Il s’agit d’un module à part entière de la suite bureautique, au même titre que le traitement de texte Writer ou le tableur Calc. Lorsque vous enregistrez une base sur OpenOffice, l’application vous crée un fichier au format « .odb ».

Le traitement des bases de données est un domaine assez vaste qui déborde largement du champ « classique » de la bureautique.

Nous n’avons, a priori, pas envisagé d’aborder cette question en salle 301. Toutefois il nous sera indispensable de fournir un minimum d’explications sur les bases de données pour que nous puissions bien comprendre la suite des opérations.

Considérons qu’une base de données, comme son nom l’indique, permet de rassembler dans un même environnement, une multitude d’informations, qui se présentent sous forme de différentes « tables ». De ce point de vue, nous restons dans un domaine assez proche de notre fichier « source de données » Calc.

Cependant, contrairement à une feuille de calcul, un système de gestion de base de données permet de traiter de façon beaucoup plus fine les informations stockées dans plusieurs tables. On effectue ainsi une multitude de « requêtes », à l’aide de « formulaires » afin d’obtenir des « rapports » concernant une vue partielle et détaillée des données.

Prenons, par exemple une base « Johnny Hallyday », constituée d’une table « discographie », d’une autre « concerts » et d’une troisième « cinéma » (liste non exhaustive : musiciens, compagnes, fiscalité, politique, prothèses, etc.). Un système de gestion de base de données permettrait, notamment, d’obtenir le récapitulatif assez détaillé de l’activité de cet artiste sur n’importe quelle période de sa carrière.

Pourquoi un fichier calc ?

Revenons à notre source de données : si nous sommes obligés de créer une base pour effectuer le publipostage, vous pourriez me demander pourquoi nous n’avons pas créé directement la table « contacts » à l’aide du module « Base » d’OpenOffice.

Ce serait effectivement la solution la plus rationnelle : ainsi nous serions vraiment dans un environnement optimisé pour cette tâche, d’autant que nous verrons que, s’il est possible d’importer une feuille de calcul (Calc ou Excel) dans Base, nous ne pourrons pas modifier cette dernière dans cet environnement. Cela tient au fait que la structuration d’une table dans une base de données doit être effectuée avec beaucoup plus de rigueur que ce qu’il est nécessaire de faire sur un classeur : les données doivent être obligatoirement « typées » et il est indispensable de créer une « clé primaire » (auto-incrémentée).

Bref, même si cela n’est pas très difficile à réaliser, la découverte de ce nouvel environnement « base de données » demanderait des explications complémentaires qui alourdirait notre propos. Nous nous en tiendrons donc à une gestion simple de notre source de données, version feuille de calcul, laquelle sera importée de façon « passive » dans une base de données à seule fin de publipostage.

Pour terminer sur ce sujet, au cas où ce serait nécessaire, sachez qu’il est possible d’importer et de transformer une feuille de calcul en tant que « vraie table » dans une base de données.

Vous trouverez, à ce sujet, quelques indications sur cet autre support.

Créer une nouvelle base

Puisqu’il nous faut créer une base de données pour faire le publipostage, commençons par cela.

Depuis la lettre type, je clique sur le menu « Édition/Changer de base de données... » :

Une boîte de dialogue s’ouvre. La base « Bibliography » est fournie par défaut sur OpenOffice, quant à l’autre base, présentée ci-dessous – SOURCE_DONNEES_LETTRE » – il s’agit de la base nécessaire à la réalisation de l’autre exercice « publipostage ».

Je clique sur le bouton « Parcourir... »

Je navigue jusqu’au dossier...

… dans lequel se trouve la source de données « Calc ». Je double-clique sur ce fichier.

La nouvelle base a été créée.

Ne nous y trompons pas : elle porte le même nom que le classeur sélectionné, mais nous avons créé à l’instant un nouveau fichier « base de données » et ce fichier sera désormais disponible en permanence dans OpenOffice. Nous verrons plus loin à quel endroit se trouve ce fichier.

De retour sur le document, je clique sur ce bouton « Source de données » :

Et là, un volet s’intercale entre les barres d’outils et le document. Je retrouve les bases de données déclarées sur OpenOffice :

Je clique sur le petit signe « + » placé devant le base « SOURCE_DONNEES_ETIQUETTES » :

Cela développe l’arborescence : ; je clique à nouveau sur le signe « + » placé devant « Tables » ...

… et lorsque je clique sur « Feuille1 », le contenu de cette feuille de calcul s’affiche dans la partie droite du volet :

Rappelons-le : il est inutile d’essayer d’intervenir sur le contenu de la « table », ne serait-ce que pour ajouter un nouvel enregistrement ou pour corriger les données.

Création du gabarit d’étiquettes

La source de données est bien disponible sur OpenOffice. Il nous faut, à présent, créer un document principal « étiquettes » à partir de quoi on pourra générer toutes les planches d’étiquettes.

Je parts du principe que les étiquettes ont été achetées avant de procéder au publipostage.

En premier lieu, il est préférable de noter la référence du modèle. Ceci, normalement, devrait être inscrit sur l’emballage. Nous en aurons besoin pour créer notre document.

Je clique sur le menu « Fichier/Nouveau/Étiquettes » :

Ce qui fait apparaître la boîte de dialogue suivante :

Je sélectionne la base de données :

J’indique ensuite la « table » (en fait, il s’agit simplement de la feuille de calcul du classeur) :

La source de données étant identifiée, je peux désormais indiquer quels sont les champs que le programme doit récupérer, sur la table, pour réaliser le publipostage.

Ces derniers s’affichent dans le sélecteur « Champ de base de données ».

Je commence par « Titre » :

Une fois que le champ s’affiche dans le sélecteur, je clique sur ce bouton « Flèche » :

Le code de champ s’inscrit alors dans le volet de gauche de la fenêtre :

Très important : immédiatement après avoir inséré le champ « Titre », je tape un espace au clavier, afin que, sur l’étiquette, s’affiche bien quelque chose comme « Mme Annik... » et non « MmeAnnik... ».

Après quoi, je sélectionne le champ « Prénom » et je clique à nouveau sur le bouton « flèche ». Ce code de champ s’est ajouté à la suite du précédent :

Je continue : un espace, sélection du champ « Nom », clic sur « Flèche ».

Je vérifie que le code de champ « Nom » est bien inséré dans le volet de gauche :

Avant d’insérer le code de champ suivant, j’appuie sur la touche « Entrée » du clavier pour passer à la ligne :

Car je vais insérer, à présent, le champ « Société », qui doit s’afficher sur une autre ligne que « Titre Prénom Nom »

Je vérifie que ce nouveau code de champ « Société » figure bien sur la deuxième ligne :

Puis « Entrée », puis sélection du champ « Adresse » :

Idem pour « Code postal »

Je reste sur la même ligne, je tape un espace et j’insère le champ « Ville » :

C’est à ce moment précis où j’ai besoin de la référence de mes étiquettes.

Je clique sur le sélecteur « Marque »...

Afin de choisir, parmi les références...

… celle qui correspond à mon modèle d’étiquettes :

Au besoin, je peux vérifier les dimensions en cliquant sur l’onglet « Format ». Au cas où vous auriez acheté un modèle d’étiquettes qui ne figure pas dans la liste, il est toujours possible de définir un format sur cet onglet.

L’onglet « Options », s’il s’agit d’une planche d’étiquettes », doit présenter l’option « Page entière » cochée.

Je clique sur « Synchroniser le contenu », ce qui me permettra d’afficher les modifications de mise en forme apportées sur les étiquettes (voir plus loin) :

Je clique enfin sur le bouton « Nouveau document » :

L’assistant s’efface alors de l’écran pour laisser place à un document d’une page, correspondant au gabarit d’étiquettes. Dans chaque étiquette, figurent les champs que je viens de définir.

Remarquez ce large bouton « Synchroniser les étiquettes » qui flotte dans la partie supérieure gauche de la fenêtre (encadré, ci-dessous) : ne le fermez surtout pas, nous en aurons besoin.

Je souhaite personnaliser l’apparence de ces étiquettes.

Je sélectionne le contenu de la première étiquette afin de modifier la police : « Arial Narrow » (une police naturellement étroitisée, ce qui peut s’avérer utile en cas d’adresses à rallonge) :

Je sélectionne ensuite la première ligne afin de la passer en gras :

Vous remarquez que les autres étiquettes sont restées avec la mis en forme d’origine.

Eh bien voilà à quoi sert le bouton « Synchroniser les étiquettes » (qui est disponible parce que j’avais coché l’option correspondante dans l’onglet « Options » de l’assistant).

Quand je clique dessus...

… les options de mis en forme apportée sur la première étiquette se reportent sur les autres :

Fusion

Il est temps de passer à la dernière étape de notre support : la fusion entre la « source de données » (feuille de calcul) et le « document de base », notre gabarit d’étiquettes.

Pour cela, je passe par le menu « Outils/Assistant Mailing... »

Cet assistant se décompose en huit étapes.

Cela signifie qu’il est possible de l’appeler sans avoir fait le travail de préparation que nous avons fait et de passer par chacune des étapes pour définir la base, le type de document principal, les champs, etc.

Puisque tout ceci est déjà paramétré, je clique directement à la dernière étape :

Ce qui déclenche l’ouverture d’une petit fenêtre qui décompte les enregistrements disponibles dans la source de données.

Une fois que la fenêtre a disparu, je peux cliquer sur « Enregistrer le document de base ».

En déplaçant légèrement l’assistant, je constate que le document affiché à l’écran n’est plus le « document de base », précisément.

Il s’agit du document fusionné, celui qui s’imprimera sur les étiquettes.

Voilà qui peut porter à confusion, car ce qu’il s’agit d’enregistrer, à ce moment précis – le « document de base » –, c’est le fichier d’une page, avec les champs, que nous avions sous les yeux avant la fusion (ce que j’ai appelé « gabarit d’étiquettes »).

Je l’enregistre comme n’importe quel document ordinaire, en lui donnant un nom explicite et, de préférence, dans le même dossier que la source de données (en fait, il sera surtout important ne pas déplacer ce fichier après enregistrement, à cause de la liaison avec la base) :

C’est ce document-ci – le gabarit d’étiquettes, le fichier qui ne comporte qu’une seule page, avec les champs – qu’il me faut conserver. Tout est désormais paramétré pour le publipostage (connexion à la base, type d’étiquette, définition des champs).

Dans quelques temps, quand j’aurai d’autres planches d’étiquettes à imprimer (faisant suite à d’éventuelles modifications de la base de données) je n’aurai pas à refaire ce travail de préparation. Il me suffira juste de lancer à nouveau l’assistant mailing et de cliquer à l’étape 8.

Mais pour l’heure, nous n’en sommes pas là. Cest bien beau d’envisager le futur, mais il faudrait au moins lancer l’impression de la première édition de cette planche d’étiquettes.

Après avoir enregistré le document de base, ce qui est présenté à l’écran se décompose en deux éléments : au premier plan, l’assistant mailing...

… ainsi que ; derrière, les planches d’étiquettes (le fichier fusionné).

Un dernier petit coup d’œil sur le document, histoire de vérifier qu’il n’y a pas une aberration (par exemple, l’oubli d’un champ).

Je vérifie, sur l’assistant, que l’option « Imprimer le document fusionné » est cochée.

Je vérifie que les étiquette sont bien en place dans le chargeur de l’imprimante.

Je vérifie les niveaux d’encre.

Je vérifie l’heure.

C’est bon j’ai le temps...

Let’s go !Je clique sur « terminer ».

Et, normalement, la machine crache les planches. L’imprimante s’exécute, plus ou moins en silence, mais, presque toujours, sous quelques paires d’yeux braqués sur le processus comme s’il s’agissait d’un rituel de la plus haute portée universelle.

(...)

Une fois l’impression achevée, je ferme le fichier (CTRL+W).

On me demande s’il faut l’enregistrer.

Bien sûr que non je ne veux pas enregistrer ce long fichier de plusieurs pages : cela ne me servirai à rien, si ce n’est d’occuper de l’espace disque inutilement.

Et même si je dois imprimer une deuxième puis une troisième série d’étiquettes ,absolument identique à celle que je viens de sortir, je préfère recommencer la fusion à partir de mon fichier de base, « Planche_tiket » (celui que j’ai précédemment enregistré).

Voici la logique que je me suis fixé : je n’enregistre jamais de document fusionné ; ainsi je n’aurai jamais à me demander s’il s’agit d’une version valide et actualisée des planches d’étiquettes ; ainsi je m’oblige systématiquement à fusionner et donc à actualiser les données stockées dans la base pour imprimer mes étiquettes.

À vous de voir si cela vous convient, si ce n’est pas le cas n’hésitez pas à remplacer cette logique par une autre, qui serait plus conforme à votre mode de fonctionnement.

Dans le doute, j’observe le nom de fichier qui est indiqué sur la barre de titre de la fenêtre (ci-dessus), puis je réponds par « Ignorer » lorsque le programme me demande s’il faut enregistrer ce document temporaire.

État des lieux

J’ai donc imprimé ma première édition de planche d’étiquettes. Le fichier fusionné a été fermé, sans enregistrement.

Il me semble important, pour votre information personnelle, que vous sachiez précisément, à quels niveaux de l’arborescence de votre système se se trouvent tous les fichiers de votre projet « publipostage d’étiquettes ».

En ce qui concerne, le « document de base » (ou autrement appelé, ci-dessus « gabarit d’étiquettes »), nous l’avons déjà signalé, il se trouve – a priori, si vous avez suivi les recommandations –au même niveau que la source de données (feuille de calcul) :

J’avais évoqué, plus haut, qu’à partir du moment où l’on crée une nouvelle base de données, en sélectionnant, par exemple, une feuille de calcul, un fichier est enregistré sur l’ordinateur.

Ce fichier, dans mon cas est enregistré ici, au niveau de « Mes documents ».
Il s’agit du dossier d’enregistrement définit par défaut sur le programme. Reportez-vous, si nécessaire à l’explication détaillée, disponible sur l’autre support « publipostage » :

Imaginons, à présent, l’hypothèse évoquée plus haut ; à savoir l’édition d’autres séries de planches d’étiquettes, quelques temps plus tard.

Pour cela, après avoir apporté éventuellement les modifications sur la source de données (feuille de calcul), j’ouvre le « fichier de base » (« gabarit d’étiquettes ») :

Le programme me retourne la boîte de dialogue suivante. Je réponds par l’affirmative, surtout si j’ai modifié la source de données.

Je retrouve mon gabarit, fichier d’une seule page...

… avec les champs.

Il ne me reste plus qu’à lancer, à nouveau, l’assistant mailing

 

Source de données étiquettes

 

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