Lilapuce
 

supports (mardi 29 novembre 2011)

Gmail : fichiers joints

Retour sur Gmail.

C’est un fait, après une si longue absence, Sherleena éprouve quelques difficultés à s’y retrouver.

Pourtant, avant de partir, notre cobaye fétiche avait mis de l’ordre dans ses affaires : création de libellés et archivage (voir épisode précédent). Pour tous - Leena au premier chef, ses amis, Mme Bleue et moi-même - l’affaire était entendue : notre cobaye avait clairement fait la démonstration que les procédures élémentaires de la messagerie électronique étaient acquises.

Mais voilà, vous le savez bien : la logique du dialogue établi avec l’ordinateur, pourtant évidente sur le moment, s’est dissipée avec le temps. Il suffit, parfois, de quelques jours d’absence pour oublier. Des instants dérisoires qui s’imposent, sans élégance, au moment du blocage devant la machine, pour rappeler que plus jeune, on s’en serait mieux tiré…

Certainement, oui !

Mais ce n’est pas en restant planté devant ce constat que notre cobaye franchira la page d’accueil de Gmail.

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En effet, tel que nous l’avions envisagé lors de l’inscription, Sherleena a oublié son mot de passe.

Mais grâce à la question secrète (car on n’a pas le droit d’oublier les secrets), ce premier obstacle est levé.

Donc : identifiant, Tabulation , mot de passe, Entrée !

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Ah ! Voilà une indication permettant de savoir que l’accès à la boîte aux lettres est imminent…

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Parfait. D’un rapide coup d’œil, Leena observe que sur les quatre messages reçus deux sont réellement dignes d’intérêt. En tous cas, la consultation de ces messages - attendus – est, pour l’heure, la seule raison pour laquelle notre cobaye se rend sur Gmail.

Le nombre de Spams - ou assimilés comme tels (courriers non sollicités) - est assez faible : deux sur quatre. Cela pourrait être pire.

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Après avoir lu tous les messages – remarquez que ces derniers apparaissent désormais en maigre ; le gras signifiant qu’ils n’ont pas été ouverts - Leena décide illico de faire le ménage.

Un clic sur « Sélectionner Tous »…

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… ce qui permet, donc, de cocher, d’un seul coup, tous les messages de la liste, plutôt que de cliquer une à une chaque petite case carrée placée colonne de gauche.

Il suffit, après, de cliquer sur les cases des messages à conserver pour les décocher, donc, les soustraire de la sélection.

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Allez, on supprime les courriers sans intérêt (ci-dessous).

Notez qu’il aurait été également possible de cliquer sur le bouton « Signaler comme spam », ce qui aurait eu comme effet de ranger immédiatement ces messages dans le dossier Spam (colonne de gauche).

Tel n’a pas été le choix de Leena, laissant une dernière chance à ces correspondants, jusqu’ici, peu inspirés.

Signalons, pour clore provisoirement la question, que Gmail est assez performant pour trier les véritables Spams ; ces derniers étant généralement envoyés en masse à partir de fausses adresses e-mail (nous y reviendrons, par la suite).

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Il reste maintenant à ranger les deux messages restant dans la boîte de réception.

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Un nouveau clic sur « Sélectionner Tous »…

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… afin de leur appliquer le libellé « Syndic ».

Mais oui, souvenez-vous (voir étape précédente).

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Après l’application du libellé on passe à l’archivage, pour faire place nette dans la boîte de réception. Plus aucun message. Idéal.

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Un petit tour dans le libellé « Syndic » pour vérifier si tout est en place. On ne croit que ce que l’on voit, dit-on.

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Oui.

Notre cobaye fétiche décide alors d’écrire un message pour remercier son ami.

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Leena retrouve assez rapidement ses repères :

- dans le champ « A : », la saisie des premières lettre du nom du correspondant, ce dernier ayant déjà fait l’objet d’un échange, suffisent à faire apparaître son adresse (en dessous).

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- Un clic sur cette adresse, et l’e-mail est immédiatement incorporée dans le champ.

- L’objet du message est tapé.

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- Puis le message proprement dit (le corps) est rapidement rédigé. L’information essentielle y est ; voilà de quoi contenter largement l’ami Charlie, c’est sûr.

- D’autant qu’avec ce mail, des photos seront envoyées en pièces jointes : il faut pour cela cliquer sur la mention Joindre un fichier. Remarquez l’icône du trombone, qui symbolise les fichiers attachés ; il figure sur tous les systèmes de messagerie.

Icône du trombone : oui, mais attention, n’oubliez pas que, sur Gmail, c’est sur le texte Joindre… qu’il faut cliquer pour qu’il se passe quelque chose…

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… un nouveau champ, précédé de l’explicite icône du trombone, vient s’intercaler, entre l’objet et le corps du message.

Un champ vide pour l’instant.

Il va falloir récupérer les photos pour les incorporer au message. Pour cela, Leena clique sur le bouton Parcourir…

Comme le trombone, ce bouton « Parcourir… » (Browse…, en anglais) est un standard : ne l’oubliez pas !

Vous le retrouvez systématiquement (en particulier, sur Internet) dès lors qu’on vous permet de récupérer un fichier qui se trouve sur votre ordinateur.

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Un clic sur ce bouton « parcourir » déclenche toujours l’ouverture d’une fenêtre. Il s’agit de l’explorateur de fichier du système (en l’occurrence, Windows XP, ci-dessous).

A ce moment-là, pour aller plus loin, l’utilisateur doit impérativement savoir où se trouve le fichier à récupérer et comment naviguer sur le système pour y parvenir.

Autrement dit, ni la messagerie, ni votre ordinateur ne pourront réellement vous aider si vous ne savez pas précisément à quel endroit du système est stocké le document que vous souhaitez joindre au message.

Sachez, toutefois, qu’il existe une fonction de recherche sur l’ordinateur (voir support) qui pourra vous venir en aide si vous n’arrivez pas à mettre la main sur votre fichier. Mais, dans ce cas, vous devrez quitter - ponctuellement - votre messagerie, ce qui n’est guère commode.

Leena, en dépit, voire, même, en raison du peu d’intérêt porté aux choses informatiques, adopte, sur son ordinateur, une logique très pragmatique : plutôt que d’essayer de pénétrer les moindres détails du système, mieux vaut conserver une mémoire visuelle de quelques points de repère essentiels.

Ces repères, sur XP, sont identifiables par les icônes (ci-dessous) de la colonne de gauche. On retrouve notamment :

- bureau (voir support)

- mes documents (voir supports pour XP et ceux concernant Vista)

- poste de travail (voir ce support, où il en est question)

Il se trouve que notre cher cobaye a rangé ses photos dans une clé USB, à l’intérieur d’un dossier « 01_IMAGES » (voir support pour créer un dossier afin d’y mettre un fichier). C’est bien la seule chose qu’il est indispensable de se rappeler, à ce moment-là.

Dans un premier temps, un clic sur l’icône « Poste de travail » permet d’afficher tous les « Lecteurs » du système (voir support).

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Dans la liste, on repère assez facilement la clé USB, souvent indiquée en tant que « UDISK 2.0 ».

Il suffit de double cliquer sur cette icône (ou simple clic puis clic sur le bouton « Ouvrir » en bas de l’explorateur de fichier) pour ouvrir la clé et en dévoiler le contenu.

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Là on renouvelle exactement la même opération : on repère le dossier à ouvrir puis on l’ouvre.

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Sherleena se trouve en présence des images.

Sur les six fichiers, il ne faut en envoyer que trois : difficile de savoir, en l’état, quels sont ceux qu’il faut sélectionner.

Afin d’y voir plus clair, on peut définir l’option d’affichage (en haut de l’explorateur de fichiers) adaptée aux images : Miniatures.

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Voilà qui est mieux !

Leena clique sur la première vignette, afin de la sélectionner

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… puis, clique à nouveau sur le bouton « Ouvir ».

Mais… pourquoi « ouvrir » ?

Eh oui, plusieurs d’entre vous n’ont pas manqué de le faire remarquer. Cette étape de la manipulation peut porter à confusion, car il ne s’agit pas d’ouvrir l’image afin de l’afficher à l’écran, mais bien de la joindre à un e-mail.

Là encore, le pragmatisme doit s’imposer : aucune autre fonction plus satisfaisante n’étant proposée, notre cher cobaye choisit celle-ci.

Bravo Leena !

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Et immédiatement après ce clic sur « Ouvrir », l’explorateur de fichier disparaît de l’écran.

Nous retrouvons le message en préparation.

Remarquez une importante modification : l’adresse locale du fichier – l’emplacement de l’image sur l’ordinateur de Leena – est désormais indiquée à l’intérieur du champ de fichier joint.

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Quelques secondes plus tard (la durée est fonction de la taille du fichier) ce champ disparaît.

Le document joint est toujours indiqué dans l’entête du message mais, désormais, on ne trouve plus aucune mention de l’adresse locale. Cela signifie, que le fichier a été transféré depuis l’ordinateur de Leena jusqu’au serveur de Gmail.

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Sachez, toutefois, qu’il n’est pas indispensable d’attendre le transfert définitif du fichier joint (depuis son ordinateur vers le serveur de Gmail) pour envoyer le message.

Leena, pour sa part, n’a pas encore l’intention d’expédier son mail. Si vous avez bien suivi, vous savez qu’il reste encore deux autres images à transférer depuis son ordinateur jusqu’au serveur de Gmail.

C’est l’un des inconvénients de la plupart des systèmes de Webmail (tel que Gmail) par rapport aux logiciels de messagerie électronique (du type Thunderbird, que nous aborderons prochainement) : pour envoyer plusieurs pièces jointes, il est nécessaire de procéder au téléchargement des fichiers l’un après l’autre.

Il lui faut donc cliquer sur le lien « Joindre un autre fichier »…

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… ce qui ouvre un nouveau champ, accompagné du bouton « Parcourir… »

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… lequel lui permet de récupérer la deuxième image, exactement dans les mêmes conditions que la première.

Puis Leena, patiemment, recommence à nouveau la procédure, depuis « joindre un autre fichier… » pour ajouter la troisième image.

Bref, une fois les trois fichiers attachés au message, nous nous retrouvons avec ceci :

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Tout est prêt, il n’y a plus qu’à Envoyer.

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C’est parti et il suffit de regarder dans la rubrique « Messages envoyés » pour en être totalement convaincu :

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L’ouverture d’un message envoyé permet d’obtenir une représentation identique à celle qu’en aura le correspondant ; surtout s’il utilise le même système de messagerie.

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Avez-vous remarqué à quel point Leena anticipe le fait qu’un jour sa messagerie sera peut être remplie de mails et qu’il sera plus facile de s’y retrouver si l’on applique systématiquement des libellés ?

Accompagnons notre cobaye, une dernière fois, dans cette méticuleuse action de rangement :

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Nous avons vu l’essentiel de ce qu’il faut savoir sur la messagerie Gmail.

Il reste quelques points, toutefois, qui n’ont pas été abordés sur ces supports mais que nous avons traités en atelier :

- les brouillons, une fonction standardisée sur la plupart des messageries, qui vous permet de rédiger un message en plusieurs étapes avant de l’expédier. A noter que Gmail enregistre automatiquement les courriers en brouillons : très utile.

- la fonction recherche : n’oublions pas que Gmail signifie Google Mail. Le moteur intégré peut considérablement vous aider si vous stockez de grosses quantités de mails ; ce qui signifie a priori, que vous voulez retrouver d’anciens messages. Si vous avez suffisamment de mémoire pour vous rappeler de la teneur des messages reçus au point d’utiliser la recherche par mot clé, vous pouvez même envisager de vous passer des libellés en archivant « en vrac » tous vos messages.

Et puis il y a le Chat, la messagerie instantanée. Mais cela fera l’objet d’un support spécifique, car cette question ne concerne pas la messagerie électronique. Non, non.