Lilapuce
 

supports (mercredi 31 mars 2010)

Publipostage lettres (Word) [1]

Ceci est un tuto concernant le publipostage à partir d’une lettre type sur Word. Vous recherchez « l’équivalent OpenOffice Writer » ? Alors c’est par ici.

Le publipostage est une fonctionnalité conçue pour traiter l’envoi de courriers en nombre. Le but du jeu étant d’automatiser l’impression des adresses des correspondants.

Exemple caractéristique de publipostage : une convocation à une assemblée générale d’association.

Quelle que soit la méthode utilisée, il faudra toujours imprimer autant de convocations qu’il existe de destinataires, mais, avec le publipostage, vous n’aurez pas à écrire les coordonnées de vos correspondants !

Avant de démarrer, il est nécessaire de choisir l’une des méthodes de publipostage suivante :

- Les adresses sont imprimées sur des planches d’étiquettes pré formatées, disponibles dans le commerce. Il s’agit d’une solution parfaitement adaptée aux courriers qui ne doivent comporter aucune indication personnalisée et qui sont envoyés dans des enveloppes complètement opaques.

- Le publipostage s’effectue directement sur les convocations ; chacune comportant un « bloc adresse » différent ; une solution idéale si vous souhaitez envoyer les documents dans des enveloppes à fenêtre.

C’est cette dernière solution que nous allons traiter ci-dessous. L’autre méthode est présentée sur un autre support.

Schéma général

Le publipostage implique de traiter trois types de documents distincts :

- Le document principal, dans notre cas il s’agit du modèle de lettre ; la convocation à l’AG, avec une zone « bloc adresse » standard.

- La source de données, c’est à dire les coordonnées des correspondants.

- Un troisième document issu de la fusion des deux autres. C’est ce fichier qui doit être imprimé.

Le document principal

Votre document principal doit donc être préparé avant d’envisager d’effectuer le publipostage. Réalisez pour cela un modèle de lettre standard.

Voici le modèle que je vous propose pour ce support. Vous pouvez le télécharger en bas de cette page (il s’agit du fichier Word).

PNG - 14.3 ko

La source de données

Bien qu’il soit possible de créer directement la source de données au moment du publipostage, je vous recommande vivement de préparer votre liste d’adresses avant d’imprimer vos convocations.

Pour réaliser votre source de données, la solution la plus simple consiste à utiliser un tableur (Excel ou OpenOffice calc).

Ci-dessous, un modèle de source de données sur une feuille de calcul. Vous constatez que la première ligne comporte les « champs » génériques. Toutes les lignes inférieures correspondent à chacun des « enregistrements » ; en fait, chacun des correspondants.

Cette structure de document est nécessaire pour qu’il soit reconnu en tant que source de données par votre traitement de texte.

PNG - 121 ko

Ce document (complètement factice), présenté sur ce support peut être téléchargé en bas de la présente page (il s’agit du fichier Excel). N’hésitez pas à l’utiliser pour faire vos tests.

Emplacement des fichiers

Avant de démarrer le publipostage, il est donc essentiel de préparer correctement vos deux documents et de stoker le tout à un emplacement de votre système que vous pouvez localiser facilement. Vous aurez besoin de récupérer la source des données, sans aucune hésitation.

Par ailleurs, il est fortement conseillé que vos deux fichiers se trouvent dans le même dossier.

Pour cet exemple, j’ai choisi d’enregistrer mes deux fichiers dans le dossier « Mes documents » de cet ordinateur-là.

PNG - 27.4 ko

Préparation du document principal

J’ouvre donc le document principal, c’est-à-dire le modèle de lettre.

PNG - 21.6 ko

La solution la plus simple, de mon point de vue, consiste à passer par la barre d’outils « Fusion et publipostage ».

Si cette barre d’outils n’est pas présente à l’écran, voici comment l’afficher :

PNG - 22.4 ko

Je clique ensuite sur le premier bouton de cette barre d’outils :

PNG - 23.1 ko

Attention, la petite boîte de dialogue ci-dessous est très importante : c’est ici qu’il faut indiquer le type de publipostage souhaité.

Je choisis donc l’option « Lettres » :

PNG - 32 ko

Liaison à la source de données

Je clique ensuite sur le deuxième bouton de la barre d’outils. Il s’agit de récupérer la source de données afin de pouvoir insérer les adresses dans le document principal :

PNG - 23.2 ko

Il est donc tout à fait normal d’avoir cet explorateur de fichiers. Par contre, il va falloir indiquer à Word que la source de données est au format Excel :

PNG - 27.1 ko

Je me localise ensuite dans le « dossier cible », celui où se trouve la feuille de calcul, afin de l’ouvrir.

PNG - 27.9 ko

Cette boîte de dialogue, qui vient se superposer à la fenêtre du document principal me confirme que Word a identifié ce fichier comme étant une source de données valide. Je dois juste cliquer sur le bouton OK.

PNG - 6.6 ko

Les deux fichiers sont reliés l’un à l’autre mais, pour l’instant, aucune connexion ne permet d’indiquer comment insérer les adresses dans le document principal.

Nous verrons comment obtenir ce résultat dès l’étape suivante.

 

Modèle lettre publipostage

 
 

Modèle source données lettre

 

 

Autres supports
de l'atelier Traitement de texte

 

L'atelier «Traitement de texte»